Potpuna digitalizacija dubrovačke gradske uprave počinje sredinom siječnja primjenom sustava Hrvatske pošte (HP) E-doc. Riječ je o novoj aplikaciji koja bi trebala građanima omogućiti da svu “papirologiju” koju upućuju Gradu, poput zahtjeva za izdavanje lokacijske dozvole, mogu izravno popunjavati preko interneta. Iz Grada smo dobili potvrdu da će se sustav E-doc koristiti u svim upravnim i neupravnim postupcima koji su već u procesu ili tek kreću. Osim što će građani moći pratiti u kojoj je fazi obrada njihova predmeta, E-doc bi trebao troškove administracije gradske uprave smanjiti za 50 do čak 80 posto.

Materijal, oprema, režijski troškovi, pa i utrošeno vrijeme će se smanjiti jer više ne bi trebalo biti ručnog popunjavanja internih evidencija unutar gradske uprave te bi se brže pronalazili potrebni predmeti. “Naš je sustav znatno jeftiniji zato što bi Grad puno više uložio da krene sam razvijati ovakav sustav”, kaže Višeslav Majić, izvršni direktor Ureda za korporativne komunikacije HP-a. Mjesečna pretplata za ovaj sustav po osnovnom paketu stoji 3000 kuna. Samo uvođenje sustava stoji 15.300 kuna, a unos podataka u sustav dodatnih 10.000 kuna. Također doplata na još pet licencija stoji 1950 kuna, a na dodatnih 10 licencija 2800 kuna. “Zadovoljni smo testiranjem programa u gradskoj pisarnici, a uvjereni smo da će građani također cijeniti jednostavnost i lakoću korištenja ovog sustava kao što su bili i djelatnici grada koji su ga testirali”, kaže Zoran Obradović, glasnogovornik Dubrovnika. Prema procjenama koje stižu iz HP-a, jedan grad od 40.000 stanovnika godišnje generira 200.000 nepotrebnih ručnih upisa. Hrvatska pošta najavljuje da će uskoro započeti promociju i u drugim gradovima, a osim gradskih uprava ciljaju i na ministarstva, agencije, zavode, općine, bolnice, domove, fakultete, škole, vrtiće i ostale ustanove. Nudit će se i mogućnost besplatnoga probnog roka. Aplikacija E-doc svim bi uredima omogućila prijem predmeta, urudžbiranje, rad na predmetu i aktima, integraciju s prijemnom knjigom, statusno praćenje postupaka, arhiviranje, rad s datotekama u digitalnom obliku te automatsko pridruživanje preko barkoda.

Dodatni bonus

E-doc bi trebao olakšati kontrolu rada zaposlenika, njihovu efikasnost, smanjiti troškove i olakšati rad u pronalaženju dokumenata. Također više ne bi trebalo biti nepredvidljivih troškova unapređivanja sustava jer bi Hrvatske pošte prema potrebi besplatno dograđivale sustav. Građanima bi trebao koristiti jer ne bi više trebali stajati u redu za popunjenje dokumenata, već bi to obavljali internetom. Bili bi u mogućnosti provjeriti status i točnost predmeta, zaobići dug proces administracije te brže pristupiti svim potrebnim informacijama.