Labirint propisa i procedura kroz koji prolaze obveznici javne nabave uskoro bi mogao promijeniti svoj oblik. Vidljivo je to po Prijedlogu izmjena i dopuna Zakona o javnoj nabavi, koji je Ministarstvo gospodarstva s ciljem modernizacije sustava, povećanja transparentnosti i uklanjanja postojećih nejasnoća 15. listopada uputilo u e-savjetovanje.
Podizanje pragova
Iako prijedlog obuhvaća nekoliko važnih tehničkih i proceduralnih izmjena, najznačajnija je ona koja se odnosi na podizanje pragova za jednostavnu nabavu. <V-a. Na prvi pogled, prijedlog donosi dobrodošlo administrativno rasterećenje jer se podizanjem pragova očekuje smanjenje broja postupaka koji se moraju provoditi prema strogim formalnim odredbama Zakona o javnoj nabavi. Međutim, u praksi bi se moglo pokazati upravo suprotno. Za obveznike Zakona, odnosno za naručitelje i zaposlenike koji pripremaju i provode postupke jednostavne nabave, nove odredbe mogle bi dovesti do dodatnog opterećenja.
Naime, vrlo važna predložena izmjena odnosi se na obvezu prema kojoj će naručitelji za nabavu roba i usluga procijenjene vrijednosti veće od 15 tisuća eura bez PDV-a, odnosno za nabavu radova veće od 35 tisuća eura bez PDV-a, morati obvezno provoditi postupak u modulu jednostavne nabave u Elektroničkom oglasniku javne nabave Republike Hrvatske (EOJN RH). Iako će se time svakako povećati transparentnost sustava javne nabave, operativno gledano, riječ je o dodatnom organizacijskom i tehničkom opterećenju za naručitelje, posebno za djelatnike koji svakodnevno pripremaju i provode postupke jednostavne nabave. Do sada su naručitelji imali slobodu određivanja načina objave postupaka jednostavne nabave. Mnogi su ih jednostavno provodili putem vlastitih mrežnih stranica ili slanjem poziva na dostavu ponuda putem elektroničke pošte. Prema novom prijedlogu, objava u EOJN RH postaje obvezna za sve jednostavne nabave iznad navedenih pragova, što znači: više administracije, više formalnih koraka i potrebu za dodatno educiranim osobljem koje će unositi podatke u sustav EOJN RH.
Rad u novom EOJN RH sustavu zahtijeva specifična znanja i svakodnevnu praksu. Kako bi postupci naručitelja bili zakoniti i pravilno provedeni, potrebno je razumjeti sve funkcionalnosti sustava i propisane procedure, što je ekspertiza koju moja konzultantska tvrtka svakodnevno pruža naručiteljima.
Loša primjena pravilnika
Osim toga, kao posljedica obvezne objave u EOJN RH za nabavu robe i usluga iznad 15 tisuća eura bez PDV-a, odnosno za nabavu radova iznad 35 tisuća eura bez PDV-a, većina naručitelja morat će izmijeniti svoje interne Pravilnike o provedbi jednostavnih nabava, osobito ako ti akti trenutačno ne predviđaju objavu postupaka u sustavu. Izrada i izmjena takvih akata zahtijeva stručno znanje i iskustvo jer, iako naizgled jednostavni, loše napisani pravilnici u praksi mogu naručiteljima prouzročiti znatne probleme. Takve situacije vrlo su česte u svijetu javne nabave – ono što se čini jednostavno često postane zamka koja poslije dovodi do nepravilnosti ili žalbi. Ti se problemi mogu izbjeći samo kvalitetnim stručnim kadrom koji poznaje sve detalje i specifičnosti pripreme i provedbe postupaka javne i jednostavne nabave.
Kada govorimo o pravilnicima, u IMPULS savjetovanju vidimo da je jedan od čestih problema neusklađenost između pravilnika i stvarne provedbe postupaka. Naručitelji često, osobito kod manjih vrijednosti, ne slijede vlastite procedure jer ih doživljavaju formalnima. Međutim, s obzirom na nove okolnosti, postupke jednostavne nabave treba shvatiti ozbiljno jer svaki propust može rezultirati neželjenim ishodom (problemi s revizijom, poništenje postupaka, gubitak vremena i slično).
Najčešće zamke
Dodatno, praksa pokazuje da je česti operativni problem loše i nejasno napisana Dokumentacija o nabavi (DON) koja je temelj svakog postupka javne nabave. Stoga se nikada ne može dovoljno naglasiti važnost kvalitetne pripreme DON-a. Trud i vrijeme koje posvetite izradi DON-a višestruko će vam se vratiti tijekom faze pregleda i ocjene ponuda jer ćete izbjeći probleme uzrokovane nejasnim ili nedorečenim dokumentima koje ste sami izradili. U praksi često vidimo da zbog manjka kadra ili velikog opterećenja naručitelji brzaju s pripremom dokumentacije i prepisuju dijelove iz postojećih postupaka dostupnih u EOJN RH bez obzira na svoje potrebe u konkretnom postupku. Takav pristup može dovesti do apsurdnih i teško rješivih situacija. Svaki detalj, doslovno svako slovo i zarez, u javnoj nabavi ima svoju težinu. To je posebno važno u postupcima javne nabave koji se provode u sklopu projekata financiranih iz EU sredstava. Takvi postupci prolaze rigorozne kontrole nadzornih tijela (npr. SAFU), a odgovaranje na njihova često složena pitanja zahtijevaju iskustvo i stručno znanje. Ako ih nemate u svojoj organizaciji, ne sramite se potražiti pomoć stručnjaka. Uštedjet će vam vrijeme i novac.
Čest je problem i činjenica da naručitelji tijekom pregleda i ocjene ponuda ne postupaju u skladu s vlastitom Dokumentacijom o nabavi. Analizom rješenja Državne komisije za kontrolu postupaka javne nabave vidljivo je da mnogi postupci “padaju” upravo zbog toga. Naime, objavljena Dokumentacija o nabavi postaje “zakon” za taj konkretni postupak te svako postupanje suprotno njezinim odredbama izlaže naručitelja riziku žalbe i svim posljedicama koje iz nje proizlaze. Kao i u svim granama poslovanja, kvalitetna priprema i pažnja na detalje najčešće su tajni sastojak uspješne provedbe javne nabave. Dolaskom promjena koje predlaže novi Zakon o javnoj nabavi to će biti još više potencirano te će obveznici morati uložiti dodatne napore, ulažući u vlastiti kadar ili angažiranjem vanjskih stručnjaka, kako se proces javne nabave ne bi pretvorio u bezizlazni labirint.
