Kako organizirati efikasan virtualni sastanak – ovo su pogreške koje morate izbjeći

Autor: PD VL native tim , 06. ožujak 2020. u 08:00
FOTO: Press

Prije svega treba ispitati tehnologiju i pripremiti komunikacijski alat, odrediti jasne ciljeve sastanka i ne dozvoliti preduge prezentacije.

Pandemija koronavirusa ljude je iz ureda premjestila u njihove domove, a osim radnog mjesta ništa drugo se nije promijenilo. Radno vrijeme, odnosi s kolegama i sastanci ostali su dio dnevnog reda, samo što je sada potrebno koristiti alternativne načine kako bi se iste aktivnosti i odrađivale. Svoju snagu tu je pokazala tehnologija pa su tako uobičajene aktivnosti poput sastanaka dobile neki drugi naglasak, a to je onaj virtualni. Virtualni sastanak za neke je možda izazov, a za neke ono što će upotrebljavati i u budućnosti. Slika govori tisuću riječi, a video milijun. Da bi se ljudi osjećali kao da su svi na “istom” sastanku, upotrijebite alate za održavanje video konferencije. Komunikacijski alati kao što su Zoom, Skype, MS Teams, Eyeson i GoToMeeting pomažu u personaliziranju razgovora i održavanju angažmana sudionika.

”Da bi virtualni „sastanak“ bio kvalitetan, važno je kratko jasno i u točkama navoditi sve važne informacije te postaviti ključna pitanja, koja su nam potrebna za kvalitetnu pripremu projektne prijave. Prednosti virtualnih sastanaka: small talk sveden je na minimum, ne troši se vrijeme na dolaske i odlaske na i sa sastanka, suvišne teme, „sastanci“ su koncizniji, konkretniji i rekla bih efikasniji jer je vrijeme bolje iskorišteno“, rekla je Kristina Androlić iz tvrtke Androlić konzalting.

Tehnologija mora raditi za vas

Videokonferencije mogu dobro funkcionirati, ali se oslanjaju na snažnu internetsku vezu koja možda nije uvijek dostupna. Da biste znali na čemu ste, ispitajte tehnologiju unaprijed. Kako navode bostonski konzultanti Cary Greene i Bob Frisch, ništa ne ubija zamah na početku sastanka, kao što je kašnjenje, jer ljudi trebaju preuzeti softver, video sustav ne može radi itd. Prije virtualnog sastanka, svi sudionici trebali bi testirati tehnologiju i provjeriti hoće li im pomoći u praćenju sastanka. S obzirom na to da je naglasak na audiovizualnoj prisutnosti, a lica su poželjna karika, provjerite jesu li lica vidljiva. Videokonferencije su učinkovitije kad ljudi mogu vidjeti međusobno izraze lica i govor tijela, a kao i na sastanku uživo vrijede pravila neverbalne komunikacije. Možete zamoliti ljude da sjednu blizu svoje web kamere kako bi se stvorila intimnost sastanka u osobnoj vezi.

Foto: GettyImages

Potaknuti raspravu može biti teško, a virtualnu još teže: pazite na sadržaj, dodijelite uloge…

Kako bi dobili na efikasnosti, prije razgovora postavite jasne ciljeve, vodite dnevni red, a sve što je potrebno razumjeti možete poslati unaprijed na čitanje. Jedina stvar gora od duge prezentacije je duga prezentacija tijekom virtualnog sastanka, slažu se Greene i Frisch. Sastanci bi trebali biti rasprave, a pozadinske informacije trebaju se navesti unaprijed. Ako se netko mora predstaviti, upotrijebite dijeljenje zaslona kako biste vodili razgovor, tako da prisutni mogu doslovno „biti na istoj stranici“.

Zaslon je kod virtualnih sastanaka i videokonferencija vaš najbolji prijatelj, a koristi se između ostalog i za dijeljenje sadržaja zaslona, prozora ili aplikacija korištenih usporedno s konferencijskim alatima. To znači da u datom trenutku svi imaju mogućnost dodavanja sadržaja, spremanja i printanja dokumenta neovisno o fizičkoj udaljenosti. U praksi znači da ako neki od sugovornika ima otvoren određeni dokument na zaslonu svog računala i nešto radi u njemu, sugovornici mogu pratiti sve što se događa i unositi sadržaj zajedno s njime. Na kraju se isti dokument može pohraniti na bilo kojem od računala sudionika s bilješkama svih sudionika sastanka, a to se čini automatski bez potrebe naknadnog slanja dokumenta.

Vaš suradnik osim zaslona je i vaša web kamera, a iako to zahtijeva određenu praksu, iskusni profesionalci koji obavljaju puno virtualnih sastanaka znaju da je kada nešto govorite i objašnjavate sugovorniku potrebno gledati u web kameru. Tako se čini da gledate izravno u sugovornika, a to stvara jaču vezu tijekom rasprave i donošenja dnevnog reda.

Obično je teže upravljati virtualnom raspravom nego osobno. Od koristi može biti određivanje pomagača voditelja, poželjno osobe koja i inače upravlja timovima. Voditelj može također upotrijebiti sustav anketiranja da „preuzme puls“ grupe na određena pitanja i osigura da se čuju svi glasovi i da svi pogledi budu uspostavljeni . Voditelj bi također trebao biti u mogućnosti riješiti osnovna pitanja o tehnologiji koja se koristi.

Sve ove stvari za neiskusne u vođenju virtualnih sastanaka izazivaju glavobolje, a počinju time što prije svega ne znaju kako i kojim alatima si najjednostavnije mogu olakšati ovaj proces. Iz tog razloga A1 je svojim korisnicima omogućio besplatno korištenje video konferencijskog sustava Eyeson do 30. lipnja. U suradnji s Microsoftom svim A1 poslovnim korisnicima osigurano je besplatno korištenje platforme za kolaboraciju i komunikaciju MS Teams do kraja godine.

Paziti na zvuk, pozadinu i odijevanje

Stručnjak za osobni brending Joseph Liu za Forbes objašnjava kako tehnologija nije jedina o kojoj moramo voditi računa, a bitni su i prostor, način na koji pristupamo virtualnom sastanku i ono kako izgledamo.

Ako je vaša soba prazna i neopterećena, to može rezultirati šupljim zvukom koji bi mogao biti nejasan. Namještene sobe stvaraju najbolji zvuk tijekom web konferencija. Ako je soba prazna, čak i stavljanje tepiha ili podnih jastuka na pod može umanjiti odjek i stvoriti bolji zvuk. S druge strane, zbog kvalitete zvuka poželjno je nositi i slušalice. Tako će vas vaši sugovornici još bolje razumjeti.

Iako biljke, police za knjige ili okviri za slike profesionalnog izgleda u vašoj pozadini nisu nužno problem, najsigurnije je izabrati neutralan zid. Nijanse sive ili bijele mogu djelovati dobro. Sve što ometa u pozadini odvratit će sadržaj onog što govorite. Pritom je važno voditi i računa o osvjetljenju pa se tako ne preporučuje voditi sastanke onda kada danje svjetlo počinje gubiti na intenzitetu.

Foto: GettyImages

Praksa pokazuje da se mnogi odlučuju za konferencijske pozive putem svojih pametnih telefona jer su aplikacije obično vrlo jednostavne za korištenje. Ako se odlučite na tu opciju, vodite računa o tome da omogućite stabilnu sliku. Trebate li pisati bilješke, a to vam je otežano držanjem mobilnog telefona u ruci, u toj situaciji odlučite se za prijenosno ili stolno računalo.

Ako se nalazite samo na audio pozivu, slobodno se prepustite pidžami i papučama. Međutim, kod video poziva odijevanje dobiva na profesionalnoj vrijednosti. Preporučuje se oblačenje isto onom koje biste odabrali kada biste se osobno susreli s drugim sudionicima razgovora.

Nemogućnost zajedničkog rada u istoj sobi s kolegama može postati glavni izazov u narednih nekoliko tjedana. Da bi virtualni sastanci funkcionirali, možda ćete trebati prilagoditi način na koji ih vaš tim vodi.

Sadržaj omogućio A1 Hrvatska

New Report

Close