Kako smo istaknuli, učestalost izvješća u velikoj mjeri ovisi o obujmu projekta, a posebno o njegovu trajanju. Što je projekt kraći, to izvješća moraju biti češća. Za optimalnu efikasnost izvještavanja nužno je osigurati kvalitetnu komunikaciju na projektu. U praksi se najviše upotrebljavaju periodična osobna komunikacija u obliku sastanka radnih grupa i nadzornog tijela, zatim susreti na različitim događajima unutar projekta (konferencije, radionice, simpoziji itd.) te komunikacija telefonom i posebice e-poštom.

Zamka neefikasnosti
Glede prva dva oblika komunikacije valja posebno obratiti pozornost na to da se ne planira više sastanka nego što je potrebno. Da biste izbjegli mnoštvo neefikasnih sastanka, koji više ometaju napredak na projektu nego što ga potiču, trend je da se na projektima koje nepovratnim sredstvima sufinancira EU koristi sve više modernih oblika telekomunikacija, kao što su, primjerice, Skype audio- i videokonferencije. Ti oblici komunikacije omogućuju partnerima poboljšati kvalitetu i kvantitetu komunikacije na projektu s minimalnim troškovima. S druge strane takva troškovna efikasnost posve odgovara i onome koji partnerima daje novac za provedbu projekta. Međutim, ono što izgleda kristalno jasno i lako na papiru zbog mnogo različitih razloga često je teško provesti u praksi. Da bi se u praksi mogla realizirati predstavljena optimalna struktura menadžmenta na projektu te efikasan tijek izvješća i komunikacije među različitim tijelima menadžmenta, unutar te strukture potrebno je pažljivo odabrati partnera na projektu jer je mnogo lakše osigurati nesmetan rad i konačan uspjeh projekta ako radimo s partnerima s kojima već imamo pozitivna iskustva. Također pozornost valja obratiti na odabir koordinatora projekta, a gotovo je nužno da koordinator koji vodi projekt ima dovoljno prijašnjih iskustva iz sličnih projekta.

Autoritet i praksa
Pažljivo valja odabrati i vođu projekta unutar organizacije zadužene za projektnu koordinaciju na projektu, a njegova ključna karakteristika je autoritet. Samo ako je projektni vođa autoritativan od samog početka i ako dobije poštovanje ostalih partnera, ciljevi menadžmenta glede učestalosti internih izvještaja, praćenja nastalih troškova i ostvarenje rezultata na projektu bit će doista i ostvareni.

Damjan Struna, savjetnik za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners