Jesu li vas u poreznom nadzoru tražili original elektroničkih računa? Pitanje je to koje se posljednjih dana više puta ponovilo u strukovnim Facebook grupama računovođa, a otvorilo je i neka nova, među ostalim i kada će se prestati “printati” digitalne knjigovodstvene isprave za koje više računovodstvenih i poreznih propisa nedvojbeno nalaže da se moraju čuvati u izvornom obliku i tko za takvu vrstu prekršaja snosi najveću odgovornost.

Sudeći po odgovorima, među strukom je pitanje originala e-računa većinom savladano još kod izmjena Pravilnika o PDV-u 2011., no među poduzetnicima često vlada neznanje. A ono potencijalno može skupo koštati.

Javna nabava
“U Hrvatskoj je trenutačno e-račun obavezan za obveznike javne nabave i poduzetnike koji s njima posluju, u smislu zaprimanja e-računa. Iz prakse primjećujemo da gospodarski subjekti najčešće smatraju da se na njih ne odnosi obveza e-arhiva, što je potpuno pogrešno jer više zakonskih propisa uvjetuje da se knjigovodstvena isprava mora čuvati u obliku u kojem je zaprimljena kako bi se sačuvala vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu”, ističe Romana Pavković, jedna od osnivačica kompanije Profit Lane Team koja je i potaknula Facebook raspravu o original e-računu.

Povod tome, ističe, bilo je prikupiti mišljenja i iskustva kolega kako bi i klijentima osvijestila da je odgovornost zakonski ispravnog arhiviranja elektroničkih knjigovodstvenih isprava njihova odgovornost.

“Surađujemo s brojnim velikim i srednjim kompanijama koje nisu čekale skoro uvođenje e-računa u B2B sektor, nego su prepoznale benefit i primjenjuju ga u praksi već duže vrijeme. Takve kompanije u pravilu ili imaju vlastite informacijske sustave ili koriste e-arhiv informacijskog posrednika.

Mikro i mali poduzetnici najčešće i dalje ispisuju e-račune, donose ih na knjiženje netom prije predaje PDV-a i dovode nas u situaciju da moramo raditi s dokumentima koji se ne smatraju originalom na temelju kojeg možemo odbiti pretporez, posebice ako ne postoji pohranjeni original”, pojašnjava Pavković. Do sada su, u slučaju potrebe, originale znali tražiti od informacijskog posrednika putem kojeg su klijenti zaprimali e-račune, no Pavković ističe da to nije rješenje, posebice u slučaju poreznog nadzora, jer je čuvanje dokumenata odgovornost poduzetnika, odnosno društva koji u slučaju bilo kakvih nepravilnosti mogu biti novčano kažnjeni.

S time se slažu i u tvrtki Elektronički računi, informacijskom posredniku koji je na tržištu poznat kao mojeRačun. Već gotovo 12 godina educiraju poduzetnike o zakonski ispravnoj obradi i čuvanju e-računa, no ističu da se to često čini kao Sizifov posao… Stoga su odlučili da se s 31. ožujka brišu svi primljeni dokumenti korisnika servisa koji nemaju ugovorenu uslugu e-arhiva.

Kako izbjeći kazne
“To se primarno odnosi na primatelje e-računa koji i nadalje preuzimaju isključivo slikovni oblik dokumenta, printaju ga i obrađuju te čuvaju kao papirnati. Više od 10 godina čuvamo račune tih subjekata na našim serverima i iz mjeseca u mjesec podsjećamo da su obavezni čuvati dokumente u strukturiranom obliku, no reakcija je izostala. Zakonski ispravno čuvanje primljenih e-računa je isključiva odgovornost primatelja i odgovorne osobe, a nama to predstavlja trošak koji, nakon obavljene isporuke, nismo dužni imati”, ističu iz servisa mojeRačun.

sigurnost podataka

Što se događa s ispisom u oblaku i zašto su tvrtke sve opreznije?

INOVACIJA

Ovo smo oduvijek željeli: Zubarska stolica koja pruža vrhunsko wellness iskustvo   

Informacijski posrednik procjenjuje da oko 90% primatelja e-računa još ne razumije svoju ulogu u procesu razmjene, a posebice odgovornost koju ima kao aktivni sudionik te posljedice koje mogu snositi tvrtka, njena odgovorna osoba i knjigovodstveni servis koji je obrađivao nevjerodostojne kopije računa.

“Knjigovodstvene isprave se čuvaju kao izvorni dokument, što znači da se e-račun čuva u elektroničkom obliku, zajedno s aplikativnim certifikatom i vremenskim žigom koji su u njega ugrađeni i kojima informacijski posrednik jamči vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu. Ispisom dokumenta to se gubi i račun nije original u pravnom smislu” poručuju iz mojeRačun te potiču sve korisnike koji još nisu preuzeli svoje originale, neka ih preuzmu ili ugovore siguran i kontroliran e-arhiv kako bi izbjegli neugodnosti i kazne u nadzoru.