Uz njega su na okruglom stolu “eArhiva zaprimljenih i poslanih eRačuna” Poslovnog dnevnika raspravljali Božidar Bajsič, direktor i vlasnik Editela, Antonio Kolak, direktor Centra digitalnih usluga u Financijskoj agenciji, porezna savjetnica Maja Živanović Ivankić, direktor tvrtke Digital Realty Goran Đoreski te informatički stručnjak Marko Rakar. Panel je moderirao Oleg Maštruko, urednik i kolumnist magazina BUG.

“Servis Moj račun godišnje razmjeni više od 20 milijuna računa, zauzeće prostora arhive postalo je enormno, nama je to ogroman financijski trošak zbog čega nam slijedi brisanje arhive za one koji neće biti zainteresirani da preuzmu originalnu. Zasad je još mogu preuzeti, ali u budućnosti je više neće moći zatražiti. Ne zaboravimo, pravni subjekti su odgovorni za svoju arhivu”, dodao je Kovačec.

Sukladno poreznim propisima, isprintani e-račun više nije original. Idemo prema sveobuhvatnoj digitalizaciji koja nas vodi prema tome da ćemo svi međusobno razmjenjivati e-račune. To znači da ćemo ih morati pohranjivati, pri čemu posebno male i mikropoduzetnike treba osvijestiti o važnosti e-arhive. U slučaju nadzora trebamo priložiti vjerodostojnu dokumentaciju, u ovom slučaju e-račun za koji prema Zakonu o računovodstvu postoje definirani periodi čuvanja, 12 godina odnosno u nekim slučajevima trajno. Štoviše, ne samo da je potrebna e-arhiva, e-računa nego i svih popratnih dokumenata”, rekla je Živanović Ivankić.

U Sloveniji je razmjena e-računa ozakonjena još 2006. godine, a regulativa je zatim nadograđena 2014. godine u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka. “Prvi zakon kod nas definirao je sve uvjete koji su potrebni da se dokumenti digitaliziraju i pohrane. Novi zakon usklađen s GDPR-om definira klasifikaciju čime se određuje kako je i na koliko dugo treba pohraniti, zatim kako će se digitalizirati papir, kako dokumentima rukovati i tko im može pristupiti, kako se potvrđuju unutar kompanije. Time su firme dobile jasne upute pa se sada 90 posto e-računa u slovenskim firmama arhivira sukladno toj legislativi”, istaknuo je Bajsič.

E-račun samo je jedan od elemenata koji bi se trebao naći u sustavu arhiva kako biste mogli popratiti potpuni elektronički tok razmjene dokumenata, složio se Kolak dodavši: “Pored printanja, vlada nesigurnost i oko pohrane. Firme ne koriste specijalizirane arhivske sustave koji dokumente pohranjuju u standardiziranom obliku otporne na različite oblike rizika, štite integritet poslovanja i koriste posebne razine elektroničkih potpisa”.

Okrugli stol Poslovnog dnevnika

Isplativost prelaska na e-račune. Ukupna ušteda po računu iznosi približno 10 eura

Đoreski je upozorio kako treba razmišljati o standardu pohrane, a ne težiti rješenjima na ‘prvu ruku’.

“Da biste zadovoljili infrastrukturne standarde, a niste poduzeće s godišnjim prihodom od milijardu eura, informatičku opremu možete pohraniti u profesionalni data centar i brinuti o njoj samostalno ili uzeti uslugu ‘u oblaku. Zakup arhive ‘as a service’ smisleno je rješenje za mala poduzeća. No, vlastiti podatkovni centri u svjetlu strogih europskih regulativa nisu dobri i posve isplativi.
Ekološki gledano, najgori vlastiti data centri nekog poduzeća su serverske sobe koje su trošile četiri puta više energije na hlađenje nego na IT opremu”, rekao je Đoreski.

Države članice EU-a e-račun uvode kako bi smanjile broj poreznih prevara, pa je čuvanje isprintanih računa u registratoru svojevrsna podloga za provođenje malverzacija, dodao je Rakar.

“Offline poslovanje je podloga za slobodne interpretacije što se smije, a što ne. U novoj zoni fiskalizacije najavljenoj za 2025. financijski tokovi bit će puno transparentiji što će smanjiti potrebu za izravnim poreznim nadzorom ‘na terenu’. To će pridonijeti sprječavanju kružnih prijevara u PDV-u, no poduzetnicima će možda biti nelagodno što će Porezna uprava imati kontinuiran uvid u svaku transakciju. Interes svih koji pošteno posluju je da Porezna uprava bude jaka i eliminira one koji rade nered na tržištu”, zaključio je.