Analizirajte na što trošite vrijeme

Gubljenje vremena na nevažne aktivnosti i one za koje je zadužen netko drugi jednako je bacanju novca kroz prozor, pa ipak velik broj menadžera prema vremenu se odnosi nemarno

U posljednjih desetak godina općenito se povećala svijest rukovoditelja o važnosti usvajanja i primjene tzv. mekih vještina (soft skills) za uspjeh u poslu. Većini je u potpunosti postalo jasno da su kvalitetna stručna znanja samo jedan od preduvjeta za uspjeh, te da je u najmanjoj mjeri jednako važno da rukovoditelji znaju jasno komunicirati s drugima i postizati sporazume, da znaju uspješno prezentirati svoja znanja, voditi pregovore, kvalitetno odlučivati, motivirati djelatnike i sl. S obzirom da se sve te vještine, čak i danas, kada se zna njihova važnost, u pravilu ne usvajaju tijekom obrazovanja (nekad su se smatrale urođenim karakteristikama ličnosti ili rezultatom dobrog kućnog odgoja), organizacije su toplo pozdravile pojavu treninga za njihovo sustavno usvajanje .

Oduševljenje
Oduševljenje je bilo tim veće što ti treninzi traju relativno kratko (npr. usvajanje vještina komunikacije je trening koji traje dva dana), pa su mnogi mislili da je to vrijeme posve dovoljno za razvoj neke određene meke vještine. Međutim, što je oduševljenje prije treninga veće i što je veće očekivanje da će se u dva dana sve promijeniti, to je kod mnogih polaznika razočarenje nakon treninga dublje. To se događa iz dva razloga: prvi razlog proizlazi iz spoznaje da dobiveno znanje i nije nešto posebno novo, odnosno da su ga svi na neki način već i prije bili svjesni, a drugi da promjene ne nastupaju preko noći. Sve prethodno navedeno posebice se odnosi na jednu vještinu koju bi svi vrlo rado htjeli unaprijediti – vještinu upravljanja vremenom. Naime, vrijeme je resurs koji je nekako najpravednije raspodijeljen među ljudima: svima dan traje 24 sata. Naravno, nitko ne zna koliko u konačnici ima vremena, ali se zato svi u pravilu ponašaju kao da ga imaju napretek, pa se olako razbacuju s njime. Kada bi se ljudi ponašali s novcem onako kako se ponašaju s vremenom, to bi se moglo predočiti prizorom mnoštva koje stoji na svojim balkonima i lopatama izbacuje na cestu svežnjeve novčanica. Upravljanje vremenom posebno je interesantno rukovoditeljima, jer imaju velika područja odgovornosti, pa time i puno stvari za obaviti na svakodnevnoj razini. Stoga vrlo rado angažiraju trenere da ih nauče trikovima kako brzo i lako ukrotiti ono što im tako sustavno neumoljivo curi kroz prste – vrijeme. Razočaranje se u pravilu pojavljuje već na početku treninga jer se vrlo brzo viđa da trikova – nema. Samo težak, predan i odlučan rad. Nema prečica, jer se sa svakom prečicom samo zavaravamo. Postoji cesta, duga, zavojita i puna uspona, posebice u početku, ali vremenom za one koji izdrže - sve lakša i plodotvornija.

Prvi korak
Za rukovoditelje je prvi korak na toj cesti definiranje područja odgovornosti i ciljeva u njima, pa onda za svaki cilj postavljanje konkretnog plana aktivnosti te za svaku aktivnost rezervirano vrijeme u kalendaru. Na kraju slijedi – disciplinirano pridržavanje plana. Sve to povećava vjerojatnost da će se rukovoditelj u svom svakodnevnom radu uistinu baviti pravim aktivnostima koje dovode do ostvarenja ciljeva. Samo takav način rada, ma koliko se činio naporan, stvara osjećaj svrsishodnog korištenja vremena. Rezultati takve samodiscipline brzo su i lako vidljivi, te traju onoliko koliko traje discipliniranost rukovoditelja u upravljanju svojim vremenom. Ipak, mnogi rukovoditelji, razočarani činjenicom da nema trikova u upravljanju vremenom, odluče da nemaju vremena za to! Za njih je planiranje gubljenje vremena koje se može puno bolje iskoristiti za bavljenje onime što je u njihovoj nadležnosti. Tako se izlažu opasnosti da ne vide čitav niz područja kojima se moraju sustavno pozabaviti kako bi ostvarili ciljeve upravo iz svoje nadležnosti. Oni samo misle da imaju sve pod kontrolom, premda stvarno kontroliraju zanemarivo malo toga. Njihove svakodnevne aktivnosti poprilično su stihijske jer oni, u nedostatku konkretnijih ciljeva, vrijeme uglavnom troše tako da odgovaraju na zahtjeve bilo koga tko u određenom trenutku dođe do njih. To se u konačnici negativno odražava i na rezultate, pa se takvi rukovoditelji u pravilu opravdavaju neradom i nesposobnošću suradnika. Umjesto opravdavanja bilo bi im bolje da naprave analizu jesu li svoje vrijeme uistinu upotrijebili za prave stvari ili su i previše vremena i snaga usmjerili na ono što ne dovodi do rezultata ili je u nadležnosti nekog drugog.

* Autorica je magistrica psihologije, specijalist organizacijske i industrijske psihologije , te vlasnica poduzeća za poslovno savjetovanje Ramiro

Kradljivci vremena

Opasnost
Važno je napomenuti da čak i na one rukovoditelje koji su uredno napravili svoju domaću zadaću i kvalitetno isplanirali vrijeme, vreba dodatna opasnost. To su oni trenuci kada rukovoditelj, premda već ima nešto isplanirano, odlučuje to zanemariti i umjesto toga poduzeti neku trenutačno zanimljiviju aktivnost (npr. prihvatiti poziv na kavu, pročitati zabavne vijesti, obaviti neformalni telefonski razgovor i sl.). Upravo su to „kradljivci vremena“ nad kojima bi trebali imati najveću kontrolu, a pokazalo se da su najteži za odoljeti. Međutim, kao što bilo koji stručni studij traje najmanje 4-5 godina, nakon čega slijedi dugogodišnje stjecanje iskustva prije nego se čovjek osjeti uistinu kompetentnim stručnjakom, tako se i stjecanju tzv. mekih vještina treba pomno posvetiti. Osnove se mogu usvojiti za nekoliko dana, ali nakon toga slijedi uporno i dosljedno prakticiranje. Bez toga svaki trening ostaje mrtvo slovo na papiru, dok s vježbom svatko može postati pravi majstor. Majstor vlastitog uspjeha i zadovoljstva.

Predan rad
Upravljanje vremenom posebno je interesantno rukovoditeljima, jer imaju velika područja odgovornosti, pa time i puno stvari za obaviti na svakodnevnoj razini. Stoga vrlo rado angažiraju trenere da ih nauče trikovima kako brzo i lako ukrotiti ono što im tako sustavno neumoljivo curi kroz prste – vrijeme. Razočaranje se u pravilu pojavljuje već na početku treninga jer se vrlo brzo viđa da trikova – nema. Samo težak, predan i odlučan rad.

Samo registrirani korisnici mogu komentirati
Nemaš korisnički račun? Registriraj se ovdje! Prijavi se ovdje!
Pregled dana Pogledaj sve