Sve više poslodavaca u Hrvatskoj uviđa prednosti rada svojih zaposlenika kod kuće, odnosno preko virtualnog ureda, čime – pogotovo u vrijeme krize – smanjuju fiksne troškove poslovanja. Za razliku od vođenja klasičnog virtualni ured poduzetnicima omogućava bitnu uštedu jer ne zahtijeva posjedovanje stalnoga radnog prostora, već samo povremeno korištenje, ovisno o potrebi.

U Hrvatskoj su prisutne specijalizirane tvrtke koje se bave osnivanjem i obavljanjem poslova potpuno opremljenih virtualnih ureda za svoje klijente, što među ostalim podrazumijeva registraciju tvrtke na adresi, na odabranoj lokaciji, telefonski i telefaks broj, osobnu tajnicu, poštanski sandučić, web i e-mail adresu, izradu internetske stranice, ali i mogućnost najma prostora za sastanke. Poslovanje u virtualnim uredima posebno odgovara uslužnim sektorima, odnosno onima za koje je nužna svakodnevna komunikacija s klijentima poput IT tvrtki, turističkih agencija, konzultantskih, knjigovodstvenih i revizorskih poduzeća. Jedan od pionira takve organizacije poslovanja je tvrtka Infoarena, koja se bavi organizacijom kongresnih aktivnosti i koja je s konceptom virtualnog ureda krenula prije pet godina. Direktor Tomislav Gavazzi tvrdi da se za to poslovanje odlučio primarno zbog smanjenja troškova. “Naši zaposlenici rade kod kuće. Osigurali smo im najbržu internetsku vezu i u najam uzeli uslugu virtualnog ureda. Koristimo usluge virtualne tajnice koja stoji oko 900 kuna mjesečno, koja se javlja na telefon na naš broj, prima faksove, skenira poštu, a potom je prosljeđuje. Isto tako koristimo prostore za sastanke što nas stoji 100 kuna za sat vremena. Virtualni ured koristimo prema potrebi, s tim da nemamo brige u vezi s namještajem i čišćenjem. Računajući da nas je najam klasičnog ureda bruto godišnje stajao 180.000 kuna, ušteda je velika jer nas ovaj model stoji maksimalno 30.000 kuna godišnje”, tvrdi Tomislav Gavazzi.

Prestižne adrese
Osim etabliranih tvrtki, među kojima je i Microsoft, klijenti virtualnih ureda ipak su najčešće poduzetnici koji tek kreću s poslovanjem i još nemaju dovoljno posla ili novca za otvaranje i korištenje svog ureda. Tu su i strane tvrtke koje žele otvoriti predstavništvo u Hrvatskoj, ali im u početku, zbog manjeg obujma poslovanja ili prirode posla, ne treba ozbiljan uredski pogon. U Hrvatskoj gospodarskoj komori (HGK) navode da posebni propisi za rad i osnivanje virtualnih ureda u nas ne postoje, već da je takav način rada reguliran zakonima o radu i zaštiti na radu. Osim rezanja troškova tvrtke se na virtualne urede odlučuju i radi prestiža kako bi dobile poslovnu adresu, napominje Robert Bračun iz tvrtke Regus Zagreb City Centre, koja se bavi virtualnim uredima. To je posebno atraktivno zato što Regus ima 1200 adresa u 95 zemalja, kaže Bračun, pa je moguće registrirati sjedište tvrtke primjerice u New Yorku, Parizu ili na drugim prestižnim adresama, a cijena te usluge kreće se već od 50 do 60 eura. “Osnovna je usluga poštanskog pretinca kojom je moguće samo registrirati poslovnu adresu. Usluga javljanja na telefonske pozive podrazumijeva da tvrtka dobiva telefonski i broj telefaksa.To je pak naročito zanimljivo poduzećima kojima adresa nije važna, a na pozive se javlja tajnica, čime se dobiva imidž uspješne adrese. Usluga virtualnog ureda kombinira obje usluge”, pojašnjava Bračun.

Prijava adrese stoji 400 kuna, s telefonskim brojem 800 kuna, a korištenje virtualnog ureda 1700 kuna mjesečno. “Uredi se na korištenje dobiju kompletno namješteni i kompletno opremljeni, a u cijenu su uključene i režije te čišćenje”, govori Bračun. Naglašava da su troškovi tvrtke u virtualnom uredu u odnosu na klasični niži barem 50 posto, a prednost je i da se može otvoriti istog trena. “Poduzetnik potpiše ugovor, plati polog u visini dvije mjesečne najamnine i usluga se aktivira drugi ili čak isti dan, ovisno o potvrdi uplate pologa”, ističe Bračun. Željko Nikšić, direktor tvrtke Uredi.hr, koja se bavi iznajmljivanjem virtualnih ureda, kaže da usluga započinje sklapanjem ugovora za korištenje paketa virtualnog ureda.“Nakon razgovora s klijentom o njegovim potrebama i potpisa ugovora aktiviramo telefonski i broj faksa, otvorimo poštanski sandučić, postavimo logo na ulazu u tvrtku, što je moguće učiniti u vrlo kratkom roku. Otvaranje ‘mail’ servera i registracija domene završeno je otprilike za tjedan dana, a odmah kreću i konzultacije o sadržaju i izgledu internetske stranice, čija je izrada također uključena u cijenu paketa. Virtualni ured može se iznajmiti na minimalno mjesec dana”, pojašnjava Nikšić.

Rad s mladim poduzetnicima
Nastavlja da poduzetnici mogu izabrati između tri paketa usluga, koji se razlikuju samo u količinama i trajanju određenih usluga. ˝Njihova cijena kreće se od 700 pa do otprilike 2000 kuna mjesečno. “S mladim poduzetnicima početnicima surađujemo od samog početka poslovanja jer obavljamo svu ‘papirologiju’ u vezi s otvaranjem tvrtke, imamo knjigovođu i odvjetnički tim kako bismo im početak poslovanja učinili što bezbolnijim. Iskusnim poduzetnicima omogućavamo smanjenje troškova poslovanja tako da većinu svakodnevnih uredskih poslova obavimo umjesto njih ili tajnice koju bi morali plaćati puno više”, navodi Nikšić.

Praktičnost

Virtualni ured prema potrebi
Marin Gospić, ravnatelj Emi učilišta, škole glazbene produkcije i multimedije, kaže da osim klasičnog imaju i virtualni ured. “Za virtualni ured smo se odlučili zbog daleko manjih troškova i praktičnosti. Na našem učilištu određeno vrijeme traju upisi kojih, kao ni većih kontakata s korisnicima, nema dok traje edukacija i tada nam odgovara virtualni ured”, priča Gospić.

Pet puta jeftinije od ‘klasičnog’
Dodaje da su troškovi daleko manji u virtualnom uredu jer je puno jeftiniji te ga koriste prema potrebi. “Virtualni ured košta nas oko tisuću kuna, a klasični najam stajao bi nas pet-šest tisuća mjesečno, dakle otprilike je pet puta jeftiniji”, tvrdi Gospić.

Virtualne tajnice

Kriza pogurala ideju
Virtualna tajnica radi isto ono što radi i tajnica koja je zaposlena u uredu, ali jeftinije. Kriza je potaknula rast potražnje za najmom tajnica tvrdi Valentina Zdelar, suvlasnica varaždinske tvrtke Valdez. Uz zagrebačku tvrtku Uredi.hr ona je jedina koja je uspješna u ponudi usluge koja se promovira kao “virtualna tajnica”. Zdelar tvrdi da malim i srednjim tvrtkama režu trošak tajnice za barem polovicu. “Sumnjam da će vam u Zagrebu ijedna tajnica raditi za minimalac od 3200 kuna bruto, a kako joj morate osigurati i ured, stvarni trošak je i do 6000 kuna mjesečno. Mi uslugu virtualne tajnice nudimo od 700 do 1500 kuna bez PDV-a”, ističe Zdelar.

Klijenti i iz Australije
“Imali smo upite iz inozemstva, pa tako jedan od naših korisnika živi u Australiji, a ima tvrtku u Hrvatskoj za koju radimo. I on nije izuzetak jer više od 90 posto naših klijenata ne poznajemo licem u lice”, zaključuje Zdelar.

Veliki planovi
U velikogoričkoj tvrtki Poduzetnički centar pojasnili su nam da su još prije dvije godine imali inicijativu ponuditi uslugu virtualne tajnice. “Imali smo viška prostora gdje smo to mogli realizirati, ali je potražnja bila mala pa smo uslugu ukinuli”, navode. Slično tvrde u karlovačkom obrtu Beezconu, koji na internetu ima zakupljenu domenu VirtualnaTajnica.com. “Sve je ostalo na razini ideje, koja je, vjerujem, jako dobra, ali odlučio sam da je neću aktivnije promovirati jer je za uspjeh nužno imati nekoliko stotina klijenata što je zasad nemoguće”, pojašnjavaju u Beezconu. Prema njihovu cjeniku usluga virtualne tajnice stoji 690 kuna mjesečno bez PDV-a. Uključuje korištenje ureda s računalom, sobe za sastanke, faksa, ispis 50 listova papira, telefoniranje, preuzimanje poziva i dojava klijentu, provjeru e-pošte i do 50 unosa u blagajnu. (B. Ivezić)

Cijene usluga

Regus
Zagrebačka tvrtka koja se bavi iznajmljivanjem virtualnih ureda, klijentima nudi registraciju ureda na prestižnim svjetskim adresama.
739 kn stoji usluga otvaranja virtualnog ureda, koja uključuje uslugu javljanja na telefon i poštanskog sandučića.

Uredi.hr
Tvrtka Uredi.hr bavi se isključivo ‘offspace’ uslugama za poduzetnike, a njihov koncept je podržala i udruga poslovnih anđela Crane.
762 kn stoji usluga Basic, koja uključuje prestižnu fizičku adresu, zaprimanje pošte i telefonski broj.

TPV
Tehnološki park Varaždin ističe se time što korisnici njihova virtualnog ureda imaju jednak tretman kao i njihovi stanari.
600 kn stoji usluga virtualnog ureda, a korisnici mogu koristiti prostore za sastanke i prezentacijsku opremu.

Valdez
Varaždinska je tvrtka koja svojim klijentima pruža usluge virtualnog ureda i virtualne tajnice, a pružaju usluge i tvrtkama iz inozemstva.
Za 700kn klijenti u sklopu najmanjeg paketa Virtualnog ureda dobivaju virtualnu tajnicu+online knjigovodstvo+korištenje knjigovodstvenog programa+internet stranicu i email adrese.

Sigma
Zagrebačka tvrtka Sigma savjetovanja ima uslugu virtualnog ureda dostupnu u 500 gradova i 120 država diljem svijeta.
750 kn cijena je mjesečnoga najma virtualnog ureda, a usluga između ostaloga uključuje i korištenje sobe za sastanke.

Sjedište
Tvrtka za pružanje usluga virtualnog ureda Sjedište.com svakako je među cjenovno najatraktivnijima.
500 kn mjesečno stoji adresa u središtu Zagreba ili Dubrovnika, a nude i usluge prijevoda.

Rad kod kuće

U razvoju
Veći interes za rad kod kuće pokazali su radnici u zemljama u razvoju poput Indije, zatim onih u Indoneziji te u Meksiku.
20% radnika koje je anketirao Reuters stalno ili povremeno radi kod kuće i zadovoljni su što nemaju klasični ured.

Razvijeni
Najslabiji interes zaposlenika za rad kod kuće je u visokorazvijenim ekonomijama poput Njemačke, Francuske i Italije.
10% anketiranih u Njemačkoj, Švedskoj, Francuskoj, Italiji i Kanadi spremno je ne odlaziti svaki dan u ured.