Koliko ste danas proveli vremena u automobilu kako bi stigli na sastanak s osobom koja nema ovlasti da donosi odluke? Koliko ste stvari zaboravili donijeti iz prodavaonice samo zbog toga što niste napravili popis potrebnih stvari, a koliko ste potrebnih zaboravili kupiti?

Običan telefonski razgovor u prvom slučaju uštedio bi vam vrijeme i novac jednako kao i u drugom slučaju u kojem je nedovoljno planiranje prouzročilo i dodatne troškove. Na ovom mikroprimjeru najviše dolazi do izražaja stara fraza “vrijeme je novac”. Vrijeme je važno koliko i novac, a često je i važnije. Usprkos tome, mnoge kompanije još nisu navikle alocirati vrijeme s jednakom pažnjom kao što alociraju druge, tradicionalnije resurse. Mnogi projekt menadžeri koji to znaju svjesni su da se vremenom mora upravljati, o njemu se mora razmišljati i ono se mora potrošiti na odgovarajući način da bi donijelo maksimalna povratna ulaganja. No to je često lakše reći nego učiniti jer kompanije rijetko imaju uspostavljenu infrastrukturu i procese koji će najbolje iskoristiti raspoloživo vrijeme. One često izjednačuju ključne poslovne procese raspodjele vremena i resursa s jednostavnim vremenskim tablicama. To je jednako opasno kao i poistovjećivanje računa iz trgovine s bilancom kompanije. Da bi se neki resurs rasporedio i njime uspješno upravljalo, najprije se mora jasno znati njegova priroda i zatim pratiti kako se on iskorištava. Kontrola vremena trebala bi biti temeljni dio svakog poslovanja. Gotovo svako poduzeće na neki način prati utošak vremena, možda samo kroz platne liste. U najjednostavnijim primjerima neke kompanije upotrebljavaju sasvim jednostavan sustav baziran na proračunskim tablicama. Čak i neke kompanije koje imaju potpuno automatizirane sustave praćenja radnog vremena ne iskorištavaju ih da bi smanjile troškove i povećale dobit.

Neke tvrtke možda razumiju potencijalne dobitke povezane s upravljanjem vremenom, ali im nedostaje znanja ili alata. Druge zbog krivih informacija ne vjeruju u praćenje vremena. Treće, pak, tvrtke pogrešno vjeruju da su sustavi za praćenje vremena vrlo jednostavni, te kupuju neadekvatne sustave koje na kraju ne donose nikakvu korist. Sustavi za upravljanje vremenom koje su razvili eksperti i fino podesili za pojedinu kompaniju prozor su koji pruža uvid u troškove povezane s vremenom. To posebno vrijedi za sustave koji mogu prikazati precizne troškove na svakom nivou poslovanja: na nivou tima, zadatka, projekta, poslovne jedinice i cijele kompanije. Mogućnosti da se vremenski resursi pravilno raspodjele i preraspodjele između raznih projekata put su prema smanjivanju rizika, nadmašivanju konkurencije, te podizanju dobiti. Nove metode procjenjivanja troškova, kao što su procjene bazirane na aktivnostima, nastale su kao pomoć kompanijama da redefiniraju i repozicioniraju svoje strategije. No, te metode dobre su samo onoliko koliko su dobri podaci koji u njih ulaze, a podaci o vremenu kritična su veličina. Da bismo shvatili da je praćenje vremena osnovni poslovni proces, moramo znati da su podaci o vremenu kritični za četiri poslovne funkcije: izračun plaća, formiranje cijene proizvoda, projekt menadžment i razvoj poslovne strategije. Na nesreću, proizvođači sustava za svaku od te četiri funkcije rade zasebne sustave. Primjerice, jedna kompanija izrađuje sustav koji odlično služi za obračun plaća, ali se ne može upotrijebiti za upravljanje projektima. Idealno bi rješenje moralo obuhvaćati sve četiri osnovne poslovne funkcije, a time bi se omogućilo razumijevanje korištenja vremena na strateškom nivou. To bi posljedično pomoglo kompanijama da bolje shvate koji od njihovih procesa generiraju dobit. Prvi važan korak je informacija je li projekt napravljen na vrijeme i u okviru proračuna. Dva su ključna pitanja: “Koliko je alociranog vremena na mom projektu potrošeno?” i “Koliko smo blizu završetka projekta?” Na primjer, ako ste potrošili 30 posto dodijeljenog vremena, a samo je 10 posto projekta završeno, vrijeme je za uzbunu. Međutim, tu uzbunu bolje je oglasiti nakon što ste potrošili 30 posto vašeg vremena (novca), nego, primjerice, 120 posto. Ako je sustav praćenja vremena dobar, prije će se uočiti problemi, prije će se moći reorganizirati projekt i veće će biti šanse da projekt donese dobit.

Nužno ‘kradljivcima vremena’ reći ne

“Ako ne možemo upravljati vremenom, ne možemo upravljati ni nečim drugim”, poznata je izjava Petera F. Druckera. Druga je strana te izreke da “čovjek koji može upravljati svojim vremenom može upravljati gotovo svime” (Bernard Baruch). Upravljanje vremenom (time management) usmjereno je na ekonomiziranje i racionalnu uporabu vremena kao dragocjenog i oskudnog resursa te razvoj metoda i tehnika za unapređivanje metoda rada i efikasnost i korištenja vremena. Tome se i u Hrvatskoj posvećuje sve veća pozornost. Primjerice, nedavno je u HGK – Županijskoj komori Zadar održan seminar “Upravljanje vremenom” kojeg je vodio Davor Škreblin iz tvrtke Novalius. Sudionici su imali priliku (na)učiti kako povećati učinkovitost i konkurentnost, a naglasak je bio na tzv. kradljivcima vremena. U poslovnom svijetu to su najčešće neučinkoviti sastanci, nenajavljeni posjetitelji, loša komunikacija i razmjena informacija, stalni telefonski pozivi, pretrpanost papirima, nepostavljanje prioriteta i nepotojanost jasno definiranih ciljeva. Za uštedu vremena nužno je “kradljivcima vremena” znati reći – ne.
(PD)