Za radni program potrebno je definirati glavne ciljeve i glavne rezultate projekta. Time u biti definiramo što i zašto radimo. Nakon toga je potrebno razraditi konkretan radni program. Obično se upotrebljava jedna od dvije metode – WBS ili PRINCE-2.

Prva daje prednost razradi prema kriteriju kako će se nešto napraviti, a druga prednost onome što se radi i tome kako su djelomični rezultati između sebe povezani. Koju ćemo metodu upotrijebiti, ovisi konkretno o natječaju. Radni program se razradi do razine na kojoj se ocjenjivač može uvjeriti da znamo što i kako ćemo raditi, da se mogu opravdati svi troškovi koje prijavljujemo i da se u fazi izvođenja može pratiti napredak rada na projektu. Radni program postaje sastavni dio ugovornih obveza. Zato valja paziti što se obećava. Cilj mandžmenta projekta je osigurati postizanje svih projektnih rezultata u predviđenom volumenu, u predviđenoj kvaliteti, u predviđeno vrijeme i s predviđenim resursima. Isto tako mora se osigurati praćenje svih rizika na projektu na dnevnoj bazi i pravovremeno reagirati na nepredviđene situacije. Kad na projektu radi više partnera iz različitih organizacija, vrlo je bitno da postoji dobar konzorcijski ugovor između partnera u kojem su jasno i nedvosmisleno definirana sva prava i obveze pojedinih partnera koja se ostvaruju kroz definirane projektne organe. Menadžment projekta se komplicira kad je riječ o višegodišnjim projektima s više međunarodnih partnera. Tada je potrebno dobro promisliti i obraditi barem sljedeće funkcije menadžmenta: konzorcijski menadžment, menadžment rizika, menadžment znanja, administrativno financijski menadžment i “disemination management”. Prema složenosti projekta poslije se dijeli još na “work package management” i “task management”, a katkad i na “project product management”. O menadžmentu nećemo detaljnije raspravljati jer se o tome mogu napisati cijele knjige. No ako smo prvi put koordinator većeg međunarodnog projekta, onda je dobro uključiti kao partnera i nekog s iskustvom kako bi pomogao u vezi s tim. Ako se razmišlja o tome za kakve projekte se mogu dobiti nepovratna državna sredstva ili novac Europske unije, potrebno je na samom početku shvatiti da se za taj novac kandidira poduzeće koje je prisutno na tržištu.

Treba napomenuti da je državna pomoć u EU zabranjena jer uzrokuje privilegiran položaj na tržištu i daje određenom gospodarskom subjektu prednost pred konkurencijom. Ali kao i uvijek, postoje iznimke. Za lakše razumijevanje uzet ćemo primjere iz državnih pomoći za istraživanje, razvoj i inovacije. Svaki projekt poduzeća koji dobije nepovratni novac mora to zaslužiti. Novac se zasluži onda kad se može utvrditi da će s uspješnim završetkom pripomoći, ispuniti ciljeve zbog kojih je raspisivač i namijenio novac za taj natječaj. Na primjer, povećat će se broj zaposlenih, podignuti dodana vrijednost na zaposlenog, povećati izvoz, poboljšati uvjeti života za hendikepirane ljude, smanjiti utrošak energije ili neki drugi negativni utjecaji na okoliš i slično. Ako se projektom uspije uvjeriti ocjenjivače da je projekt dobar i da ga treba sufinancirati jer je to u javnom interesu, ulazi se u uži izbor. Ali to nije dovoljno. I najbolji projekt ne može biti financiran ako se ne može dokazati da taj projekt treba javno sufinanciranje. A to dokazujemo na taj način da pokažemo da bez javnog sufinanciranja troškova nećemo moći taj projekt uopće izvesti, ili ga možemo izvesti samo u jednom dijelu ili u bitno dužem razdoblju što će izmijeniti njegove pozitivne utjecaje na širu okolinu ili će bitno porasti tržišni rizici rezultata. Primjerice, projekt možda više neće biti rentabilan ako se u cjelini financira s bankovnim novcem i plaća kamate. Znači da projekt koji se može izvesti samostalno ne smije biti financiran i javnim novcem iako je njegova izvedba u javnom interesu. Isto tako je zbog utjecaja na jednakopravni položaj konkurenata na tržištu moguće davati nepovratnu državnu pomoć samo za razvoj do faze prototipa, a priprema na redovnu proizvodnju, investicije u proizvodnoj liniji i slično nisu više kvalificirani kao dopuštena državna pomoć.

Robert Rudolf, stariji partner RR&CO Knowledge Centre Ltd., EU Partners