Dobar dan, Porezna uprava, mi smo došli izvršiti porezni nadzor vašeg društva. Rečenica na koju svakom poduzetniku ‘padne mrak na oči’. Tom rečenicom započinje jedno teško razdoblje za vas i vaše društvo. Pribranost, znanje i mudrost su vam najvažnije osobine koje trebaju u nadzoru vašeg društva. Poznavanje procesa nadzora će vam pomoći kako da rasporedite svoju snagu, koncentraciju i resurse, da taj nadzor ispadne što bolje za vas. Pa krenimo s prvim danom dolaska. Ako vas nadzor posjeti bez najave, možete to smatrati jednim nepristojnim ‘činom’ inspektora. Naime, Općim poreznim zakonom (u daljnjem tekstu OPZ), a dijelom i Zakonom o općem upravnom postupku (u daljnjem tekstu ZUP) uređen je cjelokupni postupak nadzora.

Žele li iznenaditi?
Nadzor bi se trebao najaviti 15 dana prije početka za male porezne obveznike, a 30 dana za velike porezne obveznike, a samo u izvanrednim slučajevima nadzor može započeti iznenadno. Međutim, uobičajeno i u pravilu (a po meni nekulturno i protupropisno) Porezna uprava započinje nadzor bez najave dolaskom u vaše društvo. U tom trenutku treba utvrditi je li u pitanju samo njihova navika da se ne najavljuju ili je uistinu sumnja da vas nenajavljenim dolaskom žele uloviti u počinjenju neke utaje poreza ili prekršaju. To ćete vidjeti iz njihovog ponašanja i prvoga kontakta, jer ako nešto sumnjaju, naložit će inventuru, pregled poslovnih prostora i provjeru radnika odmah; ako vidite iz njihovog ponašanja da žele samo da pripremite dokumentaciju za sljedeće dane, znači da je uobičajeni nadzor ili žele uvid u poslovne događaje koje sa sigurnošću mogu vidjeti u poslovnim knjigama. Porezni obveznik – društvo i inspekcijski nadzor su stranke u postupku, kao stranke s pravima i obvezama. Zapamtite, društvo je u jednakopravnom položaju s tijelom koje obavlja nadzor sukladno OPZ-u. Prema tome, ako nemate djelatnika koji zna zakonske propise koji uređuju nadzor, preporučujem da potražite pomoćnika ili poreznog savjetnika koji će vam pomoći u nadzoru. Naime, to su osobe koje ću se moći nositi sa zahtjevima nadzora. Iskustveno, prepustiti da inspektor kontaktira isključivo s računovođom društva, ponekad može biti loše rješenje ovisno o znanjima samog računovođe o procesu nadzora. Naime, računovođe dobro znaju ‘tehničke’ propise koji uređuju poreze, međutim, ne poznaju prava i obveze stranaka u postupku. Nadalje, inspektori vrlo često od računovođa izvuku podatke koje njima koriste u nadzoru, pa da se baš nije ‘izlanuo’, možda to inspektor ne bi uočio. Isto tako, znaju se inspektori neopravdano kretati po vašem društvu da bi prikupili informacije o vašem društvu. Prema tome, sam nadzor treba određenim metodama pratiti i kontrolirati te nikako ne prepustiti svojim djelatnicima u koje nemate povjerenja ili nemaju znanje kako postupati s nadzorom. Nadalje, potrebnu energiju koja je potrebna za nadzor djelatnici vrlo često krivo rasporede, pa umjesto da energiju usmjere na kraj nadzora u trenutku kada je potrebno dokazivanje krivo utvrđenih činjenica, jednostavno se emocionalno istroše na početku nadzora, pa kada je bitno ulaganje energije za dokazivanje pogrešno utvrđenog činjeničnog stanja, jednostavno idu logikom ‘neka utvrde i napišu u zapisnik što god hoće, samo da izađu iz društva’, što može biti vrlo pogubno.

Budite svjesni da nadzor, ako niste izuzetno malo društvo i jednostavno društvo, može trajati i do 6 mjeseci, a ponekad i više. Da će nadzor dolaziti nekoliko dana svaki dan, pa će se događati pauze, pa opet navraćati, pa tako nekoliko mjeseci. U tom kontinuitetu djelatnici izgube pažnju praćenja nadzora, te nadzor završi prilično nekontrolirano i štetno za društvo. Zbog toga treba poduzeti točno određene korake. (Vidi okvir Koraci za nadzor nadzornika.) Neka prvom razgovoru ako je moguće odmah sudjeluju osobe koje će dalje preuzeti kontaktiranje s nadzorom i biti vaši neposredni informatori o tijeku nadzora. Uključite odmah pomoćnika ili poreznog savjetnika ako ste ga predvidjeli kao vanjske suradnike. U prvom razgovoru nadzor je dužan pokazati svoje iskaznice i nalog za nadzor. Na tome inzistirajte. Nalog, uz njihovo odobrenje, preslikajte. Nalogom su utvrđene granice njihovih ovlaštenja u nadzoru poslovnih knjiga. Ono što je bitno, utvrdite koje poreze i doprinose kontroliraju i za koje godine. Izvan ovoga okvira ne bi smjele ići bez nadopune naloga za nadzor. Stvorite odmah jednu ugodnu atmosferu profesionalnog sporazumijevanja. Vrlo primitivno i neprofesionalno zvuče rečenice ‘tko vas je poslao’, ‘zašto ste meni došli, a ne konkurenciji’, ‘ja sam pošten, što ne lovite velike lopove’ i sl. Takve rečenice vas samo diskreditiraju, a nadzor će baš takve rečenice pobuditi na sumnju. Vaš je osnovni zadatak da se upoznate, da saslušate što očekuju u pripremi poslovne dokumentacije, da vam objasne svoje ciljeve nadzora i način rada, formalno će vas upoznati da imate pravo sudjelovati u tijeku nadzora, da dajete podatke i informacije.

Prigovori na nadzor
Ono što vam vrlo rijetko kažu da imate pravo tijekom nadzora podnositi prigovore na nadzor, te da ih ovlaštena osoba prihvaća ili ne prihvaća pisanim Zaključkom. Isto tako, oni će u pravilu sami tražiti svoj prostor i radne uvjete za nadzor. Zatražit će odmah određenu poslovnu dokumentaciju. U pravilu zatraže poslovnu dokumentaciju samo za nekoliko prvih dana. Vi ćete izvršiti prezentaciju svoga društva, svih bitnih elemenata. Pazite, nadzor kada dolazi u društvo osim što zna o vašoj formalnoj djelatnosti, te ono što je vidio iz poreznih kartica i eventualne prijave, ne zna ništa više. Nadzor je educiran da iz vaše prezentacije zaključi koje su ‘slabe točke’ vašeg društva. Prema tome, s prezentacijom vrlo oprezno, da ne date previše informacija koje bi ukazivale na moguće propuste društva. Iz potpitanja se može zaključiti u kojem smjeru imaju namjeru provoditi nadzor. Ono što je važno za vas, da im prezentirate koji su djelatnici ovlašteni od vaše strane da komuniciraju s njima, način dostave dokumentacije, kretanje u društvu, ponudite im radni prostor, omogućite im malu reprezentaciju (u obliku dnevnih kava i sokova), te svakako vaš broj telefona u slučaju bilo kakvih problema. Razgovor s vaše strane mora biti bez nervoze i osjećaja panike. Naime, takva nervoza izaziva sumnju da nešto krijete. Dozvolite da nekoliko riječi iz svoga područja iznesu i vaši suradnici. Uglavnom iz onoga područja koje oni pokrivaju. Napomenite da sukladno OPZ-u očekujete tjedne i završni razgovor u istom sastavu, gdje će se rezimirati cjelokupni nadzor. Ovo ima i psihološki efekt jer im se daje na znanje da ćete suklado OPZ-u uistinu sudjelovati u nadzoru, i to ne pasivno (što nadzor potajno želi), nego aktivno u svakom djelu postupka. Isto tako ih uputite da ćete vi osobno ili vaš ovlašteni djelatnik primati njihove zahtjeve i uručivati fotokopije dokumenata koje traže. Naime, to je bitno iz razloga što je obično uz dokumente potrebno i obrazloženje toga dokumenta, pa na taj način kontrolirate informacije o tom dokumentu te načine intepretacije tih dokumenata. Nadalje, ako bude bilo problema oko interpetacije dokumenta, vi ćete ili stručna osoba puno bolju sliku imati kako iznijeti sve činjenice koje ukazuju da je dokument vjerodostojan.

Dokazivanje dokumenata
Npr. knjigovođa koji predaje dokument u pravilu nema pomoćnu korespondenciju koju ima marketing ili prodaja. Jednostavno dokazivanje dokumenta svelo bi se samo na ono što knjigovodstvo posjeduje, što može biti vrlo nezgodno u daljnjem postupku. U nadzoru je bitan timski rad vaših ljudi, kao i pomoćnika ili poreznog savjetnika. Vrlo često nadzor dobiva pogrešnu sliku o poslovnom događaju jer unutar društva ne postoji kvalitetna korespondencija u slučaju utvrđivanja činjenica. U pravilu sve ostaje na umješnosti knjigovođe kako će se on snaći s nadzorom, a ne društvo kao kolektiv, ne shvaćajući da buduću štetu od krivih intepretacija snosi kolektiv, a ne knjigovođa. Isto tako, ako znate da za sve eventualne pogreške prema Poreznoj upravi ne odgovara knjigovođa niti knjigovodstveni servis, nego odgovorna osoba u društvu, odnosno direktor, razumno je da vi kao odgovorna osoba preuzmete kontrolu nad nadzorom. Ne preporučujem ako imate knjigovodstveni servis koji vam vodi poslovne knjige, da ih uputite na njih i njihov prostor, naprotiv, prostor osigurajte unutar svoga društva, a knjigovodstveni servis i njegovi djelatnici će dostavljati dokumentaciju po potrebi. Bilo bi dobro da se prostor koji im date na raspolaganje može zaključavati te da se do njega može relativno brzo dostaviti dokumentacija, ali i dobiti informacija o tijeku nadzora. Prema tome, prvi sastanak je dan kada se utvrđuju ‘pravila igre’ u sklopu nadzora, način komuniciranja, način dostave dokumenata, radni uvjeti i pravac djelovanja nadzora. Prvi dan smatrajte kao dan kada ste ‘iskopali rov’ iz kojeg ćete braniti svoje pozicije.

Koraci za nadzor nadzornika

Osigurati redovnu informaciju od djelatnika kada su inspektori došli (ili nisu došli)
Tražiti dnevnu informaciju ili kao pisano izvješće (preporučujem) od djelatnika koji je zadužen za kontaktiranje s nadzorom, što je bio predmet razgovora prethodnog dana i koji su dokumenti traženi
Imati uvid u preslikane dokumente za nadzor
Tjedni ili dnevni sastanak s inspektorima, ovisno o složenosti nadzora
Tražiti od djelatnika pripremu dokumentacije, za moguće daljnje potrebe nadzora
Pitati inspektora ili vašeg djelatnika s kojim se problemima susreću u tijeku nadzora
Razjašnjavati probleme odmah
‘Otvoriti registrator’ za internu upotrebu u koji će se unositi sve dane preslike nadzoru i bilješke u vezi s tijekom nadzora
U slučaju neprihvaćanja vaših argumenata, sastaviti bilješku za svoje potrebe o problemu, sa svim činjenicama, iznesenima u razgovoru. Ova bilješka može pomoći pri sastavljanju žalbe
Obaviti završni razgovor, obvezno sastaviti i za ovaj razgovor zabilješku.
Nakon kontrole sastaviti malu rekapitulaciju tijeka nadzora, ovo vam također može pomoći u daljnjem postupku.