Svakodnevno kroz domaće medije čujemo izraze poput eGrađanin, eŠkola, eMirovinsko i eZdravstveno. Dok su spomenuti izrazi, pogotovo ovi potonji, već dobro zaživjeli u praksi, pa tako više odjavu i prijavu radnika ne možemo obaviti na šalterima, o ePoslovanju se zapravo malo zna. Ukucavanjem pojma u Google tražilicu možemo pronaći podatke stare i deset godina, no kad bismo pokušali pronaći praktični primjer u domaćim tvrtkama, potraga ne bi bila tako laka. Upravo zato potrebno je čim prije educirati tvrtke, točnije menadžere, računovođe i informatičare, kakve benefite donosi ePoslovanje i zašto ga nećemo moći još dugo izbjegavati.

ePoslovanje ubrzava poslovne procese i štedi novac

Najprepoznatljiviji segment ePoslovanja je eRačun koji već godinama egzistira na hrvatskom tržištu, ali egzistiraju i njegovi nelegalni oblici i tone papirnatih računa koji iz mjeseca u mjesec pune poštanske sandučiće. Često se kao krivac za takvo neuređeno tržište ističe država i njena tromost, no to nije u potpunosti tako.

– Pravni okvir za eRačune postoji već godinama, no s druge strane tek od ove godine Hrvatska bilježi znatniji porast korisnika eRačuna kojih je trenutno više od 15.000. Ne možemo tu govoriti o nepoznavanju sustava funkcioniranja jer, realno, već smo se svi naviknuli na zdravstvene uputnice koje se šalju elektroničkim putem. Stoga, nije li vrijeme da se tvrtke malo trgnu i u ovim godinama krize, na koju smo teško mogli utjecati, pronađu načina da svoje poslovanje učine boljim, odnosno da ''očiste svoje dvorište'' i učine ga kvalitetnijim, konkurentnijim i naprednijim. Ako zbog ničeg drugog, onda jer će to vrlo brzo postati obaveza jer je Europski parlament prošle godine izdao Direktivu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi  (2014/55/EU) s ciljem da se razvije europska norma o elektroničkom izdavanju računa kako bi se olakšao prijelaz na eRačune i realnom sektoru u narednim godinama – kazao nam je Marko Emer, direktor servisa Moj-eRačun, član Upravnog odbora Instituta za ePoslovanje,  direktor programa eRačun 2016. Instituta za ePoslovanje, te član Hrvatskog tehničkog odbora za eRačun pri Hrvatskom zavodu za norme. 

Prednosti slanja i primanja eRačuna

Prema podacima tvrtke Elektronički računi, u Hrvatskoj danas eRačune svakodnevno šalje i prima oko 15.000 poslovnih subjekata, a na mjesečnoj bazi oko 350 tvrtki započinje sa slanjem eRačuna. Neke od prednosti koje te tvrtke dobivaju su mogućnost dostave eRačuna u svega nekoliko sekundi i trenutno preuzimanje računa od strane kupca, nakon čega kreće valuta plaćanja. 

– Slanjem eRačuna vi točno znate datum i vrijeme preuzimanja vašeg računa jer ne postoji mogućnost od gubitka pošte. Računi se unose direktno u knjigovodstveni program bez pretipkavanja sadržaja, a sve dokumente možete čuvati direktno na svome računalu ili nekom drugom prijenosnom mediju za pohranu podataka pa nemate potrebu za dodatnim prostorom za arhivu. Upravo eArhiva omogućava lakšu pretragu eRačuna, što u mnogočemu ubrzava poslovne procese, ali ih i višestruko pojeftinjuje.  Ono najvažnije, pak, je da eRačun ''ne gasi'' radna mjesta, nego zaposlenicima omogućuje da ne gube vrijeme na trivijalne radnje ispisivanja dokumenata ili njihova pospremanja, nego im omogućuje da svoj rad, energiju i kreativnost usmjere u važnije poslovne aktivnosti – ističe Emer.

Kako prijeći na eRačun bez  troškova

Svaki rukovoditelj u tvrtki svjestan je kako je najteže mijenjati uhodane poslovne procese. No, razlog tome najčešće leži u strahu od novih troškova i dodatnom opterećenju zaposlenika.

– Prelazak na eRačun donosi upravo suprotno – brži i efikasniji rad zaposlenika, bržu naplatu potraživanja, lakši pregled računa i osjetno smanjenje troškova već na mjesečnoj bazi. Konkretno, za prelazak na eRačun morate imati samo želju za napretkom i pouzdanog partnera u vidu informacijskog posrednika – pojašnjava Emer.

Trenutno je na tržištu vodeći servis Moj-eRačun koji vas u svijet ePoslovanja uvodi kroz svega četiri koraka u 10 dana i koji i vaše kupce priprema za preuzimanje vaših eRačuna.

Proces prelaska iz neekonomičnog papirnatog poslovanja na eRačune :

Prvi korak

Registracija na servisu Moj-eRačun je u potpunosti besplatna i možete je učiniti u bilo kojem trenutku bez ikakve naknade. Po registraciji, zaprimit ćete email s uputama koje dokumente treba dostaviti kako bi korisnička služba provela proces verifikacije vaše tvrtke. Nakon što pošaljete potrebnu dokumentaciju na email registracija@moj-eracun.hr (scan osobne iskaznice odgovorne osobe, scan izvatka tvrtke i sudskog registra te potpisanu izjavu o ovlaštenju odgovornr osobe za rad na servisu koju ćete zaprimiti u privitku emaila), kontaktirat će Vas korisnička služba servisa Moj-eRačun kako bi obavili proces verifikacije tvrtke na servis. Nakon što agent verificira vašu tvrtku dobivate svoje ID i lozinku koje morate strogo čuvati. Ona će vam ubuduće koristiti kao identifikacijski broj za slanje računa kroz vaš ERP sustav ili PDF printer servisa Moj eRačun, ukoliko niste korisnik ERP sustava koji je napravio integraciju sa servisom.  Agenti u korisničkom centru na raspolaganju su vam u potpunosti i sa zadovoljstvom će odgovoriti na sva vaša pitanja ili nedoumice (kako poslati eRačun, kako ga zaprimiti i kako provjeriti je li eRačun uspješno dostavljen vašem kupcu).

Drugi korak

Od servisa Moj-eRačun dobit ćete tipsku obavijest kojom obavještavate sve svoje kupce (primatelje vaših računa) da krećete sa slanjem eRačuna i kojom ćete ih zamoliti e-mail adresu na koju će ubuduće zaprimati obavijesti o vašim eRačunima. Dobivene podatke unijet ćete u adresar u sustavu servisa Moj-eRačun. Time ste stvorili preduvjete za slanje eRačuna. eRačune možete slati direktno iz vašeg ERP sustava ako ga koristite i ako je servis eRačun integriran u taj sustav(Moj-eRačun integriran je u gotovo sve najveće ERP sustave u Hrvatskoj). Ako ne koristite ERP koji je integriran sa servisom Moj-eRačun ili uopće ne koristite ERP za izdavanje eračuna, koristit ćete eRačun PDF printer aplikaciju koju bez naknade možete preuzeti sa stranice servisa (www.moj-eracun.hr).

Treći korak

U ovoj fazi muči vas puno pitanja poput što ako šaljemo stotine ili tisuće računa mjesečno, kako ćemo se snaći u prvo vrijeme, što ako nas kupci krenu ''bombardirati'' s pitanjima jesu li ti eRačuni pravovaljani i moraju li se eRačuni ispisivati i pohranjivati u registratore? Odgovor na sva tri pitanja je – tu je za vas servis Moj-eRačun. Kompletnu brigu, što uključuje i telefonski poziv prema vašem primatelju eRačuna, kod svakog prvog preuzimanja vašeg eRačuna vodi korisnička služba servisa Moj-eRačun. Naime, servis naplaćuje isključivo uspješno dostavljene eRačune, odnosno eRačune koje su vaši kupci uspješno preuzeli. Tu dolazimo do idućeg pitanja, a to je ''kako ćemo znati jesu li računi preuzeti ili ne''. Vrlo jednostavno jer pristupom na vlastiti korisnički profil imate jednostavan pregled svih svojih poslanih eRačuna i njihovog statusa – jesu li i kada su, koji dan i sat, preuzeti.  Ako je račun označen tamno zelenom bojom, to znači da ste vi račun poslali, te ga je vaš primatelj eRačuna preuzeo i vi ste dobili potvrdu primitka s točnim vremenom preuzimanja. Ako je eRačun označen žutom bojom , to znači da je vaš primatelj dobio e-mail obavijest da mu je pristigao eRačun i da ga čeka na servisu, no da ga još nije preuzeo. Ako prođe više od pet radnih dana, a  da vaš primatelj ne preuzme eRačun, onaj žuti postaje crven. S crvenim računom možemo napraviti dvije stvari; možemo ga ispisati i poslati poštom, nakon čega on postaje svijetlo zelen, ili ga možemo ponovno poslati putem servisa Moj-eRačun. Iako su sva ova pitanja vrlo česta i konkretna, ono koje se najviše puta ponavlja je – koliko će sve to koštati. Konkretno, kao što je već navedeno, kod korištenja servisa Moj-eRačun naplaćuje se isključivo uspješno dostavljeni eRačun. One koji nisu uspješno dostavljeni, zbog čega su morali biti ispisani, se ne naplaćuju.

Četvrti korak

Sada sve znate, vaši su kupci obaviješteni da ste odlučili postati uspješna tvrtka 21. stoljeća i sada im možete slati eRačune. Usput možete iz ureda izbaciti sve registratore i brojne police koje umanjuju vaš radni prostor. Zašto? Zato jer od danas sve svoje izlazne račune možete čuvati u eArhivi na vašem računalu ili bilo kojem drugom prijenosnom mediju za pohranu podataka. Vrlo brzo registratori vam neće trebati ni za ulazne račune jer mjesečno oko 350 tvrtki počinje slati eRačune.

Stručna edukacija za one koji žele znati više

Servis Moj-eRačun i Institut za ePoslovanje provode stručnu edukaciju pod nazivom Moj-eRačun Akademija. Riječ je o jednodnevnoj interaktivnoj edukaciji koja je namijenjena zaposlenicima računovodstva, IT sektora i menadžmenta. Edukacija se sastoji od praktične radionice i teoretskog predavanja o uvođenju eRačuna u poslovanje na kojoj polaznici uče kako koristiti Moj-eRačun u poslovanju na domaćem i inozemnom tržištu, kako slati, primati i arhivirati eRačune. Prijave na www.moj-eracun.hr.