Na radnom mjestu napravili smo eksponencijalni skok po pitanju tehnologije i podrške. Problem je što općenito veća produktivnost u nekom poduzeću ne podrazumijeva i veću produktivnost pojedinih radnika.

Danas jedna osoba možda obavlja poslove za koje je prije bilo potrebno troje ljudi, ali ne plaćaju joj trostruko više, a možda se nikad nije osjećala manje produktivnom. Naizgled je riječ o paradoksu, ali naši novi produktivni alati podrivaju sposobnost obavljanja posla. Naime, upravo zbog vrtoglavog mnoštva mogućnosti koje nam ti alati pružaju, postajemo paralizirani.Potreban je sustav koji daje dovoljno prostora za razmišljanje, promišljanje, procjenu, integriranje i povezivanje.Kao savjetnik često čujem sljedeće komentare:
o “Zatrpan sam poslom, a uz sve promjene koje se ovdje zbivaju, situacija se neprestano pogoršava. Dan jednostavno nema dovoljno sati za sav posao koji bih trebao obaviti.”
o “Imam nova zaduženja koja zahtijevaju kreativno i strateško razmišljanje, ali ih ne stižem izvršiti.”
o “Imam previše poruka elektronske pošte, a s obzirom na svakodnevne hitne situacije, nepročitane poruke samo se gomilaju.”Ako zaposlenici osjećaju pritisak zbog napretka tvrtke u kojoj rade, imamo pravi recept za širenje frustracija. A problemi i logistika privatnih života zaposlenika cijeloj priči dodaju još jedan sloj komplikacija. Dakle, uzevši u obzir sve prepreke, kako doći do osjećaja da radimo točno ono što bismo trebali raditi, a sve uz osjećaj smirenosti, usredotočenosti i kontrole?Kao što mi je jednom rekao dr. Nicolas von Rosty, voditelj razvoja vodećeg osoblja u Siemensu: “Moraš imati sposobnost biti prisutan u sadašnjem trenutku, da ti ništa ne odvlači pažnju, vjerovati svojoj intuiciji i brzo donositi odluke bez propitivanja tuđih mišljenja. I ne smiješ neprestano čekati savršenstvo”. Kako pronaći prostor i vrijeme koji su nam za tako nešto potrebni? Integriranjem svog kaosa na radnom mjestu i usredotočenošću na ono najvažnije, ono što se tiče vaših ciljeva, smjera, vrijednosti i željenog ishoda. Morate neprekidno prilagođavati dostupna sredstva kako bi dobili najbolje rezultate, a sve manje bitno ostaviti za neko drugo vrijeme. Ova osobina nije nešto s čime se rađamo. Takvu koncentraciju moramo naučiti.

Sljedeći niz prijedloga pomoći će vam u optimizaciji usredotočenosti i sredstava:
o Zapisujte sve što vam privuče pažnju, kako u poslovnom, tako i u privatnom životu. Možda je to proračun vašeg odjela, sastanak s novim šefom, odmor kojega predugo odgađate, potreba za novim automobilskim gumama ili teglicom majoneze za kućni hladnjak. Prosječnoj zaposlenoj osobi treba između jednoga i šest sati da “isprazni umni tavan”. Naizgled je ova zadaća vrlo zahtjevna, ali nedvojbeno će vas dovesti do stanja bolje koncentracije i veće kontrole.
o Pojasnite koliko vam svaki od unosa na spisku znači. Odlučite kakve rezultate želite i koje ćete aktivnosti poduzeti, ako ćete ih uopće poduzeti. Ako stanete nakon što ste napravili spisak bez da stavite unose u kontekst, zaglavit ćete na području kompulzivnog sastavljanja nebrojenih popisa, što u konačnici neće otkloniti pritisak. Koji je sljedeći potez po pitanju proračuna? Sljedeći korak u organizaciji godišnjeg odmora? Primjena ovog jednostavnog ali rigoroznog modela daje vam kontrolu nad situacijom. U suprotnom slučaju, popisi će uzeti vašu psihu za taoca. Imajte na umu da se napredak postiže, a stres otklanja čarobnim pravilom dvije minute, bilo koju aktivnost koja se može obaviti u dvije minute trebalo bi obaviti smjesta.
o Organizirajte podsjetnike na sastavnice konačnog popisa: poruke koje morate poslati, telefonske pozive koje biste trebali obaviti, sastanke koje morate dogovoriti, dio posla koji trebate napraviti kod kuće. Sadržaj svih projekata spremite negdje nadohvat ruke.
o Redovito pregledavajte i promišljate cijeli popis obveza i interesa te ga osvježavajte i osuvremenjujte. S obzirom da vam se potrebe mijenjaju, što bi trebalo postati prioritet, a što se može odgoditi? Te odluke donosite u skladu sa svojim temeljnim načelima, ciljevima i odgovornostima. Ostavite dva sata tjedno za operativnu procjenu i dajte si dovoljno prostora za pročišćavanje, nadoknadu i razmišljanje o krajobrazu poslovnih i privatnih ciljeva, obveza te aktivnosti.
o Na kraju, pažnju i sredstva koristite racionalno.Nikad nisam susreo osobu koja je posvećeno i predano primijenila ove savjete i prenijela ih u praksu, a da nije doživjela znatno poboljšanje koncentracije, kontrole i rezultata. Tehnologija, organizacijski ciljevi, ćudljivost i turbulencije vanjske stvarnosti, sve to postaju stvari koje treba organizirati, a ne izvor produktivnosti kojemu smo se nadali.Jedan od mogućih putova prema tom osjećaju kontrole jest povratak na egzistenciju po načelu “prvo jednostavno”. Pronađite posao koji ne zahtijeva puno razmišljanja, već jednostavno reagira na trenutne okolnosti.

David Allen je predsjednik i osnivač tvrtke za savjetovanje i obuku David Allen Company. Također je autor knjige “Organiziranje posla“