Narodne novine d.d., tvrtka u državnom vlasništvu s 530 zaposlenika, koja se bavi trima osnovnim djelatnostima – izdavaštvom, trgovinom i proizvodnjom/tiskom – imala je izvanredno visoke troškove ispisa i kopiranja u svojim uredima zbog neracionalnog korištenja malih stolnih pisača i nedostatka nadzora nad time što se ispisuje.

Prema dostupnim izračunima mjesečna količina ispisanih stranica dosezala je 150.000 stranica, a od toga 20.000 u boji. U uredima su se koristila jedan ili dva stolna pisača, a ukupno je bilo otprilike 120 uređaja pet različitih proizvođača. Osim visokih troškova koje predstavlja održavanje tolikog broja uređaja – koristili su otprilike 15 različitih modela – tvrtka je ocijenila i da je 70 posto ispisne infrastrukture starije od četiri godine. "Spoznali smo da nam je potrebno rješenje za smanjenje i učinkovitiji nadzor ispisa i troškova, racionalizaciju ispisne infrastrukture, preusmjeravanje zahtjevnijih zadataka ispisa na naprednije uređaje, smanjenje broja uređaja i količine potrošnog materijala", objasnio je dr. Petar Piskač, predsjednik uprave Narodnih novina d.d. "Uz odgovarajuće rješenje morali smo smanjiti troškove za 20 do 30 posto, a bili smo svjesni i da ćemo morati znatno promijeniti način rada i navike zaposlenika."

Povećanja produktivnosti 
Tvrtka Oganj d.o.o. čija je ponuda uz Canonovu podršku izabrana na natječaju, u velikoj mjeri i zbog poznate kvalitete Canonovih uređaja, u prvoj fazi potpisala je ugovor za pilot-projekt.  Na razdoblje od godinu dana postavila je svoje uređaje za koje su Narodne novine plaćale paušal. Programsko rješenje za upravljanje infrastrukturom za ispis uniFLOW u vlasništvu je Narodnih novina budući da im se ulaganje s omogućenim uštedama trebalo vratiti već za godinu dana."Analiza prvobitnog stanja pokazala je da bi se postavljanjem jednog ili više višenamjenskih uređaja na hodnicima pojedinačnih katova postigla najniža cijena ispisa i optimalni raspored za osiguravanje odgovarajuće razine produktivnosti zaposlenik", objasnio je Anđelko Škeva, direktor tvrtke Oganj. Postavljeno je dvanaest višenamjenskih uređaja Canon imageRUNNER ADVANCE C2020L, iRA 6055 i iR 3225N te šest stolnih pisača Canon, a naručitelj je u toj fazi zadržao i osamdeset postojećih pisača drugih robnih marki u matičnoj zgradi te pedeset pisača u podružnicama u Hrvatskoj.

Rješenje je dimenzionirano na mjesečnu količinu od 220.000 ispisanih stranica i optimizirano za postizanje odgovarajuće razine produktivnosti zaposlenika.Za upravljanje cijelom infrastrukturom implemen tirali su rješenje uniFLOW da bi pomoću njega točno utvrdili troškove i optimizirali dokumentacijske procese. "Iznenadila nas je točnost i količina podataka koje smo uspjeli dobiti u toj prvoj fazi", izjavio je dr. Piskač. Sustav svakodnevno koristi 400 zaposlenika, a uniFLOW pritom vodi računa o tome da se većina ispisa izvodi na ekonomičnijim Canonovim višenamjenskim uređajima. Sustav je postavljen tako da daje prednost obostranom ispisu, a korištenje tiska u boji omogućuje samo po potrebi. Osim nedvojbenih financijskih ušteda mogla se opaziti i znatna promjena u radu zaposlenika. Oni svoje dokumente preuzimaju tamo gdje su im potrebni, a češće koriste mogućnost skeniranja i slanja e-poštom. Uz mogućnosti preusmjeravanja zadataka na uređaje koji već rade skratilo se vrijeme potrebno za ispis. Za održavanje i nadzor infrastrukture koristi se sustav E-maintenance koji administratorima omogućuje uvid u rad svakog pojedinačnog uređaja, a vodi se i statistika ispisa.

Znatne uštede na cijeni ispisa 
Korištenjem uređaja s povoljnijim ispisom po stranici, nižim troškovima spremnika s bojom i servisa mogu se ostvariti znatne uštede na cijeni ispisa po stranici, vjerojatno do 60 posto na trogodišnjoj razini. Na godišnjoj razini ukupna ušteda iznosi otprilike 313.000 kuna, uključujući ulaganje. Projekt je zbog ostvarenih prednosti i uspjeha nakon godinu dana od pilot projekta postao stalni projekt, a optimizacijom ispisa na temelju analiza pomoc?u sustava uniFLOW dodatno je smanjen ukupni broj uređaja na devet različitih modela te četrdeset ispisnih uređaja od tri različita proizvođača. I starost infrastrukture zbog toga se značajno smanjila. Uređaji su kontinuirano bolje iskorišteni, njihovo korištenje je racionalizirano, a koriste se i nove funkcionalnosti. U Narodnim novinama suradnju s tvrtkom Oganj nastavljaju partnerskom ponudom uniFLOWA za partnere Narodnih novina jer je projekt uspješne implementacije postao referenca za daljnju implementaciju sustava upravljanja ispisom u tvrtkama.

Naglašena optimizacija poslovanja

• Korištenjem uređaja s povoljnijim ispisom po stranici, nižim troškovima spremnika s bojom i servisa mogu se ostvariti znatne uštede na cijeni do 60 posto na trogodišnjoj razini
• Sustav je postavljen tako da daje prednost obostranom ispisu, a korištenje tiska u boji omogućuje samo po potrebi. Osim ušteda mogla se opaziti i znatna promjena u radu zaposlenika
• Za održavanje i nadzor infrastrukture koristi se sustavE-maintenance koji administratorima omogućuje uvid u rad svakog pojedinačnog uređaja, a vodi se i statistika ispisa