Poznavanje projekta
Istodobno se ne smije zaboraviti, da kod nepovratnih sredstava obično govorimo o sufinanciranju što znači da dio novca za provođenje projekta moramo osigurati sami. Taj zahtjev obično postavlja EU da bi natjecatelj dokazao interes za projekt, a što osigurava veću sigurnosti da će projekt biti proveden kako je i predstavljen. Zato je važno da kandidat dobro poznaje svoj projekt, jer tada može kvalitetno predvidjeti troškove. Bitno je naglasiti kako su plan troškova i financijska konstrukcija u biti samo procjena.Za dobru financijsku konstrukciju nužno je podrobno proučiti natječajnu dokumentaciju gdje su opisani troškovi. Troškovi se dijele na prihvatljive i neprihvatljive. Prihvatljivi su oni koje ugovaratelj specificira i za koje će moći tražiti sufinanciranje. Ne sufinanciraju se svi troškovi projekta, nego samo oni koje ugovaratelj smatra nužnim odnosno prihvatljivim za takav tip projekta. Prihvatljivost troškova može varirati od priznavanja samo troška rada, pa do vrlo širokog spektra troškova.Postoje i opći kriteriji koji trošak čine prihvatljivim. Troškovi moraju biti stvarni (actual), moraju biti korišteni za ciljeva projekta i očekivanih rezultata, moraju nastati tijekom trajanja projekta i moraju biti zabilježeni u računima izvođača kod kojeg su nastali Neprihvatljivi troškovi su oni koji nastaju na projektu i koje će također trebati financirati. Iako ih obično ne treba navoditi u financijskoj konstrukciji, potrebno ih je poznavati radi sebe da bismo znali koliko će stajati cijeli projekt, odnosno koliko je novca potrebno osigurati za sufinanciranje uz novac za financiranje neprihvatljivih troškova. Primjer neprihvatljivog troška je PDV.Prihvatljivi troškovi se dijele na izravne i neizravne. Izravni nastaju samo zbog jednog projekta te je moguće dokazati da su nastali samo zbog tog projekta. Izravne troškovi se dijele u generičke troškovne kategorije, iako svaki natječaj može definirati vlastite troškovne kategorije. Generičke troškovne kategorije su: troškovi rada i troškovi osoblja, troškovi osnovnih sredstava (oprema), troškovi podizvođača, putni troškovi i konačno drugi troškovi.
Osobine i izračuni
Svaki od ovih kategorija ima svoje karakteristike. Od toga kako izračunavamo trošak rada (bruto I, bruto II, materijalni troškovi, broj efektivnih radnih sati), kako izračunavamo trošak opreme (amortizacija ili nabavna vrijednost), do troškova podizvođača (pravila o javnim nabavama).Postoje dva načina za izračun neizravnih troškova postoje. Prvi, jednostavniji (u budućnosti će se sve manje upotrebljavati), je upotreba paušala (flat rate). To znači, da natječaj određuje stopu neizravnih troškova koju treba primijeniti na izravne troškove da bi se dobio iznos neizravnih troškova. Primjerice, na 100.000 eura izravnih troškova (bez troškova podizvođača) i stopa paušala od 7%, za neizravne troškove, koje nije potrebno dokazati kandidat će dobiti 7.000 eura.Drugi je realno izračunavanje neizravnih troškova(full cost model), gdje je u organizaciji potrebno imati uveden poseban, revizorski provjeren sistem. On omogućava realno izračunavanje svih neizravnih troškova na projektu i u cijeloj organizaciji.Svaki natječaj može definirati vlastita pravila, što je često slučaj. Zato uvijek valja detaljno proučiti troškovna pravila. Ako natječajna dokumentacija ne specificira sve troškove, potrebno je potražiti druge dokumente (specijalna financijska pravila pojedinačnog programa, opća financijska pravila...). Kad su definirani svi troškovi projekta, mogu se staviti u financijsku konstrukciju. To se obično radi kroz preglednu tablicu u kojoj su troškovi raspoređeni po radnim jedinicama, troškovnim kategorijama i partnerima. Dobra financijska konstrukcija je ona koja je što više realnija. U slučaju planiranja više troškova nego što bi to zaista bilo nužno, postoji rizik da će prijava biti odbijena je je projekt preskup. No, ako se isplanira premalo troškova postoji rizik da kandidat morati sam platiti sve troškove koje nije predvidio.Nužno je voditi računa o činjenici da je sve troškove potrebno dokazati Zato, čim počne provedba projekta, valja dobro voditi dokumentaciju da bi se na kraju mogli dokazati troškovi, jer samo u tom slučaju će kandidat dobiti novac iz nepovratnih fondova.
Klemen Srna, savjetnik za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners