Sve veći troškovi organiziranja kongresa i manjih skupova natjerali su mnoge tvrtke da se više pozabava mogućnošću uštede, a da im poslovanje pritom ne trpi. Sredinom svibnja je u Milanu održana konferencija Paragon Business Travel udruge NBTB koja okuplja menadžere za poslovna putovanja 2500 najvećih svjetskih korporacija. Kako je tom prilikom rečeno, prema istraživanju koje je provela Aberdeen Group, svaka od kompanija sudionica istraživanja potrošila je prosječno tri posto svojih godišnjih prihoda ili 17,3 milijuna američkih dolara godišnje tijekom 2007. godine na troškove povezane sa sastancima.

Slučaj Siemens
Sadašnji rast potrošnje u ovoj kategoriji potiče potražnju za učinkovitim alatima upravljanja troškovima, koji pomažu tvrtkama u kontroli troškova i upravljanju njihovom potrošnjom vezanom uz sastanke. Osim toga, sve veća zloporaba kompanijskih fondova radi korupcije i davanja mita navela je financijske vlasti više država da postrože kontrolu trošenja. U posljednjih nekoliko godina svakako je najpoznatiji bio slučaj Siemensa koji je više stotina milijuna eura davao poslovnim partnerima i dužnosnicima kao mito za dobivanje unosnih ugovora. Stoga upravo njemačke vlasti prednjače u donošenju propisa koji bi iskorijenili takvu praksu. Jedan od klasičnih primjera davanja mita je i plaćanje odlazaka na egzotična putovanja klijentima, što se skriva pod krinkom putnih troškova i troškova organiziranja konferencija. Kao odgovor na rast globalne potrošnje vezane uz sastanke, konferencije i izložbe, Visa Inc. objavila je u Milanu priključenje nove Visa Meetings kartice svojim komercijalnim rješenjima za pomoć tvrtkama pri strateškom upravljanju ovom kategorijom troškova. Kako je pojasnila Janet Zablock, globalna šefica Visinih komercijalnih rješenja, nova kartica “nudi prilagodljivo procure-to-pay rješenje za pomoć kompanijama pri pojednostavljenju procesa kupnje, plaćanja, usklađivanja i izvještavanja o troškovima povezanim sa sastancima. Nova kartica omogućuje menadžerima korporativnih troškova prilagodbu kartičnog programa specifičnim potrebama njihove kompanije istodobno im pružajući pomoć pri smanjenju troškova, usmjeravanju operativnih i platežnih procesa, kao i donošenju poslovnih odluka na temelju više raspoloživih podataka”, kazala je Zablock. Analitičar za upravljanje poslovnim putovanjima Darren Parslow objasnio je da korištenje platežnih kartica za troškove vezane uz sastanke dopušta kompanijama poboljšanje učinkovitosti njihovih procesa upravljanja potrošnjom, ostvarivanju veće kontrole i preglednosti potrošnje, a u konačnici i poticanje smanjenja troškova na njihovu najnižu razinu.

Podaci postavljeni na Internetu i alati za izvještavanje dostupni putem Visa Information Management, integralnog dijela Visa Meetings kartice, nadalje unapređuju uvid kompanije u potrošnju vezanu uz sastanke. Ovi alati osiguravaju pristup detaljima vezanim uz transakcije kao i bazama podataka hotela, zrakoplovnih kompanija, agencija za iznajmljivanje automobila i drugih dobavljača putem jednostavnih izvještaja, alata za izvještavanje o troškovima, izvadaka korisnika kartica i mogućnostima ekstrahiranja datoteka. Ovi alati također omogućuju konsolidaciju podataka o potrošnji iz kartičnih programa Visa commercial putem svih odjela, divizija i podružnica unutar kompanije kako bi osigurali upravljanje sveobuhvatnim pogledom na sve poslovne troškove putovanja, nabave i sastanaka. U Milanu predstavljena kartica temelji se na strateškom savezu s kompanijom Arcaneo TM, vodećim globalnim pružateljem tehnologije za sastanke, kako bi se integrirao prijenos podataka Visa Meetings kartice na Arcaneo’s MetronTM sustav upravljanja sastancima. Ova integracija pruža srednjim, velikim i multinacionalnim kompanijama podatke koji su im potrebni za učinkovitije upravljanje troškovima vezanim uz sastanke. Kako je kazao Dale Beckles, predsjednik i glavni izvršni direktor kompanije Arcaneo, korištenje Meetings kartice s Arcaneo’s MetronTM sustavima pomaže kompanijama pri lakšem centraliziranju internih procesa za kupnju, praćenju podataka, izvještavanju o troškovima sastanaka i upravljanju logističkim aspektima/dijelovima planiranja sastanaka. Integracija omogućuje poslovanjima povećanje preglednosti potrošnje vezane uz sastanke, putovanja, nabavu i druge troškove kako bi omogućili veće podudaranje s korporativnim i regulatornim pravilnicima te korištenjem preferiranog dobavljača. Primjerice, ako se stalno koristi isti hotelski lanac, bez obzira na grad i državu u kojoj su skupovi, ostvaruje se popust. U Hrvatskoj su za organiziranje konferencija i sličnih događanja uglavnom zaduženi odjeli za kompanijske komunikacije ili odnose s javnošću.

Globalna umreženost
Kako većina domaćih tvrtki još nije na razini globalne umreženosti koja bi nalagala veću prisutnost na različitim skupovima, kao i njihovo organiziranje, nema veće potrebe ni za posebnim menadžerima. Sonja Ludvig iz Deloitte Hrvatska kaže da oni nemaju poseban odjel za organiziranje konferencija, već to radi upravo odjel za korporativne komunikacije. Kako kaže Tamara Pećarević-Šušanj, direktorica Korporativnih komunikacija Plive, poznato je da je farmaceutska industrija jedna od najpropulzivnijih industrijskih grana, odnosno industrija u kojoj je znanstveni i tehnološki napredak vidljiv praktički iz dana u dan. Stoga je za Plivu iznimno važno pratiti svjetske trendove i biti u vrhu sa svim znanjima, spoznajama i napretkom karakterističnima za ovo područje. U takvom dinamičnom okruženju Pliva se kao odgovorna farmaceutska kompanija opredijelila i obvezala u svojim temeljnim načelima poslovanja omogućiti svojim zaposlenicima te ključnim poslovnim partnerima nove spoznaje, edukaciju i najnovija stručna znanja potrebna za obavljanje posla u područjima u kojima rade. “Sustav Plivine suradnje i edukacije podrazumijeva niz aktivnosti usmjerenih na planiranje, organizaciju i realizaciju edukativnih programa, organizaciju stručnih seminara i konferencija te predstavljanje relevantnih literatura o najnovijim stručno-znanstvenim spoznajama. Kao dugogodišnji partner institucijama hrvatskog zdravstvenog sustava, Pliva je oduvijek smatrala jednom od obveza edukacijom zdravstvenih djelatnika osigurati što bolju zdravstvenu skrb za građane zbog čega svake godine tvrtka sponzorira veći broj uskospecijaliziranih stručnih skupova. U samoj kompaniji ne postoji specijalizirani odjel koji bi se bavio isključivo organiziranjem i pripremom konferencija, već se, ovisno o temi, strukturi sudionika i vrsti kompanijinog sudjelovanja u pripreme pojedinog skupa uključuju naši stručnjaci-specijalisti za pojedina područja – primjerice, za kvalitetu, medicinske specijalnosti, marketing, zaštita na radu, okoliš, energetika, kadrovski poslovi, komunikacije”, kazala je Pećarević-Šušanj. Pliva Hrvatska, kako bi smanjila troškove, ima i vlastiti edukacijski centar u kojem se godišnje održi 30-ak seminara kojima su pokrivene različite teme – od stručnih seminara do seminara za razvoj menadžerskih kompetencija.

Odgovorili jedino iz Raiffeisena

Iako smo upit o načinu organiziranja i vođenja seminara, sastanka i menadžmentu poslovnih putovanja uputili gotovo svim bankama u Hrvatskoj, odgovorili su jedino iz RBA. Tako kažu da u sklopu Raiffeisen Consultinga (RC) posluje Direkcija za Brand Management koja se, uz ostalo, bavi i organizacijom konferencijskih aktivnosti za Raiffeisen grupu ili sudjeluje u organizaciji spomenutih događaja. Navode i da RBA unutar godišnjeg plana razvija program edukacije zaposlenika i pripadajući budžet. “Iz 2007. godine izdvajamo road-show u organizaciji Direkcije za EU fondove i poslovno savjetovanje Raiffeisen Consultinga, na kojem je prezentirana ‘3. mjera SAPARD programa’ radi informiranja i promicanja mogućnosti korištenja pretpristupnih fondova Europske unije, a s posebnim naglaskom na program predviđen za općine i gradove u Hrvatskoj. Road-show je održan u 17 gradova širom Hrvatske. U 2008. godini sudjelovali smo na Prvoj radnoj konferenciji u organizaciji UNDP-a pod nazivom ‘Sustavno gospodarenje energijom u gradovima i županijama u Hrvatskoj’ gdje je Raiffeisenbank Austria gostovala s prezentacijom teme Notional/Cash Pooling”, kazala je Petra Škaberna iz RBA.