Kako bi se na najbolji mogući način realizirao budžet predloženog projekta, potrebno je predano financijski i računovodstveno voditi svaki pojedinačni projekt. Za to obično služi tabela u formatu Excel, jednostavna za korištenje svim projektnim menadžerima. No problemi nastaju pri prilagodbi takve dokumentacije zahtjevima donatora, odnosno financijske kontrole.

Novac (ni)je motiv
RR&CO je na vrijeme prepoznao taj problem i na tržište iznio jedinstven inovativni proizvod – internetski alat EFAMT® Grant Wizard (eng. Easy Financial and Accounting Management Tool), koji je prilagođen potrebama specifičnih razvojnih programa tako da jednostavnom upotrebom i pravovremenim unosom podataka u bilo kom trenutku izvedbe projekta korisnik može vrlo brzo pripremiti sve nužne financijske izvještaje i analize te se pritom vrlo jednostavno pripremiti za financijsku kontrolu. Svaki stručnjak koji se bavi nepovratnim sredstvima reći će da novac ne smije biti glavni razlog za pripremu projektne prijave i apliciranja nekog projekta na javni natječaj. No ako ipak pogledamo bit, to i jest najčešći razlog da se bavimo zahtjevnim procesom projektne prijave i svime onime što slijedi nakon odobrene projektne prijave, odnosno proučavanje, arhiviranje, slaganje dokumentacije i na kraju izdavanje zahtjeva za isplatu subvencije, što sve ukupno može trajati godinama. Da bi aplikant bio uspješan pri pripremi zahtjeva za isplatu i tako osigurao da u određenim razdobljima redovito dobiva novac i ima pozitivan novčani tok potreban da bi mogao isplatiti zaposlenike, kupiti opremu, financirati režijske troškove i sve ostalo potrebno za dobru izvedbu prijavljenog projekta, nužno je znati što je sadržaj zahtjeva, kako ga pravilno pripremiti da bi prošao iz prve, a da aplikant dobije novac u planiranom roku.

Zamoran posao
Rad s pripremom zahtjeva obično je zamoran, ali što se mora nije teško, pa tako treba pristupiti i toj stvari. No s nekoliko kratkih uputa koje ćemo objaviti potrudit ćemo se svim potencijalnim kandidatima olakšati posao pripreme zahtjeva za isplatu.

Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilina Hristova, savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners.