Visoka stručna sprema, izvrsno poznavanje engleskog jezika u govoru i pismu, poželjno znanje dodatnoga stranog jezika, vozačka dozvola i napredno poznavanje rada na računalu, sve su to kvalifikacije koje osoba mora ispunjavati ako se želi prijaviti na nedavno objavljen oglas za posao tajnice u jednoj zagrebačkoj tvrtki. Stoga ne čudi da se danas često kaže kako iza uspješne tvrtke stoji uspješna tajnica. Predodžba o majčinskim figurama koje šefovima serviraju kavu i biraju kravate odavno je zastarjela. Koje osobine prema mišljenju poslovnih ljudi danas mora imati tajnica pokušala je online istraživanjem na uzorku od 313 ispitanika utvrditi tvrtka Tajni kupac u suradnji sa stručnim časopisom Tajnica.hr i konzultantskom tvrtkom Proago.

Pomirljivi komunikatori
Rezultati su pokazali da tajnice prije svega moraju biti komunikativne, obrazovane, pouzdane, pristojne i efikasne. Također moraju dobro poznavati opću kulturu, izvrsno se služiti računalom i imati visoku razinu emocionalne inteligencije. Osim toga prema mišljenju većine morale bi imati i sposobnost “pomirljive komunikacije u kriznim i napetim situacijama” te vještinu neizazivanja konflikta i sposobnost njegove transformacije. Neki smatraju da tajnice moraju poznavati knjigovodstvo i računovodstvo, a zanimljivo je i da bi, prema mišljenju dijela ispitanika, sva navedena znanja i vještine trebali biti upakirani u ugodnu vanjštinu. Idealna tajnica uza sve to zna skuhati dobru kavu, a šefu se nikada ne ulizuje. Većina ispitanika složila se da je tajnica “ogledalo nadređenog”, a čak 80 posto smatra da tvrtka bez nje ne bi mogla funkcionirati. Rezultati ovog istraživanja nedvojbeno pokazuju da su suvremene tajnice zapravo voditeljice ureda, čiji je posao vrlo zahtjevan. S tim se slaže i Sandra Mihelčić, direktorica Business Media grupe, pod čijim okriljem izlazi stručni časopis Tajnica.hr. “Žalosna je tvrtka u kojoj je tajnica danas samo fikus”, kazala je Mihelčić te dodala da upravo kroz časopis Tajnica.hr žele dokazati da je riječ o složenom zanimanju. “Osim formalnog obrazovanja, tajnica mora imati i niz drugih vještina te moći obavljati više zadataka istovremeno. Mora biti spremna raditi pod stresom jer često predstavlja tvrtku i čini prvi kontakt tvrtke s vanjskim svijetom. Osobnošću, stavom i nastupom odaje koliko je tvrtka profesionalna i koliko vrijedi”, pojasnila je. I njezina je tajnica voditeljica ureda koja neke poslovne odluke donosi samostalno. U nastojanju da odaju priznanje najuspješnijima, časopis Tajnica.hr i tvrtka Tajni kupac organiziraju izbor za najbolju hrvatsku tajnicu. Ove se godine održava drugi put, prijavljeno je 30 kandidatkinja, a nakon opsežnog testiranja odabrana pobjednica će nagradu primiti 19. veljače u zagrebačkom hotelu Sheraton u sklopu Nacionalne konferencije tajnica.

Usvajati nova znanja
Prošle je godine na izboru pobijedila Sanja Bašić iz tvrtke Xella porobeton, a na nagradu je izuzetno ponosna. U tvrtki je zaposlena je 13 godina, a njezini radni zadaci, među ostalim, obuhvaćaju poslove vođenja ureda, kadrovske poslove, davanje informacija klijentima, ugošćavanje stranaka i poslovnih partnera u sjedištu tvrtke te predstavljanje tvrtke u kontaktu s poslovnim partnerima i klijentima. Bašić je po zanimanju komercijalist, no uz rad je pohađala brojne seminare iz prodaje, prezentacijskih, pregovaračkih i komunikacijskih vještina, tečajeve engleskog i njemačkoj jezika i daktilografije, kao i brojne seminare za poslovne tajnice. Osim toga završila je i jednogodišnje usavršavanje pri poslovnom učilištu Experta za menadžera ljudskih potencijala. “Nagradu shvaćam kao priznanje za dosadašnji uloženi rad i trud, koji je na poseban način prepoznat i od struke. Čvrstog sam uvjerenja da sve kreće od osobnog angažmana, a rezultati će sigurno biti primijećeni i vrednovani. Dobro je imati pozitivno mišljenje o sebi, ali ako tako i naši najbliži suradnici misle o nama, onda je prijava na izbor za ‘Najtajnicu’, prilika da se to i istakne”, istaknula je Bašić.

Vrsna poslovna tajnica, smatra, mora biti osoba koja voli i razumije ljude, predviđa potrebe ureda, nadređenih i kolega. “Samoinicijativna je i kreativna, snalažljiva, spremna rješavati razne iznenadne probleme. Uvijek je spremna pružiti ruku pomoći i podrške te je kao takva važna karika u povezanosti i radu cijelog tima”, naglasila je najbolja hrvatska tajnica. Za uspješno upravljanje karijerom, kako je pojasnila, važno je dobro spoznati vlastite potencijale i mogućnosti te utvrditi koja su znanja potrebna da bi dostigli ciljeve. “Ako se držimo tih smjernica, tada možemo nizati samo uspjehe u karijeri”, kazala je Bašić. Bašić smatra da vođenje uredskog poslovanja danas karakteriziraju tehnološki sofisticirani zahtjevi kao i modificirane potrebe sve mobilnijih suradnika pa “bivša” poslovna tajnica mora raspolagati novim znanjima, sposobnostima i vještinama. “Tu ponajprije mislim na izvrsno poznavanje rada na računalu i suvremenih fiksnih i mobilnih komunikacija”, kazala je Bašić. Stoga za profesionalno usavršavanje neizostavnim smatra praćenje noviteta te sudjelovanje na seminarima i konferencijama.

Izbor

Kako prepoznati najbolju
Časopis Tajnica.hr i tvrtka Tajni kupac drugu godinu zaredom odabrat će najbolju hrvatsku tajnicu među 30 prijavljenih kandidatkinja. O pobjednici se odlučuje na temelju tajnog testiranja brzine odgovaranja na e-mail, gramatička ispravnost pisma, poznavanje stranog jezika, a organizira se i posjet tvrtki kako bi se ocijenilo koliko je tajnica kompetentna.