Europska komisija je sve više zainteresirana da projekti dostižu planirane rezultate, pa i širi utjecaj na društvo. Zato se sve češće u životu koordinatora javlja i posjet evaluatora. Evaluatori su obično osobe koje ne rade u Komisiji, ali su stručnjaci na području određenog projekta. Komisija ih je odabrala da provjere odvija li se rad na projektu ispravno. Standardna pitanja na koja traže odgovor pitanja su uspješnosti, učinkovitosti, održivosti rezultata projekta, jednakih mogućnosti te druga tome slična pitanja.

Povratne informacije
Pitanja vezana uz to obično se prvo postavljaju koordinatoru. Pri odgovaranju na njih dobro je imati na umu da će svaki temeljitiji evaluator kontaktirati partnere na projektu, pa i druge zainteresirane, da dobije širu sliku o projektu. Katkad je zadatak evaluatora ispitati samo jedan projekt, ali uobičajeno je da se evaluira natječaj ili program u cjelini. U oba slučaja iskreni odgovori koordinatora mogu potaknuti promjene u sljedećim programima ili natječajima. To je i konačan cilj evaluacije: povratne informacije da bi se moglo sljedeći put bolje implementirati program ili natječaj. Zbog toga je većina evaluacija anonimnih jer to omogućuje malo veću iskrenost. Posljednja razina “zainteresirane javnosti” je šira javnost. Na nju Europska komisija polaže posebnu pozornost. Obično je u svim vrstama projekta obvezna radna cjelina diseminacija, odnosno širenje informacija o projektu i njegovim dostignućima. Nepisano je pravilo da svaki “meki projekt” koji financira Europska unija mora imati internetsku stranicu na kojoj su osnovne informacije o projektu. Kod tih osnovnih informacija najveća je pogreška da se zaboravi navesti da je projekt sufinancirala Europska komisija. Često je dio internetske stranice projekta zatvoren za javnost, namijenjen je samo partnerima projekta kako bi na njoj relativno jeftino izmjenjivali informacije. Uz taj troškovno učinkovit način prezentacije projekta, u opis radnih naloga koordinatora ulazi i predstavljanje projekta na konferencijama, prezentacijama i drugim sličnim događajima.

Uloga koordinatora
Europska komisija, naime, pravi “press clipping” svih informacija koje su vezane uz projekte. I u ovom slučaju opet je najveća pogreška da se nigdje ne spominje da je projekt sufinancirala Europska unija. Kako što smo vidjeli, koordinator ima važnu ulogu ne samo u osiguravanju da je sve u projektu “pod kontrolom” nego i u tome da o projektu komunicira s Komisijom, evaluatorima i širom javnošću. Jeste li ste vi i vaša organizacija spremni prihvatiti ovu ulogu? Kada razmišljate o odgovoru, valja se prisjetiti i onih pozitivnih stvari koje koordiniranje projekta donosi: sufinanciranje aktivnosti koji želite raditi, upoznavanje organizacija s vašeg područja rada te donatora novca, širenje vidljivosti i reputacije same organizacije, a i koordinatora.

Mojca Dušica Zajc, savjetnica za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners

Slovenija

Loš primjer
Poznat je slučaj projekta u Sloveniji u kojem su jedne od važnih dnevnih novina objavile članak o projektu sa stvarno zadivljujućim rezultatima koje je postigao, a novinar nije stavio informaciju o tome da je projekt sufinanciran iz strukturnih fondova. Koordinator je morao tražiti da se sljedeći dan objavi isprika i objašnjenje o sufinanciranju.