„Sistematizacija radnih mjesta: kako od birokracije napraviti inovaciju?“

Foto: Thinkstock Foto: Thinkstock

Uvedite model upravljanja prema kompetencijama i povećajte učinkovitost.

Među internim aktima koji uređuju organizaciju rada te prava i obaveze radnika u tvrtki, organizacija i sistematizacija radnih mjesta svakako je jedan od najčešćih dokumenata, barem u tvrtkama s 20 i više zaposlenika.

Zanimljivo je da njeno donošenje nije zakonska obaveza poslodavca, već neovisno o broju zaposlenika tvrtke mogu odabrati hoće li ili ne donijeti taj interni akt? Više o tome pročitajte u tekstualnom okviru koji slijedi.

Iznenađuje zapravo da, premda je prema zakonu izborni dokument, koji ne obavezuje tvrtku na donošenje, u praksi sistematizacija radnih mjesta ima reputaciju birokratskog dokumenta kojeg nerijetko krase epiteti kao: „zastarjela“, „krojena prema osobama, a ne realnim potrebama“, „neprimjenjiva“, „nepotpuna“, „nužno zlo“.

To je primjer situacije u kojoj negativan stav prema dokumentu određuje i način kako ga se donosi (često i prepisivanjem), koliko često ga se revidira (uglavnom vrlo rijetko) i u koju svrhu služi (zadovoljavanje zakonske forme).

Najčešće i glavne manjkavosti postojećih sistematizacija radnih mjesta su:

  • nazivi radnih mjesta ne odražavaju prirodu posla (nejasno je što radnik radi)

  • potrebno je uvesti nekoliko radnih mjesta umjesto jednog općenitog koji pokriva vrlo raznorodne opise poslova (npr. radno mjesto sistem inženjer koji opisuje i radnika koji radi na internet sučelju, i onog koji radi na velikom sustavu, i onog koji radi s korisnicima na računalima)

  • potrebno je uvesti nove nazive radnih mjesta jer uvođenje novih poslovnih procesa nije pratilo promjene u sistematizaciji

  • nije navedena glavnina poslovnih aktivnosti koje radnik mora obavljati na radnom mjestu (bilo po količini vremena koja je potrebna za njihovo obavljanje ili po važnosti)

  • aktivnosti nisu precizno opisane već u općenitim terminima

  • navedene su poslovne aktivnosti koje radnik ne obavlja na radnom mjestu (zastarjeli opis)

  • ne koristi se generički opis aktivnosti gdje je to moguće npr. za mjesta rukovoditelja (delegiranje, odabir zaposlenika i sl.)

  • pored posebnih uvjeta rada kao stručne spreme, godina radnog staža, poznavanja stranog jezika i zdravstvene sposobnosti, nisu navedene dodatne kompetencije (tj. znanja, vještine i sposobnosti) koje radnik treba udovoljiti da bi bio kvalificiran za navedeno radno mjesto

  • budući da dodatne kompetencije nisu detaljnije navedene, nema prostora niti da se navede u kojoj mjeri one moraju biti izražene na nbekoj skali i kako ih „mjeriti“ (procjena rukovoditelja, objektivni zadaci)

I to nas u praksi dovodi do toga da nešto što bi trebalo imati reputaciju predvidljivosti i transparentnosti dobiva reputaciju nepredvidljivosti i netransparentnosti.

Konkretno, kad je potrebno objaviti natječaj za radno mjesto, korištenje općenitih opisa iz sistematizacije kod potencijalnih kandidata stvara osjećaj dvoumljenja oko toga na kakvo se radno mjesto on/ona prijavljuje? Radnicima može biti netransparentno kako se u tvrtki napreduje i koje uvjete trebaju zadovoljiti da bi se to dogodilo (znanja, vještine, sposobnosti)? Produktivnost može biti nekontrolabilna jer nije jasno što se i kako mjeri i s kojim učinkom na rezultat?

Iz pozitivne i konstruktivne perspektiva kvalitetno pripremljena sistematizacija radnih mjesta uz precizne opise poslova i uz dopunjene kompetencije može služiti kao osnova i za potporu mnogobrojnim organizacijskim procesima:

kvalitetan odabir zaposlenika, educiranje zaposlenika, procjena radnog učinka, razvoj karijere, utvrđivanje kršenja radne obaveze, radni sporovi, da nabrojimo samo neke od njih.

Glavni preduvjeti da biste iz zamke „sistematizacije kao birokracije“ preskočili na nivo „sistematizacijske inovacije“ je:

  • usvojiti metodologiju za implementaciju projekta revidiranja postojeće ili uvođenja nove sistematizacije radnih mjesta u tvrtki

  • naučiti što čini kvalitetan opis aktivnosti na radnom mjestu

  • opremiti se kvalitetnim obrascima za provođenje analize radnih mjesta

  • vidjeti primjere detaljno i opsežno pripremljenih opisa radnih mjesta

  • upoznati se s najvažnijim modelima kompetencija i njihovim opisima

  • uočiti priliku da opise iz modela kompetencija primijenite u praksi na opisima radnih mjesta u vašoj tvrtki

Za one koji žele više pogledajte OVDJE 

Inoviranje sistematizacije kao proces ne mora biti brzo, ovisno o veličini tvrtke i broju radnih mjesta ponekad će Vam samostalno ili uz pomoć vanjskih konzultanata trebati i godina dana, ali sigurno će imati dalekosežne posljedice ako se dobro pripremite i oformite kvalitetan tim suradnika.

„Osvježite“ li postojeću sistematizaciju dopunjenim opisima kompetencija osigurat ćete preduvjet za organizacijsko upravljanje prema kompetencijama. Tako će zaposlenici postati svjesniji poslovne filozofije prema kojoj onaj tko zna i može više:

  • može obavljati više različitih aktivnosti na zadovoljavajući način

  • ima raznorodnije vještine i znanja na visokoj razini,

za tvrtku vrijedi više.

Umjesto zaključka, misao koja sažeto odražava zašto inovirati sistematizaciju radnih mjesta:

„Lojalnost zaposlenika započinje lojalnošću poslodavca. Vaši bi zaposlenici trebali znati da ako rade posao zbog kojeg su zaposleni s visokom razinom kompetencije i učinkovitosti, Vi ćete ih podržati.“ Harvey Maclay

Napisala: mr.sc. Barbra Kristofich Ambruš, mag. spec. psih.

RANE PRIJAVE NA SEMINAR ANALIZA RADNIH MJESTA I PROFILIRANJE KOMPETENCIJA 20% POPUSTA 

Samo registrirani korisnici mogu komentirati
Nemaš korisnički račun? Registriraj se ovdje! Prijavi se ovdje!