O tome zašto isprintani eRačun nije pravovaljana isprava u poreznom nadzoru, koje su najčešće pogreške poduzetnika prilikom pohranjivanja eRačuna te kako se osigurati da su eRačuni arhivirani u skladu s važećim zakonima, govori Maja Živanović Ivankić, porezna savjetnica i potpredsjednica Hrvatske komore poreznih savjetnika.

Koji su trenutno najveći izazovi za poduzetnike u vezi s arhiviranjem eRačuna?
Ako poduzetnici pravilno arhiviraju eRačune, sukladno računovodstvenim i porezni propisima, onda ne bi trebali imati nikakve izazove jer je zakon nedvojben i propisuje da se računi čuvaju kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade. Međutim, iz prakse znamo da postoji zapanjujuće velik broj poduzetnika koji ne znaju ili smatraju da se pravila oko arhiviranja elektroničkih računa (eRačuna) koji su dio knjigovodstvenih isprava na njih ne odnose.

Najčešći izgovor poduzetnika za ispisivanje zaprimljenih eRačuna je kako smatraju da je to zapravo izvorni račun s obzirom na to da nisu obveznici javne nabave pa se, sukladno tome, na njih ne odnosi obveza sigurnog i kontroliranog eArhiva. To je trenutno točno, jer nisu obvezni slati i primati eRačune, ako ne posluju s javnim i sektorskim naručiteljima.

No, praksa je pokazala sve veću digitalizaciju u svijetu poduzetništva, te su se i dobrovoljno prepoznale prednosti eRačuna, a samim time i dobrovoljnog zaprimanja istih, pa ako su ti poduzetnici ikada poslali ili zaprimili makar i jedan eRačun, obvezan je osigurati eArhiv kako bi mogao čuvati dokumente u izvornom obliku. Na to ih obvezuje više pozitivnih propisa, a između ostalih Zakon o računovodstvu, Opći porezni zakon, Pravilnik o provedbi Općeg poreznog zakona, Zakon o porezu na dodanu vrijednost, kao i Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost.

Koje su najčešće pogreške koje poduzetnici rade prilikom pohranjivanja eRačuna i kako ih mogu ispraviti?
Struka sve više smatra da je najveći uzročnik problema slikovni prikaz eRačuna u PDF obliku koji se šalje uz strukturirani dokument, odnosno pogrešno mišljenje kako je PDF oblik dokumenta zapravo izvornik, pa je u poslovanju poduzetnika to ostala uvriježena praksa kako bi se, koliko toliko, olakšao prijelaz s papirnatog računa na elektronički.

Drugi problem je nastao u manjku edukacije primatelja i pošiljatelja eRačuna, ali i najčešće preopterećenosti knjigovođa koji su trebali biti ključni pokretači promjene navika, rekla bih čak i svijesti, o prednostima koje donosi digitalizirani proces. Ako znamo da je elektronički račun definiran kao račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu, onda bi trebalo biti jasno da je to XML.

No, postoje tisuće poslovnih subjekata kojima to još nije jasno i koji preuzimaju isključivo PDF oblik, koji je slikovni prikaz, pa ga ispišu kako bi ga knjižili, ručno likvidirali, evidentirali na njemu broj ulaznog računa i pospremili ga u registrator. Nažalost, među njima je još uvijek i veliki broj knjigovođa koji su tako naučili raditi i ne vjeruju digitalizaciji, već ručno prepisuju svaku brojku s računa.

Digitalna transformacija

Private GPT: Ključ sigurne i suverene umjetne inteligencije u suvremenom poduzeću

Projekt

Wellovar – projekt koji donosi snažan zamah kontinentalnom turizmu

Iako je to potpuna degradacija značajki digitalnog dokumenta, koji je usklađen s EU normom za eRačun, i uveden upravo kako bi se eliminirali troškovi nepotrebnog rada, papira, registratora, tonera i dostave, mogu razumjeti takve knjigovođe koji vjeruju isključivo svojim prstima, međutim i unatoč tome moraju imati svaki zaprimljeni elektronički račun u njegovom izvornom obliku, odnosno XML-u.

Ponovit ću, čak i da su zaprimljeni ili poslani elektronički računi pohranjeni u PDF slikovnom obliku eRačuna, a pritom ti dokumenti isprintani i arhivirani u registratoru, ako iste nemaju pohranjene u izvornom obliku, ne poštuju se računovodstveni i porezni propisi, pa se ne može ni dokazati vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost dokumenta u slučaju nadzora.

Mnogi poduzetnici nisu svjesni da neispravno arhiviranje eRačuna može dovesti do poreznih prekršaja što ih na kraju može skupo stajati. Koji su rizici i moguće sankcije?
Ne želim stvoriti dojam da isključivo poduzetnici krše propise vezano uz arhiviranje jer smatraju da kao neobveznici javne nabave nemaju ni obvezu eArhiva, budući da postoji veliki broj javnih i sektorskih naručitelja koji, iako zakonski obveznici, nisu u potpunosti savladali procese koje im je donio eRačun.

S obzirom na to da je Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi na snazi od 2018., odnosno 2019. godine, a da jasno upućuje na obvezu arhiviranja eRačuna i pratećih isprava sukladno računovodstvenim i poreznim propisima, kao i da daje upute o izboru pružatelja usluga elektroničkog arhiva, začuđujuće puno obveznika javne nabave još uvijek ne postupa u skladu s navedenim. Podsjetit ću da je EU, donoseći Direktivu 2014/55/EU, kao jedan od razloga uvođenja eRačuna u javnonabavni proces u svim zemljama članicama, istaknula cijenu papirnatih računa.

U to su, između ostaloga, uračunati nepotrebni sati rada, troškovi arhiviranja, kao i troškovi potrošnog materijala koji, kako mi se sve više čini, mnogi uopće ne doživljavaju kao trošak. Jedan ispisani papir ili deset, nije važno, jer to je trošak od nekoliko centi. U jednoj godini, centi se pretvore u tisuće eura koji su se mogli korisnije utrošiti jer danas ne postoji prepreka da bilo koja organizacija uspostavi potpuno bespapirno poslovanje.

Praksa je pokazala da nemali broj javnih i sektorskih naručitelja ispisuje račune za knjiženje i likvidiranje pa ih onda opet skeniraju kako bi zadovoljili obveze izvještavanja ili postupaka javne nabave. Nije onda ni čudo da je većini poduzetnika elektroničko arhiviranje apstraktan pojam. Moram naglasiti da je iz perspektive poreza i porezne usklađenosti ovo pitanje još osjetljivije jer, ako društvo priznaje pretporez po zaprimljenom eRačunu na temelju PDF oblika računa ili njegove papirnate kopije, a nema dostupan izvornik, koji je jedini pravovaljani dokument, korištenje tog pretporeza može biti osporeno u slučaju poreznog nadzora.

Pitanje je i koliko oni koji obrađuju takvu dokumentaciju prepoznaju te rizike i upozoravaju poreznog obveznika na možebitne posljedice za poduzeće, odnosno njegovo poslovanje. Naime, kada nije moguće potvrditi ispravnu pohranu eRačuna sukladno regulatornim zahtjevima, trebalo bi se ozbiljnije ukazivati na neispunjavanje pozitivnih zakonskih propisa kako bi se minimizirali možebitni budući financijski udarci.

Ključno je i da se poduzetnici, CFO-i i financijski direktori aktiviraju i već sada procijene jesu li njihovi procesi arhiviranja usklađeni s važećim propisima, odnosno jesu li njihova poduzeća spremna za najavljivane regulatorne zahtjeve. Što se tiče sankcija, dat ću jedan svakodnevni primjer, a to je gore spomenuti odbitak pretporeza. Pravo na odbitak pretporeza, između ostaloga, temelji se i na posjedovanju vjerodostojne knjigovodstvene isprave. Ako je eRačun ispisan i čuva se samo u papirnatom obliku, bez njegovog izvornika, vjerodostojnost takve isprave se ne može potvrditi.

Posljedično, porezni obveznik gubi pravo na odbitak pretporeza po takvom računu, odnosno Porezna uprava može osporiti pretporez zbog nedostatka vjerodostojne dokumentacije. Kazne zbog nepoštivanja formalnih uvjeta, odnosno čuvanja u zakonskim rokovima mogu iznositi od 260 do 66.360 EUR (Za ponovljeni prekršaj i do 92.900 EUR) za pravne osobe te od 130 do 6.630 EUR za fizičke osobe, što je daleko veći financijski udar na tvrtku od možebitnih desetak eura mjesečno, koliko u prosjeku košta eArhiv za malog poduzetnika.

Zašto je čuvanje eRačuna isključiva odgovornost poduzetnika, a ne informacijskih posrednika?
Uspostava elektroničkog arhiva za eRačune i druge elektroničke knjigovodstvene isprave je isključiva odgovornost poduzetnika, odnosno odgovorne osobe koja je ovlaštena za zastupanje društva. Nitko tko se ozbiljno bavi biznisom ne smije reći da on ne zna gdje su mu računi ili kako se oni čuvaju jer se time bavi netko treći. U ranije spomenutom Zakonu o računovodstvu ima jedan članak koji se odnosi upravo na likvidaciju dokumenata i tamo stoji da je poduzetnik, ili osoba koju on odredi, odgovoran za kontrolu vjerodostojnosti knjigovodstvene isprave.

Ako je do poduzetnika došao ispisani eRačun ili skenirani PDF takvog računa, kako on ili osoba koju je odredio mogu provjeriti vjerodostojnost, cjelovitost i čitljivost dokumenta, ako nemaju izvornik niti znaju postoji li? On svojim parafom, ili nekim drugim oblikom odobrenja, jamči da je taj dokument vjerodostojan i samim time je pred zakonom odgovoran za njega. Nadalje, propisano je i da je poduzetnik dužan poduzeti mjere da računovodstvena dokumentacija bude zaštićena od gubitka, oštećenja i osigurati da potrebna tehnička oprema, nositelji podataka i softver budu zaštićeni od zlouporabe, oštećenja, uništenja, neovlaštenog ometanja, neovlaštenog pristupa, gubitka, krađe ili otuđenja.

No, pretpostavljam da je vaše pitanje usmjereno na nedavnu raspravu koja se vodila po strukovnim i poduzetničkim grupama na društvenim mrežama kada je informacijski posrednik, servis mojeRačun, najavio brisanje dokumenata primatelja koji nemaju ugovoren eArhiv s 31. ožujkom 2025. godine i da nakon toga oni više neće moći doći do svojih izvornika.

Mišljenja sam da servis mojeRačun ima svako pravo obrisati dokumente koje nisu ugovorno obvezni čuvati. Koliko se moglo iščitati te na temelju komentara korisnika, došla sam do zaključka kako je informacijski posrednik godinama educirao i upozoravao na obvezu čuvanja izvornika, međutim i dalje bilježe preuzimanje isključivo slikovnih prikaza računa, što je potvrda ona dva temeljna problema o kojima sam govorila, zbog čega je odlučio da neće više snositi trošak tuđeg poslovanja. Koliko znam, dan je i poprilično dugačak rok za preuzimanje arhive povijesnih dokumenata, što je također poštena poslovna praksa, a negativna percepcija se stvorila upravo iz razloga što postoji ogromno nepoznavanje računovodstvenih i poreznih propisa pa subjekti i dalje ne prihvaćaju da su njihove knjigovodstvene isprave isključivo njihova obveza.

Dodala bih samo da, kada poduzetnici preuzmu tu svoju eArhivu, obavezno sačuvaju izvornike u XML-u jer sve ostalo nije eRačun u smislu zakonskih propisa. Ako ne žele razmišljati o tom segmentu posla, odnosno pratiti zakonske obveze za ispunjenje uvjeta osiguranja vlastitog eArhiva, mogu ugovoriti siguran i kontroliran eArhiv informacijskog posrednika u Hrvatskoj ili EU.

Kako poduzetnici mogu osigurati da su njihovi eRačuni pohranjeni u skladu s važećim propisima?
Prvi potez bi svakako trebao biti da utvrde imaju li izvornike svojih eRačuna i, ako ih nemaju, da zatraže od informacijskog posrednika preuzimanje povijesne arhive dokumenata. Što treba osiguravati elektronički arhiv, između ostalih, do svibnja 2023. godine propisivao je i Zakon o elektroničkoj ispravi kada ga je zamijenila eIdas uredba, no prije nego netko zaključi da je super ideja pohraniti sve na CD, USB ili tvrdi disk, podsjetit ću da se vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i čitljivost dokumenta moraju osigurati kroz čitav rok čuvanja eRačuna.

Ako tvrtka nema vlastite servere na više geografskih lokacija i stroge protokole oko pohrane i čuvanja podataka sukladno navedenoj zakonskoj regulativi, moj izbor za uslugu elektroničkog arhiva bi uvijek bila tvrtka kojoj je to core business. Ako konkretno govorimo o čuvanju elektroničkih knjigovodstvenih isprava, prvi izbor mi je uvijek informacijski posrednik koji mi već pruža usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja i slanja elektroničkih računa.

S obzirom na najavljenu Fiskalizaciju 2.0, što bi se trebalo izmijeniti u zakonodavnom okviru i kako će to utjecati na poslovanje?
Fiskalizacija 2.0, odnosno implementacija sustava za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom eArhivom te naprednog online knjigovodstva u sustavu PDV-a, donijet će skoro kompletnu digitalizaciju poslovanja u razmijeni eRačuna između poreznih obveznika, što će poduzetnike dodatno administrativno rasteretiti, a to je po meni jedna od najvećih prednosti.

Najavljenim izmjenama zakona, eRačun postaje obvezan za sve porezne obveznike, a s njime dolazi i eArhiv koji će zamijeniti potrebu za papirom, registratorima, ormarima i prostorijama za njihovo arhiviranje. Osim toga, primjenom ovoga zakona Porezna uprava će moći pratiti PDV u stvarnom vremenu. Veliki je to iskorak u borbi protiv sive ekonomije i dobar zamašnjak u smislu gospodarskog rasta. No, vratit ću se na prednosti za obveznike, a najviše za one koji obrađuju takvu dokumentaciju, a to su najčešće knjigovođe i naglasiti da, osim što se ukida desetak izvještaja koji su bili veliko opterećenje, konačno se uspostavlja bespapirno poslovanje koje ovaj put ne staje samo na odnosu s državom, nego se prelijeva i na odnos s poslovnim partnerima.

Prijedlog Zakona o fiskalizaciji, koji je upravo izašao na e-savjetovanje, dosta detaljno raspisuje obvezu eArhiva pa vjerujem da više neće biti nedoumica oko toga na koga se odnosi. U trenutnom prijedlogu navedenog Zakona ima jedan zanimljiv podatak vezan upravo uz eArhiv. Naime, procijenjeno je da će prelazak s analognog na eArhiv u gospodarstvu donijeti uštedu od oko 3,25 milijuna eura, što je ujedno pokazatelj koliko poslovni subjekti trenutno troše na troškove koje ne doživljavaju kao trošak.

Kako će EU strategija “Digitalno desetljeće Europe” utjecati na obveze poduzetnika vezane uz elektroničke račune i njihovu pohranu?
Fiskalizacija 2.0 je jedan od projekta koji se financira kroz NPOO u koji je, kao što je poznato, kao jedan od strateških ciljeva uvrštena zelena i digitalna tranzicija. EU je strategijom koju navodite postavila vrlo jasne ciljeve za sve zemlje članice, između ostaloga da će se javna uprava digitalizirati 100%, a da će 75% poduzeća u EU koristiti računalstvo u oblaku, umjetnu inteligenciju i big data.

Kasnije je još dodano da više od 90% MSP-ova mora doseći barem osnovnu razinu digitalnog intenziteta, a to je, kada usporedimo Hrvatsku i ostale članice, primjena eRačuna, eArhiva i ostalih digitalnih usluga koje omogućuju bespapirno poslovanje. To smo imali prilike vidjeti da se provodi i kroz bespovratna sredstva iz NPOO za digitalizaciju MSP-a, a takve aktivnosti bi se trebale i dodatno intenzivirati u narednim godinama.

Kako biste savjetovali poduzetnike koji su već pogriješili u arhiviranju eRačuna – što mogu učiniti kako bi izbjegli potencijalne kazne?
Prvi korak je utvrditi imaju li izvornike eRačuna, a potom, ako ih nemaju zatražiti informacijskog posrednika da im omogući pristup povijesnoj arhivi dokumenata, ako su je pohranili za primatelje. Oni posrednici kojima je to core business, trebali bi pružati tu mogućnost.