Posljednji panel je završio, gosti su otišli, a organizacijski tim napokon može odahnuti. Na društvenim mrežama objavljeno je nekoliko fotografija, zahvale govornicima i partnerima te kratki osvrt na konferenciju. Preostali materijali završavaju u zajedničkoj mapi, iz koje će ih netko možda ponovno izvući kada počnu pripreme za sljedeće izdanje.
U toj mapi, međutim, često ostane mnogo više od dokumentacije jednog događaja. Odgovor stručnjaka na pitanje koje muči cijelu industriju. Iskustvo sudionika koje budućim gostima najbolje objašnjava zašto doći. Fotografije rasprave koja je zainteresirala publiku. Sve su to materijali koji mogu pronaći put do čitatelja i gledatelja i nakon što se konferencijska dvorana isprazni.
Poslovne konferencije, kongresi i druga okupljanja zato mogu biti vrijedan izvor sadržaja za mjesece koji slijede. No o tome što će se i kako koristiti treba razmišljati već dok nastaje program.
Plan prije kadra
Prvo pitanje pritom nije koliko fotografija organizator želi dobiti, nego što njima želi postići. Privući sudionike na sljedeću konferenciju? Približiti stručnu temu široj publici? Predstaviti ljude koji stoje iza tvrtke ili partnerima pokazati kako je izgledala njihova prisutnost na događaju?
Odgovori određuju što treba zabilježiti. Ako je cilj istaknuti stručnost, važni su nastupi govornika, njihove ključne poruke i razgovori o konkretnim problemima. Želi li se prenijeti iskustvo sudjelovanja, pozornost treba usmjeriti i na pitanja iz dvorane, susrete tijekom stanki i detalje po kojima će sudionici pamtiti događaj.
Takav pristup njeguje i JPEG, tvrtka specijalizirana za fotografiranje i snimanje poslovnih i korporativnih evenata, konferencija i kongresa. Fotografije i videomaterijale pripremaju imajući na umu njihovu daljnju upotrebu u marketingu i PR-u, od objava na društvenim mrežama do web-stranica i prezentacija.
Za organizatora to znači da razgovor s produkcijskim timom treba početi dovoljno rano. Uz satnicu i popis govornika, korisno je izdvojiti ključne teme, važne trenutke i osobe koje treba fotografirati te navesti gdje će materijali biti objavljeni. Event fotograf tako dobiva kontekst potreban da bi se pripremio za ono što se na događaju ne smije propustiti.
Više od pozornice
Fotografija govornika za mikrofonom važan je dio izvještaja s konferencije. No za dojam o cijelom događaju potrebni su i širi kadrovi dvorane, reakcije publike, razgovori među sudionicima i spontani trenuci između službenih dijelova programa.
Dobro planirano fotografiranje događanja zato uzima u obzir različite namjene fotografija. Široki kadar prostora može pratiti izvještaj na webu, portret predavača objavu o njegovim zaključcima, a fotografija razgovora tijekom stanke priču o poslovnom povezivanju.
Treba misliti i na praktične detalje. Hoće li preko fotografije biti ispisan naslov? Treba li vertikalni kadar za društvene mreže ili horizontalni za medijsku objavu? Fotografija koja dobro izgleda u galeriji neće nužno odgovarati svakom od tih formata. Ako se potrebe znaju unaprijed, fotograf ih može uzeti u obzir već na terenu.
Video s planom
Slično vrijedi i za snimanje događaja. Kratki video koji sažima atmosferu može poslužiti za prvi osvrt na konferenciju, dok snimka predavanja omogućuje publici da se detaljnije posveti temi. Izjave govornika i odgovori na odabrana pitanja mogu se objavljivati zasebno.
Stručnjaku se, primjerice, nakon panela može postaviti jedno dodatno pitanje: koju bi promjenu tvrtke u njegovoj industriji trebale napraviti već sada? Jasan, konkretan odgovor može biti zanimljiv i ljudima koji nisu bili u dvorani. Za takav razgovor dovoljno je u rasporedu predvidjeti nekoliko minuta, pripremiti pitanja i pronaći prikladno mjesto za snimanje.
Zato snimanje konferencija treba uskladiti s onim što organizator želi dobiti nakon montaže. JPEG među mogućim formatima nudi sažetke događanja, snimke cijelih predavanja i kraće verzije za društvene mreže. Svaki od njih traži pripremu, osobito kada je riječ o zvuku, izboru kadrova i vremenu za izjave.
Ako se planiraju vertikalni isječci, titlovi ili prikaz prezentacija, i to treba dogovoriti prije događaja. Dobar materijal za montažu počinje kvalitetnom snimkom, a propuštenu izjavu ili loš zvuk poslije je teško nadoknaditi.
Jedan događaj, više priča
Kako to može izgledati u praksi? S konferencije o izazovima zapošljavanja organizator najprije može objaviti najvažnije zaključke i izbor fotografija. Sljedeći tjedan pozornost može posvetiti odgovoru jednog govornika, a potom objaviti kratki video o pitanju koje je izazvalo najviše reakcija publike.
Newsletter može donijeti tri korisne poruke s panela i poveznicu na snimku. Fotografije susreta sudionika mogu pratiti objavu o poslovnom povezivanju, dok se za medije mogu izdvojiti zaključci relevantni njihovim čitateljima. Kada počnu prijave za novo izdanje, dio tih materijala budućim će gostima približiti program i iskustvo sudjelovanja.
Važno je da svaka objava donese nešto zbog čega će joj publika posvetiti vrijeme. Nakon prve zahvale sudionicima, komunikaciju mogu nastaviti konkretni savjeti, zanimljivi odgovori i teme o kojima se raspravljalo. Tako se organizator ponovno obraća publici s korisnim sadržajem, a događaj ostaje povod za razgovor.
Pritom treba paziti na kontekst. Uz izjave trebaju stajati točna imena i funkcije govornika, podaci moraju biti aktualni, a kraćenje odgovora treba sačuvati njegovu izvornu poruku.
Dogovorena isporuka
Da bi se materijali doista koristili, prije događaja treba dogovoriti i rokove isporuke. Fotografije za prvu medijsku objavu potrebne su ranije od opsežne galerije, a kratki video za neposredni osvrt može imati drukčiji rok od snimki svih predavanja.
Jednako je korisno dogovoriti kako će materijali biti razvrstani: po panelima, govornicima, temama ili formatima. Marketinškom timu mnogo je lakše pripremiti objavu kada može brzo pronaći odgovarajuću fotografiju ili izjavu nego kada svaki put mora pregledavati cijelu arhivu.
Tada i nekoliko mjeseci nakon konferencije u tim mapama postoji materijal kojem se vrijedi vratiti. Ako neka od otvorenih tema ponovno postane aktualna, organizator ima zabilježene odgovore stručnjaka. Ako želi predstaviti sljedeće izdanje, ima snimke i fotografije koje pokazuju što sudionike očekuje. Za to je potrebno već tijekom priprema znati koje priče želi sačuvati i gdje će ih poslije objaviti.
* Sadržaj omogućila tvrtka JPEG
