Uspjeh europskog projekta u cijelosti je ovisan od napora i sposobnosti uloženih u fazu planiranja, čiji rezultat mora biti dobro pripremljen i izvediv projektni prijedlog. Prijedlog definira konkretan projekt; on je izjava o potrebama koje se žele zadovoljiti projektom i plan potrebnih aktivnosti da bi se te potrebe ostvarile. Za pripremu kvalitetnog projektnog prijedloga ključno je da svi uključeni u projekt budu uključeni i u njegovu pripremu. Prijedlog mora biti rezultat grupnog rada i otvorene rasprave svih uključenih u njega. On ujedno predstavlja i svojevrsnu pisanu izjavu o tome tko će raditi što i kada, sa kojom se moraju složiti svi partneri.

Korisna rasprava
Takav prijedlog projekta ima brojne koristi. Rasprava o potrebama i aktivnostima između partnera dobar je način razrješenje mogućih nejasnoća i drugačijeg razumijevanja samih ciljeva, aktivnosti ali i rezultata projekta, a na taj je način moguće otkloniti proturječna očekivanja partnera uključenih u projekt. Detaljnom analizom potreba i mogućnosti uspostavlja se tehnička i sadržajna sposobnost provedbe projekta, što se u pripremi projektnog prijedloga često previdi. Sudjelovanjem u pripremi projekta svi uključeni prisiljeni su zaista ozbiljno pročitati projektnu dokumentaciju i razmisliti o svim detaljima projekta. Rad na prijedlogu projekta predstavlja prvi korak u osiguranju jedinstvenosti, ciljne usmjerenosti, strateške pozicioniranosti i kvalitete nekog projekta. Jedinstvenost znači da aktivnosti koje su redovni posao ne mogu biti projekt; sa projektom se želi postići ono što ne možemo u okviru redovnog poslovanja. Primjerice, u nekoj srednjoj školi redovni program likovnog odgoja ne može biti projekt, ali nadogradnja redovnog kurikuluma novim likovnim aktivnostima može.

Specifični ciljevi
Ciljna usmjerenost se očituje u tome što svaki projekt mora imati decidirane i specifične ciljeve u koje će kandidat usmjeriti svoje aktivnosti te ih u uspješnom projektu i ostvariti. Strateška povezanost znači da iako projekt neće biti jedna od aktivnosti iz redovnog poslovanja, on proizlazi iz potreba koje vaš redovni posao i strateška pozicioniranost u određenoj grani poslovanja. Primjerice, konzultantska tvrtka koja se bavi obrazovanjem odraslih iz područja menadžmenta neće se kandidirati za projekte iz sofisticirane nuklearne fizike, zato što za to nema potrebnu ekspertizu i iskustvo, a i malo je vjerojatno da joj je strateška pozicija vezana uz eventualno razbijanje atoma. No, ono što treba naglasiti je da, nakon provedbe, nova aktivnost koju ste osmislili projektom, postaje nova redovna aktivnost vaše organizacije.

Maja Radinovič Hajdić, Svan Consulting