U ovoj seriji tekstova predstavljamo pet koraka od idejnog dizajna projekta do projektne prijave. Predstavili smo oblikovanje ideja, određivanje ciljeva, identifikaciju radnih paketa i procjenu potrebnih financijskih sredstava, a zaključujemo s indikatorima kojima se mjeri učinkovitost. U samom tekstu natječaja, odnosno u uputama ili ugovoru o sufinanciranju, više se puta spominje obveza izvođača projekta za uspostavu i praćenje financijskih realizacija projekta na odvojenom troškovnom mjestu ili odvojenom računovodstvenom računu.

Ne mjeri se sve
Mjesto troškova je najbolje otvoriti već u fazi planiranja i izradi prijedloga projekta gdje se bilježe sve transakcije. Jasno su navedeni svi troškovi i njihovo kretanje, priljevi i njihova pokrivenost troškovima, financijske ispravke itd.. Odvojena troškovna mjesta su potrebna i za sustav obavještavanja, kontrole naručitelja i moguće revizije jer može u svakom trenutku dati uvid u troškovno i financijsko stanje projekta. Nakon svih opisanih koraka potrebno je odrediti indikatore kojima će se mjeriti učinkovitost. Svrha indikatora na razini projekta je da se s pomoću njih može procijeniti razvija li se projekt u planiranom smjeru, dostiže li planirane ciljeve, kako i zašto ne. Indikatori su za menadžera pokazatelj učinkovitosti projekta tijekom provedbe, upozorenje potencijalnih promjena i pomoć u konačnoj evaluaciji projekta. Ipak, indikatorima se ne mjeri svaka aktivnost. Zbrka zbog previše informacija može rezultirati u pogreškama i ne odražava stvarne situacije. Zato u projektu treba definirati samo ključne pokazatelje koji odražavaju njegovu učinkovitost u postizanju ciljeva.

Jasni indikatori
Tu pomaže određivanje tzv. SMART indikatora, što znači da su oni specifični – jasno je što se, kada i gdje mjeri te se definira jedinica mjere, zatim mjerljivi – vrijednost se može adekvatno mjeriti, dostupni – možemo pokazati postizanje planiranih ciljeva, relevantni – možemo pokazati uspješnost svih faza, i vremenski definirani – možemo priopćiti kada je određena aktivnosti izvođena te kada će određen cilj projekta biti realiziran. Indikatori moraju biti jasni da bi se njima moglo učinkovito mjeriti.

Tatjana Pezdir, savjetnica za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners