Zakon o računovodstvu definirao je knjigovodstvenu ispravu kao pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju. Unos podataka u poslovne knjige mora se temeljiti na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. Knjiženja i druga evidentiranja treba obavljati potpuno, točno, pravodobno i uredno. Smatra se da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja, te njezin materijalni sadržaj.

Obaveza vođenja
Vjerodostojna knjigovodstvena isprava treba biti istinita i sadržavati sve podatke o nastalom poslovnom događaju. Knjigovodstvenom ispravom smatra se pisani dokument, ali i dokument primljen telekomunikacijskim putem, preslika izvorne isprave ili isprava na elektroničkom zapisu ako je na ispravi navedeno mjesto čuvanje izvorne isprave i razlog upotrebe preslike. Zakon o porezu na dodanu vrijednost presliku knjigovodstve isprave i ispravu primljenu telekomunikacijskim putem ne priznaje kao vjerodostojan dokument za priznavanje iskazanog pretporeza, ali sukladno Zakonu o računovodstvu takva isprava uz navedeni uvjet je vjerodostojan dokument za unos podataka u poslovne knjige. Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorne isprave, na nositelju elektroničkog zapisa ili nositelju mikrografske obrade.Obveza vođenja poslovnih knjiga propisana je Zakonom o računovodstvu, koji kao poslovne knjige propisuje: dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige. Dnevnik je poslovna knjiga u koju se unose podaci iz knjigovodstvenih isprava slijedom vremena njihova nastanka, te se može reći da se radi o kronološkom knjiženju poslovnih događaja. Glavna knjiga je sustavna knjigovodstvena evidencija svih promjena u poslovanju poduzetnika. Glavna knjiga je najvažnija poslovna knjiga, koja sadrži podatke o ukupnoj imovini, obvezama i kapitalu, te o ukupno nastalim prihodima i rashodima. Ovi podaci u glavnoj knjizi iskazani su na odgovarajućim kontima koji sukladno Zakonu o računovodstvu moraju biti unaprijed pripremljeni. Unosom podataka na odgovarajuća konta tijekom poslovne godine osiguravaju se podaci za izradu godišnjih financijskih izvještaja koje čine: bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj o novčanom tijeku, izvještaj o promjenama kapitala i bilješke uz financijske izvještaje.

Pomoćne knjige
Zakon o računovodstvu je propisao obvezu vođenja pomoćnih knjiga, međutim bez jasnog određenja vrste i sadržaja pomoćnih knjiga. Broj i vrsta pomoćnih knjiga ovisit će o djelatnosti, veličini i vrstama poslovnih događaja koji se javljaju u poslovanju poduzetnika. Kod pomoćnih knjiga se govori zapravo o analitičkom knjigovodstvu i kao najčešće se pojavljuju: knjiga blagajne, analitičko knjigovodstvo osnovnih sredstava, sitnog inventara, zaliha, potraživanja od kupaca, obveze prema dobavljačima. Porezni propisi također propisuje vođenje određenih poreznih evidencija, a kao najvažnije spomenut ćemo obvezu vođenja knjiga ulaznih i izlaznih računa koju propisuje Zakon o porezu na dodanu vrijednost. Pomoćne knjige koje se odnose na imovinu u materijalnom obliku iskazuju se u količinama i novčanim iznosima.

Pravodobno vođenje
Poslovne knjige treba voditi pravodobno kako bi se njima osiguravali podaci bitni za pravodobno utvrđivanje, prijavljivanje i izvješćivanje, te plaćanje poreznih obveza. Knjige i druge evidencije mogu se voditi i na nosačima podataka, ako ti oblici knjigovodstva odgovaraju načelima urednoga knjigovodstva. Poslovne knjige se moraju na kraju poslovne godine zaključiti, otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća bila kakva naknadna izmjena i kao takve moraju biti potpisane od ovlaštene osobe poduzetnika. Pri elektroničkom vođenju poslovnih knjiga, Zakon o računovodstvu omogućuje čuvanje poslovnih knjiga kao elektronički zapis ovjeren elektroničkim potpisom i zaštićen na način koji onemogućuje naknadne izmjene.

Gdje čuvati

Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:
1 u poslovnim prostorijama ili ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika ili
2 kod opunomoćenika ili
3 kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.

Propisi

Rokovi čuvanja sukladno Zakonu o računovodstvu
Trajno: godišnji financijski izvještaji, isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi
11 godina: dnevnik i glavna knjiga, isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu
7 godina: pomoćne knjige, isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige
Rok čuvanja isprava i poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Rokovi čuvanja sukladno Općem poreznom zakonu
10 godina od početka tijeka zastare: evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije
Početak zastare počinje teći nakon isteka godine u kojoj je trebalo utvrditi poreznu obvezu, što znači da za godišnje prijave poreza zastara počinje teći tek od naredne godine u kojoj se podnosi porezna prijava, odnosno produljuje se rok zastare za jednu godinu. Na taj način poslovne knjige i knjigovodstvene isprave sukladno Općem poreznom zakonu zapravo treba čuvati 11 godina od zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.