Situacija s glasovnim porukama je uzela maha.

Sve je više ljudi koji šalju poslovne glasovne poruke putem WhatsAppa. Istresaju svoje misli i želje između svojih sastanaka, dok voze auto ili dok izlaze s posla pa ti usput govore što da radiš, misleći da su ti “sve poslali” i sad ti možeš krenuti s poslom.  Oni „nemaju vremena da ti pošalju mail“, ali zato očekuju da ga ti imaš i da posvetiš 15-30 minuta svog vremena da to poslušaš, zapišeš u kalendar, pretočiš u mail, pošalješ, ukratko da napraviš sve ono što bi oni trebali zapravo napraviti.

Osim što to spada pod delegiranje posla , stvar s glasovnim porukama je dosta nezgodna zbog svoje prirode. 

Glasovne poruke najčešće ne možeš preslušati odmah obzirom da zaista nije pristojno upaliti zvuk usred ureda kojeg dijeliš s drugima, tijekom ručka u vrijeme pauze ili na nekog drugom mjestu gdje su ljudi, jer nije ni zgodno da svi čuju što druga strana ima za reći. I tako onda čekaš neko prikladno vrijeme kad si sam/a da slušaš po minutu ili 10 minuta što druga strana ima za reći pa da kreneš raditi.

Mislim da ljudi koji šalju poslovne glasovne poruke uopće ne misle na to.

Nakon što sam u više navrata zaboravila preslušati te poruke jer ih nisam mogla slušati odmah po primitku, shvatila sam da zbog njih gubim previše svog vremena i da zapravo glumim tuđu tajnicu. 

Kad su se glasovne poruke od nekih poslovnih partnera krenuli nizati, pa su, umjesto da ona bude neka iznimka kad čovjek zaista ne može tipkati, postali pravilo, uvela sam pravilo da ih ne preslušavam. Jer sam se znala gristi kad bi ih zaboravila.

Jednom sam poruke poslušala tek nakon 23 dana jer prvih dana nisam uspijevala naći 20 minuta za preslušavanje tri uzastopne poruke, a onda sam jednostavno zaboravila na njih. I na posao koji mi nije bio na nijednom poslovnom kanalu zabilježen. Klijentica se naljutila na mene. A ja sam se osjećala loše.

Korporativni program

ENT Summer Camp – 25 godina razvojnih prilika za mlade

tamna strana jeftine mode

Majica od 5 eura, problem od milijardi: Moda postala ekološki teret

Stoga na svaku glasovnu poruku za koju vidim da traje dulje od pola minute odgovorim „Izvinite, ne radi mi zvučnik, možete li mi to poslati emailom“ ili samo „Molim vas da mi sve pošaljete emailom, nezgodno mi je sve pamtiti.“

Uglavnom, ako šaljete glasovne poruke svojim poslovnim partnerima, razmislite o drugoj strani. Kako će se primatelj osjećati i jeste li ih doveli u nezgodan položaj.

▪ Glasovne poruke ne spadaju u uobičajene kanale komunikacije. Ako druga strana nema instaliran WhatsApp ili neku drugua aplikaciju za chat na svojoj web stranici, znači da to nije kanal za poslovnu komunikaciju s tom osobom.

▪ Poruke ne šaljite izvan radnog vremena i neradnim danima. Nije izgovor kako ne znate kako je danas neradan dan, da vi svejedno radite ili da ne očekujete odgovor odmah. Primanje poruke izvan radnog vremena stvara stres primatelju. Kod emaila možete nešto napisati u subotu u 5 ujutro i zakazati slanje poruke za npr. ponedjeljak ujutro kad je pristojno, ali glasovna poruka stiže odmah. To je bitna razlika.

▪ Primatelj se zbog toga može osjećati kao da je vaša tajnica. U redu je poslati vrlo kratku glasovnu poruku da nešto potvrdite, ali nimalo ako dajete upute ili nešto komentirate što druga strana treba zapamtiti. Ne očekujte da druga strana zapisuje stvari iz vaše poruke i pogotovo da vam na osnovu poruke odgovori mailom.

▪ Ako šaljete glasovne poruke, skratite poruku i zbog drugog razloga. Većina ljudi ne može se fokusirati na tri ili 13 minuta nečijeg toka misli usred drugog posla, te je šansa da primatelj zaboravi nešto ili sve bitno iz te poruke velika.  Pisani trag je uvijek bolji jer se i primatelj i pošiljat mogu lako vratiti na poruku.

▪ Ne računajte da će te poruke biti preslušane odmah ili tog istoga dana. Glasovne poruke nije pristojno slušati u društvu. Zato ih primatelji nerijetko ne poslušaju odmah, a nekad i ih zaborave jer i oni imaju drugih poslovnih i privatnih obveza.

Ovih pet stvari možda su dovoljno dobri razlozi da prestanete sa slanjem poslovnim glasovnih poruka. No možda sam ja samo starog kova. Spadam u generaciju X i imam 45 godina. Što znači da nisam neki dinosaur koji ništa ne razumije. I moja generacija su digitalci, oni prvi. Moja generacija radit će još minimalno 20 godina. Znam da je smo drugačiji od generacije naše djece. Sad je sve video i sve je glas. I sadržaj i  pretrage i poruke.

Brži ste od nas, vaše vrijeme dolazi i pregazit ćete nas. Svaka nova generacija to prirodno radi prethodnoj. Znam da glasovne poruke neće nestati. Možda su nešto novo normalno na što se valja tek naviknuti.

Ali svejedno na koji način i u kojem formatu šaljete poruke, mislite na primatelja poruke.