26. siječanj 2010.
Nadzor troškova i kvalitete
Koordinator projekta brine se za funkcioniranje radnih zadataka
Kao što smo vidjeli u prethodnim člancima, u izvođenju projekta izrazito je važna komunikacija između svih partnera i koordinatora projekta da bi koordinator znao pravovremeno otkloniti potencijalne poteškoće. Naime, koordinator se brine da se rad na svim aktivnostima (katkad se zovu i radne cjeline ili radni zadaci) odvija prema planu, uz predviđene troškove te u predviđenom kvalitetu.Osim te najvažnije funkcije koordinator ima još jednu bitnu ulogu - on komunicira sa zainteresiranom javnošću o projektu, njegovom napretku te rezultatima.
Šira javnost
Zainteresirana javnost projekta su na prvoj razini predstavnici Europske komisije ili drugog organa koji određenom projektu daruju novac. Drugu, sve popularniju razinu predstavljaju razni vanjski evaluatori ili analitičari koji prate jesmo li dostignuli ciljeve koje smo obećali. U obzir treba uzeti i širu javnost. Komunikacija s predstavnicima Europske komisije u domeni je koordinatora. Samo on/ona može komunicirati s njima. Predstavnici donatora se obično nazivaju službenik ili činovnik projekta (engl. project officer) i nije rijetko da su stručnjaci u samoj biti konkretnog projekta. Pravilo "sve preko koordinatora" još više vrijedi za tzv. zajedničke programe, u kojima obično imamo najmanje tri partnera iz tri različite europske zemlje. Lako je zamisliti konfuziju koja bi nastala kada bi svaki od partnera sam komunicirao s Komisijom. Koordinator tako u ime cijeloga konzorcija predaje financijska i narativna (bitna) izvješća i rješava pitanja koja mogu nastati tijekom njihove kontrole, naravno u suradnji s partnerima projekta. Dobar koordinator zna da je i u interesu predstavnika da bude projekt završen do predviđenoga razdoblja te u predviđenoj kvaliteti.
Neformalni savjeti
Zato nije rijetka praksa da se na svaki sastanak konzorcija poziva i predstavnik donatora (iako možda to nigdje u našem ugovoru o sufinanciranju ne piše). Na tim sastancima predstavnici Komisije nemaju formalno pravo glasovanja, ali njihov neformalni savjet može vrijediti zlata.
Mojca Dušica Zajc, savjetnica za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners