Kada se govori o digitalizaciji poslovnih procesa, implementacija eRačuna samo je jedan od elemenata koje treba uklopiti u širu sliku digitalne transformacije poduzeća i stvaranja digitalnog ureda. S time se slaže Igor Javor, direktor Službe podrške sustavima za upravljanje dokumentima u tvrtki mStart.
“Tvrtka mStart je svoja iskustva u automatizaciji poslovnih procesa između poslovnih partnera počela stvarati prije dvadesetak godina, pružajući podršku Konzumu u slanju elektroničkih narudžbenica prema Podravki i P&G-ju”, kaže Javor i nadodaje kako su nekoliko godina kasnije, dolaskom inozemnih maloprodajnih lanaca, implementirali razmjenu elektroničkih dokumenata na strani domaćih proizvođača.
Različiti putevi do ostvarenja ciljeva
Negdje u to vrijeme su partnerima implementirali i sustave za digitalizaciju papirnate dokumentacije te njeno pohranjivanje u elektroničku arhivu.
Danas mnoge tvrtke prepoznaju koristi koje im može donijeti digitalizacija poslovnih procesa. Tome je puno doprinijela i obveza korištenja e-računa u javnoj nabavi koja je, stupivši na snagu 1. srpnja 2019.godine, znatno intenzivirala korištenje elektronskih računa. Ona je međutim otvorila i cijeli niz pitanja s kojima se tvrtke prije nisu susretale. Kako riješiti arhivu izlaznih računa, na koji način posložiti proces zaprimanja ulaznih računa, kako organizirati odobravanje ulaznih računa te na koji način općenito riješiti arhivu elektroničkih dokumenata? Osim toga, postavlja se pitanje mogu li se rješenja implementirana za e-račun primijeniti i na neke druge dokumente poput ugovora, ponuda, putnih naloga te na koji način se elektronički dokumenti mogu povezati s transakcijama u ERP sustavu? “Držeći u fokusu rješavanje poslovnih ciljeva naših klijenata, tvrtka mStart je svoja dosadašnja iskustva u ovom području artikulirala kroz nekoliko produkata / usluga.To su digitalizacija papirnatih dokumenata, mArhiva, mEDI, eRačun i mProces”, kaže Javor i navodi kako se navedena rješenja mogu implementirati pojedinačno ili više njih skupa. Iako tvrtke koje pokreću digitalnu transformaciju imaju jasno definirane ciljeve, često su putevi do ostvarenja tih ciljeva poprilično različiti. Ovise o trenutnim prioritetima, ‘pritiscima’ poslovnih partnera, drugim projektima i sl. Kad god je u prilici, mStart savjetuje svojim klijentima da idu malim koracima, počnu s ‘quick win’ projektima te omoguće organizaciji prihvaćanje implementiranih rješenja i promjena poslovnih procesa koje pri tom neminovno nastaju. mStart osim izbora implementacije pojedinih rješenja omogućava i fleksibilne cjenovne modele pomoću kojih je moguće balansirati troškove i ostvarene koristi. S navedenim rješenjima mStart je, osim u Hrvatskoj, već prisutan na tržištu regije, a za neka od tih rješenja postoji i realan potencijal za iskorak na inozemno tržište. Jedna od tvrtki koja se odlučila za rješenja mStarta je i Naše klasje. Riječ je o tvrtki nastaloj 2001. kao greenfield investicija u proizvodnji prehrambenih proizvoda s ciljem kreiranja, razvoja i prodaje inovativnih proizvoda. U proizvodnji svježe tjestenine tvrtka zauzima vodeće mjesto na domaćem tržištu, a sve proizvode uspješno plasira na domaćem i stranom tržištu. Zoran Šimunić, direktor tvrtke, kaže kako je suradnja s mStartom započela na projektu digitalizacije izlaznih računa.
“Zadovoljstvo s tim projektom rezultiralo je suradnjom koja se kontinuirano i prirodno razvija, te smo u proteklih nekoliko godina implementirali više usluga – od digitalne eArhive, preko EDI pružatelja usluga, mProcesa za upravljanje ulaznom dokumentacijom, pa ERP-a SAP Business One koji je integriran s digitalnim paketom mStarta. Zadnje smo u suradnji s mStartom implementirali lokalnu mrežu u novoj tvornici u Kupljenovu, te 1POS bez kontaktne uređaje za naplatu putem kartica na našim maloprodajnim mjestima”, kaže Šimunić i nadodaje kako je prema njihovom iskustvu mStart tvrtka koja može ponuditi sve IT usluge koje su potrebne za njihovo uspješno poslovanje.
“Ako kažem da osim s mStartom s drugim IT tvrtkama surađujemo jedino prilikom nabavke hardvera poput računala i najma pisača možete i sami zaključiti koliko smo zadovoljni njihovom ponudom. Oni su ‘one stop shop IT’. Naravno da uvijek trebamo težiti biti još bolji, i mi i oni i veselimo se njihovim novim rješenjima i novim implementacijama”, kaže direktor tvrtke Naše Klasje i objašnjava zašto su se već 2010. odlučili na implementaciju EDI sustava nakon tržišnog plasmana svježe tjestenine.
Od 2018. bez papira
“Naši proizvodi u grupi Aurelia svježa tjestenina, se distribuiraju i čuvaju u hladnom režimu i imaju ograničeni rok trajanja od 60 dana. Trgovački lanci traže da na njihove police dolazi roba sa što dužim rokom trajanja. Ispunjenje očekivanja trgovačkih lanaca i ostalih naših kupaca zadovoljavamo ambulantnom dostavom na njihova dostavna mjesta sa što većom frekvencijom dostave”, objašnjava Šimunić. Način poslovanja tvrtke rezultira relativno malim, a čestim narudžbama od strane naših kupaca, što onda za sobom povlači i veliki broj računa relativno malih iznosa. Ručne obrade velikog broja dokumenata s relativno malom vrijednosti vode neučinkovitosti poslovanja. Prvu EDI razmjenu napravili su s Konzumom u jesen 2010. i to eNarudžbu. Nakon toga eOtpremnicu pa eRačun. Što se tiče eRačuna dugo su u paraleli slali i papir i digitalni (xml) format da bi od lipnja 2018. u potpunosti prešli na tzv. ‘bez papirnati’ eRačun.
“Primjer s Konzumom uvijek navodimo jer su nas oni 2018. na zahtjev mStarta uključili u pilot projekt ‘bez papirnatog’ računa i to nam je bilo prvo takvo iskustvo. Bez obzira na veliki broj prodajnih mjesta, točnost isporuka i likvidiranje računa je preko 95%. Sad na isti način radimo skoro sa svim većim kupcima, i to ne samo trgovačkim lancima, nego i s HoReCa kupcima kao i institucionalnim kupcima (javna uprava)”, ističe Šimunić i navodi da je 2017. bila prijelomna za transformaciju poslovanja u digitalnom smjeru.
“Nakon sedam godina poslovanja pod vlastitom tržišnom markom, bili smo zatrpani papirima. Arhiva nam je bila smještena na više lokacija. Kod svakog zahtjeva kupca za kopijom računa starom više od godine dana smo imali problem. Tada smo počeli suradnju s tvrtkom mStart jer nam je jedina ponudila mogućnost jedinstvene digitalne arhive bilo da se originalno radi o papirnatom ili digitalnom obliku računa. Prva implementacija u suradnji s mStartom je bila digitalizacija (skeniranje i pohrana na servere) arhive izlaznih računa i otpremnica”, kaže direktor tvrtke Naše Klasje te navodi da su im iz mStarta nakon digitalizacije arhive ponudili i implementirali mProces, aplikaciju za upravljanje dokumentacijom, i eksternom i internom.
Korištenje EDI razmjene poslovnih dokumenata podiže učinkovitost, zaposlenici nisu ‘prepisivači’, podaci se razmjenjuju između ERP sustava, greške su svedene na minimum, svi poslovni procesi vezani uz EDI poslovne dokumente teku bez zastoja i to kod svih poslovnih partnera uključenih u lanac nabave, ističe Šimunić.
“Za primjer učinkovitosti poslovanja korištenjem EDI razmjene poslovnih dokumenata uvijek navodim promjene koje su se dogodile u području 3PL usluga. Mi koristimo 3PL usluge Dukata od 2010. U početku nismo imali implementiran EDI pa se zato vrlo jednostavno može napraviti usporedba. Naime, korištenje EDI razmjene poslovnih dokumenata omogućilo je skraćivanje vremena isporuke u odnosu na narudžbu, s prijašnjih 72 i više sati, na sadašnjih 24 do 48 sati”, objašnjava Šimunić i navodi da Naše klasje, iako je mala tvrtka, mjesečno u prosjeku ima četiri tisuće računa i isto toliko otpremnica.
Prije implementacije EDI sustava svaki od tih dokumenata se printao u dva primjerka. Nakon kreiranja računa u našem ERP sustavu (SAP B1) on se arhivira (digitalna arhiva mStarta), i šalje kupcu u digitalnom obliku. Govoreći o uštedama Šimunić kaže da najbolje o tome govore promjene u poslovnim procesima.
Zaštita okoliša
“Od 2017. niti jedan izlazni račun nije ispisan za našu arhivu što rezultira uštedama na papiru (minimalno 4000 listova mjesečno), toneru, prostoru za pohranu, radnom vremenu zaposlenika da arhivira dokumente, te da kasnije pretražuje arhivu u slučaju da je potrebno dostaviti kopiju originala. Nasuprot tome je cijena digitalne arhive kroz potrebno razdoblje (11 godina) i trenutna dostupnost arhiviranih dokumenata. Isto tako, institucionalnim kupcima i većini ostalih kupaca šaljemo isključivo eRačun što rezultira uštedama na papiru (dodatno 2000 listova mjesečno), toneru, radnom vremenu zaposlenika za sortiranje računa u kuverte, adresiranju, pripremi popratne dokumentacije za poštu, odlazak na poštu, te kuvertama i poštarini”, kaže Šimunić i nadodaje kako je Naše klasje tvrtka koja brine o okolišu i zajednici u kojoj djeluje te svaki papir manje koji koristi u poslovanju puno znači po tom pitanju. “Ne iznenađuje da je tvrtka Naše klasje dobila priznanje ECO Lider invest za 2020. godinu za investiciju koja je najviše pridonijela održivom razvoju i kvaliteti života građana te zaštiti prostora i okoliša”, zaključuje Marina Šimunić, voditeljica informatike u tvrtki Naše klasje.
Sadržaj omogućio mStart
