Kod ugovaranja korištenja certifikata e-Fine, treba se omogućiti davanje ovlaštenja drugim osobama za upis u Registar stvarnih vlasnika te za e-Poreznu ili javnu objavu.

To je, prema mišljenju ovlaštene revizorice Helene Budiše, pravi i jedini način kako se unapređuje e-komunikacija. Za nove poduzetnike dodatno je to koristan savjet, a da je tako potvrđuju i u Fini, gdje navode da ne postoji tehničko ograničenje vezano za ovlaštenja. Tko može biti ovlašten za poduzimanje radnji u određenom postupku, kažu, ovisi o pravilima tog postupka i servisa, pa tako je zakonskim zastupnicima pravnih subjekata – direktorima, koji su obveznici upisa podataka u RSV, posjeduju li Finin osobni ili poslovni digitalni certifikat, omogućen izravan pristup Registru, bez prethodne dodjele ovlaštenja.

No, kroz recentne upise stvarnih vlasnika postojećih pravnih osoba u RSV, isplivao je podatak da ih je tek nešto više od 11% podatke upisalo putem Finine web aplikacije, uz korištenje digitalnog certifikata. Kod toga se kao najzanimljiviji čini razlog tako skromne razine ovog aspekta digitalizacije: naime, u sferi je raspolaganja poduzetnika, nije sistemskog karaktera i nije do institucija. Za desetke tisuća poduzetnika nastao je problem digitalnog upisa u RSV upravo zato što ga mogu realizirati samo ako e-certifikat glasi na ima direktora društva upisanog u Trgovačkom sudu, a oni ga nisu imali.

Najčešće ga koriste računovođe, knjigovođe ili administratori, radi slanja obveznih izvještaja Poreznoj upravi ili Fini, pa su i certifikati većinom glasili na nekog drugog, a ne na direktora društva, pojašnjava Budiša "Ta druga osoba koja je ovlaštena na e-Fina certifikat trebala je fizički otići u poslovnicu Fine i donijeti Obrazac potpisan od direktora da je isti ovlašćuje za upis u RSV, a Fina bi za dan ili dva elektronski odobrila mogućnost upisa preko certifikata druge osobe", kaže Budiša dodajući da ako vlasnik nema e-Finu na svoje ime, tj. ne posjeduje vjerodajnicu, a želi ta ovlaštenja prenijeti na npr. knjigovođu treba koristiti podršku referenta e-Ovlaštenja u Registracijskim uredima Fine.

Treba doći na šalter Fine ili knjigovođa treba donijeti osobno papir na kojem se daje ovlaštenja. Kako se Finin poslovni certifikat može koristiti za pristup njezinim e-servisima (Registar godišnjih Financijskih izvještaja, e-Regos, Web-bon, e-Račun, e-Plaćanje, Registar koncesija, info.BIZ, Web e-Potpis, e-Blokade, e-Dražba i dr.) te servisima državne uprave i javnih službi (e-Mirovinsko, e-Porezna, e-Zdravstveno, e-Carina) kao i drugih institucija kao što je Hanfa, Budiša navodi da se na pristupnici za korištenje Fininih e-servisa treba dodati opcija davanja ovlaštenja za unos u Registar stvarnih vlasnika – upis, unos promjena i ostalo.