U Narodnim novinama broj 66. od 28. svibnja 2010. objavljen je tekst Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencija iz područja rada i isti je stupio na snagu s 1. lipnja 2010. godine.Od samog početka primjene navedenog Pravilnika, poslodavci koji nam se obraćaju upozoravaju na činjenicu da je primjena prekomplicirana i prezahtjevna posebno obzirom na odredbu članka 9. Pravilnika kojom je propisano da je poslodavac dužan evidenciju o radnom vremenu voditi po razdobljima isplate plaće i naknade plaće, a mora se voditi uredno, razumljivo i ažurno na završetku radnog dana radnika. U slučaju da neki od tih podataka nije poznat na kraju radnog dana radnika, poslodavac je dužan isti evidentirati odmah po saznanju toga podatka.

Stvarni život
Ono što je bitno za naglasiti jest da u stvarnom životu vrlo često dolazi do problema u kašnjenju dostave podataka od strane samih radnika, primjerice kod dostave doznaka za bolovanje, kao i situacija u kojima je radnik odsutan i javi se poslodavcu, ali tek naknadno s poslodavcem definira osnovu odsustva (godišnji odmor, plaćeni dopust i sl.). Na žalost, to su situacije koje se svakodnevno događaju, a odgovornost za vođenje evidencije je na poslodavcu. Naime, radi se o tome da je vrlo teško u praksi uvjeriti inspektora da poslodavac nije na kraju radnog dana, odnosno u nekom daljnjem roku, stvarno imao saznanja o svim okolnostima te da nije mogao ispuniti obvezu ažuriranja podataka onako kako to propisuje Pravilnik. Dnevno vođenje ovako opsežne evidencije na način kako je sada propisano Pravilnikom zahtjeva, prema informacijama od strane članova Hrvatske udruge poslodavaca, dodatni angažman ljudskih resursa, pa i drugačije radno vrijeme osoba koje će to raditi odnosno iziskuje prekovremeni rad za osobe koje ažuriraju Evidenciju nakon završetka radnog vremena. Dakle, za same poslodavce naložena obveza evidencije uzrokuje značajni porast troškova angažiranja dodatnih resursa koji rade samo na vođenju evidencije radnog vremena, a posebice je to otežavajuće u tvrtkama koje nemaju jedinstveno radno mjesto, a niti radno vrijeme svih radnika, već određen dio radnika radi u smjenama, s različitim rasporedom smjena koje počinju u različito vrijeme tijekom dana ili noći. Isto tako, postoje situacije kada osoblje prodajnih mjesta ima drugačiji raspored radnog vremena, posebna radna vremena osoblja na neprekinutom održavanju i upravljanju mreže.

Osim toga, prema dosadašnjim saznanjima, poslodavci se susreću s problemima evidencije radnog vremena radnika naročito u djelatnostima kao što su novinski izdavači i informatička djelatnost.Pored svega navedenog, svakako treba uzeti u obzir okolnost da ako se ne vodi evidencija ili se vodi na drugačiji način od propisanog, to se kvalificira kao najteži prekršaj poslodavca (čl. 294. st.1. točka 1.Zakona o radu) te će se, sukladno tome, za ovaj prekršaj kazniti poslodavaca kaznom u iznosu od 61.000 do 100.000 kuna za pravnu osobu poslodavca, odnosno 7000 do 10.000 poslodavac fizička osoba i odgovorna osoba pravne osobe. Mišljenja smo da bi navedena odredba morala biti provediva svim poslodavcima, ali i uvažiti realne mogućnosti vođenja propisanih evidencija jer dosadašnja iskustva govore u prilog tome da problema imaju i mali i veliki poslodavci, dakle i oni koji imaju elektroničko vođenje evidencije, a i oni koji evidenciju vode ručno. Da bi se postigla dnevna ažurnost u vođenju evidencije o radnom vremenu radnika, potreban je dodatni angažman ljudskih resursa kao i provjere i usklađivanja tih podataka s, primjerice, rukovodećim osobljem, kojem se zapravo smanjuje efektivno radno vrijeme na poslovima za koje su angažirani od strane poslodavca.

Nametnuta odgovornost
Primjerice, člankom 8. točka 16. Pravilnika propisana je obveza poslodavca da vodi evidenciju o vremenu nenazočnosti radnika u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena, koja može biti odobrena ili neodobrena od poslodavca. Ovakva odredba predstavlja problem u praktičnoj primjeni kad se radi o nenazočnosti radnika neodobrenoj od poslodavca, a s obzirom da poslodavac u tom slučaju najčešće uopće nema saznanja o izostanku tj. o tome da je radnik napustio svoje radno mjesto. Za poslodavce bi to, s jedne strane, moglo biti vrlo korisno, jer bi u tom slučaju svaki izostanak radnika koji bi bio neodobren od poslodavca, istome omogućio da takvog radnika sankcionira, ali postavlja se pitanje kazne za poslodavca koju bi isti mogao platiti jer radnika nema na radnom mjestu, o čemu poslodavac uopće nema saznanje, ali nije evidentirao izostanak. Mišljenja smo da bi se svakako morala maknuti odgovornost s poslodavca za slučajeve kada se radi o neodobrenom izostanku radnika s posla tj. kada poslodavac takav izostanak nije mogao evidentirati. Visoki i neobjektivni zahtjevi za ovako propisanom dnevnom ažurnošću evidencije radnog vremena mogli bi rezultirati upravo suprotnim efektima od željenih, a to je zaštita samih radnika. Naime, ovako detaljnim i na dnevnoj bazi propisanim sustavom bilježenja nazočnosti radnika i njegovog kretanja tijekom radnog dana, npr. između više poslovnih zgrada poslodavca na jednoj ili više lokacija ili pak odlaskom na sastanke izvan prostora poslodavca, postavlja se pitanje da li će to poslodavci morati zapošljavati nove radnike čiji bi osnovni zadatak bio evidentiranje nazočnosti i kretanja radnika ili će pak dodatno opteretiti radnike koji obavljaju druge poslove što će u konačnici opet dovesti do povećanja troškova poslovanja? S druge strane, u današnjem vremenu u kojem su nužne brze prilagodbe, ne radi li se ustvari i o određenom ograničavanju slobode i stupnja kreativnosti samih radnika neophodnog za nastup na sve zahtjevnim tržištima i industrijama? Hrvatska udruga poslodavaca se i tijekom postupka donošenja Pravilnika protivila odredbama koje su išle u prilog ovako pretjeranom administriranju u svezi nazočnosti radnika te smo mišljenja da su određene izmjene Pravilnika nužne. Mišljenja smo, naime, da se moraju uskladiti, s jedne strane, zahtjev za sigurnošću radnika – tj. da će im se evidentirati odrađeni sati, ali s druge strane uvažiti i potreba poslodavaca da se bave svojom osnovnom djelatnošću, a ne evidentiranjem povezanim s povećanjem troškova poslovanja.