Otkako je na snagu stupio Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, hrvatsko tržište prodaje sustava koji tvrtkama omogućuje evidenciju i kontrolu radnog vremena doživjelo je veliki bum. Budući da navedeni pravilnik striktno propisuje da evidencija mora sadržavati točno određeni niz podataka, mnoge tvrtke koje se bave prodajom takvih sustava ostale su zatečene te isprva njihovi proizvodi nisu udovoljavali zahtjevima pravilnika koji se počeo primjenjivati od 1. lipnja ove godine.

Vrijeme prilagodbe
“Gužvu” na tržištu za Poslovni dnevnik komentirao je Davor Gračan iz tvrtke Nemus Lex, koji se informacijskim sustavima bavi od 2001. godine. “Od pojave pravilnika na domaćem tržištu nastala je velika borba svih koji su u ovom poslu. Mi smo naš sustav osposobili i prije nego što je pravilnik stupio na snagu, a tek posljednjih mjeseci na tržištu je došlo do golemog interesa za proizvode tog tipa. Danas je izbor bitno veći i konkurencija je nikad jača, ali dobrom dijelu tvrtki trebalo je neko vrijeme nakon što se pravilnik pojavio da se prilagode njegovim zahtjevima”, navodi Gračan, objašnjavajući da prema pravilniku sustavi evidencije moraju zadovoljavati čak osamnaest kategorija, a dobar dio sustava koji se pojavljuju na hrvatskom tržištu ima i kategorije koje nisu obvezne. Naime, evidencija o radnome vremenu mora sadržavati ime i prezime radnika, početak i završetak rada, kao i vrijeme i sate zastoja, prekida rada ili sličnih situacija do kojih je došlo krivnjom poslodavca ili zbog nekih drugih okolnosti za koje radnik ne može biti odgovoran. Potrebno je evidentirati i ukupno dnevno radno vrijeme u satima i razdvojiti posebno noćne i prekovremene sate. Pored toga bilježe se i sati rada u preraspodijeljenome radnom vremenu, rad nedjeljom, blagdanom ili neradnim danima utvrđenim posebnim propisima, sati provedeni na službenom putu, terenski rad, sati pripravnosti i rada po pozivu, sati korištenja godišnjeg odmora i bolovanja. Posebne su kategorije rodiljski i roditeljski dopust, plaćeni te neplaćeni dopust, ali i sati nenazočnosti radnika u tijeku dnevnog rasporeda, bilo da su odobreni ili neodobreni od poslodavca. Sati provedeni u štrajku i isključenju s rada također se moraju evidentirati, a sve evidencije obvezno se čuvaju šest godina. Predviđene novčane kazne poprilično su rigorozne i kreću se od 61.000 do 100.000 kuna ako poslodavac ne vodi evidenciju o radnome vremenu ili je ne vodi na propisan način. Iako je od uvođenja pravilnika prošlo gotovo pet mjeseci, neki sustavi i dalje ne mogu razdvajati praznike od nedjelja ili zakazuju na mjestima gdje je potrebno voditi evidenciju o trećoj smjeni jer nisu u mogućnosti evidentirati početak rada u jednom, a okončanje rada u drugom danu. “Na tržištu se pojavilo dosta neadekvatnih sustava. Ne želim reći da je naš proizvod najbolji, ali s obzirom na povoljnu cijenu, nudimo dosta toga, i ne samo da se uklapamo u zahtjeve pravilnika nego ih i premašujemo”, tvrdi Gračan. Kažekako korisnike njihova sustava TimeLog educiraju i izlaze im ususret besplatnom podrškom, dostupnom e-poštom ili telefonom. Kaže da kod njih ne postoje mjesečna ili godišnja održavanja, dok je uobičajeno jamstvo za TimeLog godinu dana s opcijom produljivanja uz nadoplatu, bez obzira je li riječ o kartičnom sustavu ili onom koji funkcionira očitavanjem otiska prsta.

Otisak je praktičniji
Inače, verzija s očitavanjem prsta rjeđa je varijanta jer se u slučaju tog odabira poslodavac mora upustiti u ishodovanje odobrenja svih zaposlenika za uzimanje otiska prsta iako bi poslodavci radije preferirali upravo takav način evidencije jer bi tako mogli stati na kraj zloupotrebama koje se mogu događati kod beskontaktnih kartica koje radnici mogu “provlačiti” i za sebe i za nekoliko svojih kolega. “Proizvode, koji su i inače vrlo jednostavni za korištenje, još prije kupnje prilagođavamo korisnicima, a moguće je da u slučaju nekih poteškoća bazu korisnikovog sustava posložimo i preko e-maila”, dodaje Gračan i zaključuje da se za sada korisnici vrlo dobro snalaze u novonastaloj situaciji, pogotovo s obzirom na to da većina njih u evidenciji radnog vremena nije imala iskustava. Navodi kako su se za TimeLog odlučile uspješne tvrtke koje posluju u Hrvatskoj kao što su DM – Drogerie markt, Algoritam, Beiersdorf, Jadran, Tiskara Zagreb, Brodogradilište Cres i Cosmopolitan Life Vienna Insurance Group. Među prvim tvrtkama koje su plasirale sustav za evidenciju radnog vremena je zagrebačka tvrtka Data-Link, čiji su informatičari razvili, kako tvrde, jedno od najpotpunijih poslovno-informacijskih rješenja na domaćem tržištu. “Svojim klijentima i partnerima uvijek nastojimo pružiti rješenja za poslovne izazove i ponuditi više od očekivanog, stoga smo našim informatičarima dali zadatak da razviju fleksibilno, a istovremeno jednostavno programsko rješenje, kojim muka vezana uz vođenje pravilne evidencije radnih sati postaje prošlost. Rezultat naših napora je program za evidenciju radnih sati Chronos, koji je zbog svoje svemoći u praćenju radnog vremena nazvan prema božanskoj personifikaciji vremena iz grčke mitologije”, kažu u Data-Linku. Također dodaju da su povratne informacije klijenata koji su odabrali Chronos vrlo pozitivne jer su uspješno smanjili količinu uredske “papirologije” te uštedjeli vrijeme koje su do sada trošili na vođenje evidencije. Pionirima hrvatskog poduzetništva na ovom području zasigurno se može smatrati tvrtka Klising, dio Edge grupe, a pored toga jedina su tvrtka u regiji koja se bavi izradom sustava. Naime, još 1995. godine oni su postavili prvi biometrijski sustav za evidenciju radnog vremena, ne samo u Hrvatskoj već u Europi, kaže Marko Emer, kojeg je Hrvatska udruga poslodavaca konzultirala pri ocjeni i prijedlogu nacrta pravilnika.

‘Igračke’ iz Kine
Emer je komentirao i trenutačno stanje na tržištu. “I dalje su jako prisutni kartični sustavi koji su zapravo već godinama prošlost, ali iznimnom upornošću ih kartična industrija drži na životu. Što se tiče biometrijskih sustava, i tu postoji vrlo velik problem jer se na našem tržištu našlo na stotine uređaja, mahom kineskih, koji spadaju u kategoriju ‘igračaka’ koje vrijede manje od 500 dolara. Tek su rijetki uređaji u nas dostatne kvalitete, a nijedan ne stoji manje od 1500 dolara. Problem je što je na tržištu kakvo je naše klijentima teško objasniti razliku između kineskog proizvoda neke tvrtke osnovane prije dvije godine, koja za dvije godine vjerojatno više neće postojati, i primjerice jednog Identixa koji se elektroničkim uređajima bavi već desetljećima”, kaže Emer. Navodi i kako je dobar dio softvera u Hrvatskoj uvezen iz Austrije ili Slovenije te su takvi softveri poluprilagođeni domaćoj legislativi, a ako se dogodi potreba neke izmjene na njima, nastaju poteškoće. Stoga ne preporučuje kupnju stranog softvera, ali i dodaje da pravi kaos nastaje tek nakon uporabe domaćeg softvera, jer brojne tvrtke same, bez prethodnih znanja, pokušavaju programirati modul a da nisu ni svjesne što je uopće evidencija radnog vremena. “Softver mora poslodavca upozoravati na pogreške, obračun raditi automatizirano i pripremati ga za obračun plaća. Mora ići u smjeru upravljanja ljudskim resursima, a ne biti tek bilježnik vremena. Moja predviđanja su da će u budućnosti ovo tržište rasti, trenutno nije ni na 60 posto jer poslodavac, među ostalim, svoju konkurentnost gradi na kvalitetnom upravljanju ljudskim resursima, a za to je nužan kvalitetan sustav za evidenciju radnog vremena”, smatra Emer. Iako javnost nerijetko ove sustave doživljava negativno, on smatra da upravo oni kvalitetnim radnicima u ovo recesijsko vrijeme otkaza čuvaju posao. Inače, pri izradi sustava u Klisingu je najveći izazov bio postići da sustav ostane dovoljno fleksibilan za korisnika i intuitivan u korištenju, ali i da skreće pozornost na nepravilnosti. Kažu da to nije bilo nimalo jednostavno.

Online evidencija bez terminala

Dostupna s bilo kojeg računala u svijetu 24 sata na dan
Osim brojnih sustava s terminalom na tržištu su se pojavili i sustavi koji omogućavaju online evidenciju i ne sadrže terminal. No tu je riječ o opciji u kojoj korisnici svakodnevno moraju ručno unositi dolazak i odlazak svakoga pojedinog radnika, što može biti korisno tvrtkama s nekoliko zaposlenih, a privlačno je zbog bitno povoljnijih cijena. Većina takvih sustava naplaćuje se mjesečnim pretplatama, što na kraju može postati zapravo skuplja opcija. Tvrtkama s manje zaposlenika, točnije dva radnika, ususret izlazi Mag informatika, tvrtka koja se bavi prodajom online aplikacija za evidenciju radnog vremena. Aplikaciju su nazvali MAG-ERA, a svim potencijalnim korisnicima koji su neodlučni pri odabiru nude mogućnost korištenja besplatne probne aplikacije od petnaest dana. “Naša je aplikacija dostupna 24 sata na dan, s bilo kojeg računala u svijetu. Bitno je samo da imate pristup internetu”, objašnjavaju u Mag informatici, čiju aplikaciju može pokrenuti bilo koji internetski preglednik. Aplikaciju je moguće iznajmljivati na mjesečne ili godišnje periode, a cijene se kreću od 100 do 500 kuna mjesečno, ovisno o broju radnika. Njihovom aplikacijom, među ostalima, već se služe Coca-Cola HBC Hrvatska, Merkur osiguranje, hoteli Sheraton, Panorama i Westin te Državni zavod za zaštitu prirode.