Tu je i priprema "kostura" projekta kojim se povezuju ciljevi i prioriteti Europske unije, države i poduzeća. Nakon toga potrebno je iznijeti tvrdnje pomoću kojih se dokazuje da je projekt vrijedan financiranja s javnim novcem, te zašto neće biti postignuti rezultati ako ne bude financiran. Prije pripreme projektne prijave potrebno je izraditi radni program i financijski plan projekta te sustavno pratiti i analizirati otvorene natječaje. Zatim, ako je potrebno, mora se izabrati konzorcij za partnera, pripremiti konzorcijski ugovor i menadžment projekta. Slijedi izvođenje projekta s kontrolom rizika i izradom popratne dokumentacije prema standardima Europske unije. Potrebno je pripremiti izvješća i materijale za reviziju projekta. Na kraju je nužna uporaba prikladnog informacijskog sustava. Mi upotrebljavamo vlastiti proizvod EFAMT. Akcije se izvode u ciklusima po rasporedu od gore na dolje i uvijek se više njih izvodi paralelno. Pošto se taj proces izvodi sustavno, moguće je prijaviti se na efikasan način na više natječaja svake godine, a da se sve faze izvode na kvalitetan i financijski ugodan način. Ove akcije se izvode obično u postojećim službama s postojećim ljudima koji su stručnjaci na svom području, ali je korisno da se u posebnoj "školi" osposobi koordinator tog procesa koji poznaje cjelinu i koji može usklađivati različite službe. Posebna služba se obično formira u većim poduzećima, fakultetima (često i na razini sveučilišta) ili u okviru posebne službe u općinama ili gradovima, ponekad izdvojeno u posebnu pravnu osobu.Bitno je da tome pristupimo dugoročno i sustavno, jer praksa pokazuje da stihijski rad i slučajno prijavljivanje na natječaje kad oni izađu ne donosi prave rezultate i da je vrlo skupo. Ranije smo naučili da je za pripremu kvalitetne prijave potrebno vrijeme, a kad natječaj izađe potrebno je dogovoriti što ćemo i kako, a onda ostaje obično samo još dva ili tri tjedna vremena, što je za kvalitetnu prijavu premalo. A čak ako projekt i dobijemo, imamo ozbiljne probleme s njegovim administrativno-financijskim praćenjem i pripremom izvješća, da ne govorimo o reviziji, jer naši postojeći postupci i procesi nisu tome prilagođeni. Ali isplati se. Onaj koji tome pristupi pravovremeno i ozbiljno bit će pobjednik budućnosti.
Robert Rudolf, stariji partner RR&CO Knowledge Centre Ltd., EU Partners
Kako do novca
1 sustavna potraga za projektnim idejama u organizaciji i usklađivanje s vizijom i strategijom organizacije
2 evaluacija projektnih ideja prema mogućnosti korištenja nepovratnog novca za njihovo financiranje
3 priprema "kostura" projekta kojim se povezuju ciljevi i prioriteti EU, države i poduzeća
4 izrada tvrdnji kojima se dokazuje da se za projekt isplati dati javni novac
5 izrada radnog programa i financijskog plana projekta
6 sustavno praćenje i analiza otvorenih natječaja
7 priprema kvalitetne projektne prijave
8 ako je potrebno, izbor konzorcija partnera, priprema konzorcijskog ugovora i menadžmenta projekta
9 izvođenje projekta s kontrolom rizika i izradom popratne dokumentacije prema EU standardima
10 priprema izvješća i materijala za reviziju
11 upotreba prikladnog informacijskog sustava