Kada govorimo o detaljnim aktivnostima i njihovoj učinkovitosti, nužno je identificirati i detaljno opisati svaku aktivnost koja se želi poduzeti kako bi se ostvarili rezultati, opravdati odabir aktivnosti, navesti njihov redoslijed i povezanost te specificirati ulogu svakog partnera (suradnika ili podugovaratelja). Detaljne aktivnosti valja sagledati prilikom izrade projektnog prijedloga s njihovom vremenskom i troškovnom stranom.

Korisnost za cjelinu
Uz pretpostavku da je logička matrica projekta već definirana, odnosno da je poznata konstrukcija ciljeva, rezultata i aktivnosti, pojedine aktivnosti treba prikazati u neposrednom odnosu na rezultate. Tako će aktivnosti koje vode rezultatu 1 biti numerirane 1.1, 1.2 itd. Preporučuje se ponoviti tu vezu u tekstu projektnog prijedloga, neovisno o tome prilaže li se s projektnim prijedlogom logička matrica. Svaka aktivnost mora biti pojašnjena da je jasna čitatelju koji potencijalno ne poznaje područje koje se opisuje. Aktivnosti valja prikazati kronološki, specificirajući brojčane rezultate koje će generirati. Bitno je da se iz svake aktivnosti vidi korisnost za ciljanu skupinu, odnosno jasna veza kako pojedini alati i metodologija provedbe aktivnosti pridonose postizanju rezultata koji su od koristi za potrebe ciljanih skupina. Aktivnost mora imati svoju logiku, razlog zašto je odabrana, subjekte koji je provode, kvantificirane rezultate, definirane metode provedbe, lokaciju, precizirano razdoblje provedbe i trajanje te popis troškova koje generira. Vremenski dijagram treba izrađivati istodobno kada i aktivnosti respektirajući povezanost pojedinih aktivnosti. Što je više takvih uvjetovanih veza među aktivnostima, to je rizik nedovoljnog vremena za provedbu aktivnosti veći, što je potrebno i detaljnije obraditi u drugim poglavljima projektnog prijedloga predviđenima za analizu rizika. Ako vremenski plan pokaže da se aktivnosti ne mogu izvesti do predviđenoga kraja projekta, uputno je vratiti se na konstrukciju projekta i logičke matrice i zamijeniti određenu aktivnost nekom drugom koja isto tako može dovesti do istih ciljeva. Ako to nije moguće, potrebno je razmisliti o cijepanju projekta na faze ili nekom drugom obliku korekcije. Idealno je da se proračun projekta izrađuje istodobno s razvojem aktivnosti, a ne nakon što su aktivnosti već definirane i opisane. Svaka aktivnost koju se upisuje u projektni prijedlog i kojoj se određuje vremenska dimenzija ima svoju troškovnu stranu, odnosno trošak rada i vanjskih resursa. Ako se troškovi odmah identificiraju, proračun je već izražen, samo još nije stavljen u traženi format proračuna projektne aplikacije.

Identifikacija profila
Važno je istodobno identificirati vanjske troškove (vanjske usluge, kupnja opreme, putni troškovi…) i troškove rada ljudskih resursa. Trošak rada, odnosno vrijeme potrebno za provedbu pojedinih aktivnosti, treba taksativno popisati. Kada je popis završen, valja identificirati profile zaposlenika ili stručnjaka koji navedene poslove mogu izvesti te sukladno tome napraviti raspored poslova i zadataka, što rezultira opisima poslova svakog zaposlenika ili stručnjaka. Pritom se ne smiju zaboraviti horizontalni poslovi kao što su upravljanje timom, proračunom, komunikacija, izvješćivanje ugovornog tijela itd. Nakon što su u cjelini sagledani svi izravni i neizravni poslovi projekta, nije teško rasporediti zadatke na pojedine funkcije i odrediti im vremenski input (primjerice, za vođenje projekta zbrojili smo 115 dana zadataka, to je prosjek od 50% radnog vremena osobe na godišnjoj razini). Na kraju tih procesa iz projekta mora biti jasno da su aktivnosti opravdane i nužne za postizanje ciljeva, da sagledane u odnosu na troškove predstavljaju dodanu vrijednost za ciljane skupine te da se može utvrditi efektivnost troškova u odnosu na rezultate koji će se postići.

Ana Fresl, direktorica konzultantske tvrtke PJR