Posljednjih dvadesetak godina zamisao o vremenu kojim se može svjesno upravljati doživjela je pravi procvat u SAD-u i Velikoj Britaniji. Glavna postavka cijele teorije je jednostavna: čovjek današnjice ne zna učinkovito upravljati svojim vremenom, a to ga sprečava da maksimalno učinkovito iskoristi svoje poslovne i ljudske kapacitete. Teoretičari su izračunali da se time managementom čovjekovi kreativni kapaciteti mogu utrostručiti. Premda je vještina upravljanja vremenom danas profesija za sebe u kojoj se treneri specijaliziraju za pojedina područja života i rada, te uz malo dobre volje svaki pojedinac može i sam shvatiti temeljna načela i primijeniti ih na svoju životnu situaciju.

Dragocjeno i ograničeno
Kako bismo mogli početi osviješteno upravljati vremenom, prvo moramo steći svijest o tome koliko je dragocjeno, a vrijeme koje nam je na raspolaganju ograničeno. Među ostalim, to podrazumijeva i nastojanje da drugima ne dopustimo nepotrebno trošenje našeg vremena. Ključ uspješnog upravljanja vremenom je stvaranje razrađenih kratkoročnih i dugoročnih ciljeva poredanih prema kriteriju prioriteta i prema strategijama djelovanja. Jasni planovi znatno će povećati našu učinkovitost i spriječiti nepotrebno rasipanje vremena u radnom procesu. Stručnjaci time managementa savjetuju da ako želimo pronaći dodatno vrijeme u danu, moramo posegnuti za tzv. skrivenim vremenom, onim u koje se ubrajaju svi dijelovi dana kada ne radimo ništa, primjerice kad čekamo da dođemo na red kod zubara, kad čekamo vlak, tramvaj, zrakoplov ili omiljenu televizijsku emisiju. Dodatno vrijeme možemo pronaći tako da odredimo dan u tjednu kada ćemo ustati sat vremena prije ili krenuti na počinak sat poslije nego obično. Zadaće s kojima se suočavamo trebamo rješavati postupno. Nikako ne smijemo čekati da se nagomilaju kako bismo ih tek tada riješili. Veoma je važno i druge naučiti da štede naše vrijeme. Zbog toga ih moramo naviknuti da nas oslobađaju nepotrebnih obveza koje nisu dio našeg područja rada.

Ulaganje i štednja
Idući je važan korak naučiti ulagati u vrijeme kako bismo na njemu uštedjeli. Želimo li to naučiti, novac i vrijeme trebamo svjesno ulagati u ovladavanje vještinama i novim tehnologijama, što će nam omogućiti da ubuduće budemo znatno učinkovitiji u poslu. Na to se nadovezuje i vještina upravljanja tako da za sve imamo rezervnu varijantu. Prema jednom od temeljnih načela, poslovnim sastancima treba se koristiti isključivo za rješavanje problema, a sve informacije o pojedinom poslu unaprijed treba priopćiti kolegama e-poštom, telefaksom ili telefonom. To su glavne postavke time managementa koje se u praksi razrađuju do najsitnijih detalja ovisno o području. Stoga je on namijenjen biznismenima, domaćicama, sportašima, studentima i đacima. Ukratko, svima koji žele kvalitetnije organizirati svoje vrijeme.

(pd)

Osnovna preporuka stručnjaka poslovnim ljudima

Odvojite vrijeme za slanje i primanje e-pošte. Dva termina dnevno trebala bi biti dovoljna.
Utvrdite što na poslu posebno dugo odgađate. Odgađanje izvršenja zadataka uzrok je pada učinkovitosti u poslovnom i osobnom životu pa nastojte ga uočiti i rješavati prije svega ostaloga.
Papirima rukujte samo jedanput. Istraživanja provedena u SAD-u pokazala su da većina menadžera pojedine papire sa svoga radnog stola uzme u ruke od 30 do 40 puta prije nego što nešto s njima učini. Zato ne rabite radni stol kao odlagalište, već papire kojima se ne želite baviti odmah odložite u posebnu, za to predviđenu mapu.
Izbjegavajte nazivati poslovne suradnike ponedjeljkom ujutro ili petkom poslijepodne ako nije riječ o hitnom poslu. Statistike pokazuju da su ponedjeljkom ljudi najzauzetiji poslovnim obvezama, a petkom popodne su mislima već na slobodnom vikendu.
Jedan sat u tjednu posvetite uređenju ureda. Urednost osigurava preglednost, a preglednost omogućava upravljanje vremenom.
Vrijeme predviđeno za sastanke planirajte prema kriteriju prioriteta poslova. Određivanje prioritetnih zadataka donijet će veće rezultate i pokrenuti nove projekte i ljude.
Tijekom poslovnog sastanka pronađite vremena za kratak pregled odrađenog dijela. Time se osigurava učinkovito i potpuno odrađivanje preostalog dijela sastanka.
Sastanci neka traju do 45 minuta, a samo ako je materija iznimo zahtjevna, najviše do 75 minuta. Važne poslove obavljajte rano ujutro jer se vrijeme za obavljanje teških poslova pronalazi sve teže kako dan odmiče.