Zašto, kako i kada upravljati troškovima?


Foto: Thinkstock

Autori članka su Filip Jelić, vlasnik poduzeća Fidestum d.o.o. [fidestum.hr] i Edin Leho, voditelj razvoja Fininfo portala [fininfo.hr]

Trošak je neizostavni dio poslovanja te predstavlja put k ostvarenju poslovnih ciljeva i stvaranju dobiti. Naime, realizacija planiranog rezultata poslovanja, odnosno svako ulaganje (materijalno, financijsko, intelektualno i dr.) u proces proizvodnje proizvoda ili usluge uzrokuje troškove pa su stoga oni sastavni dio životnog ciklusa pravnih i fizičkih osoba.

Zašto upravljati troškovima?

Upravljanje troškovima je proces čiji je cilj povećanje efikasnosti poslovnih procesa kroz poboljšanje (optimizaciju) troškovne strukture. U tom se procesu povećavaju operativne marže i rezultat poslovanja kroz smanjenje troškova po ostvarenoj jedinici prihoda, ali ne na način da se pritom ugrožava pozicija poduzeća na tržištu (npr. kvaliteta proizoda, prihodi od prodaje i dr.). Dapače, ovaj proces, kada je pravilno i uspješno vođen, osigurava konkurentnost poduzeća i stvara preduvjete za dugoročni razvoj i opstanak na tržištu.

U ekonomskoj krizi koja već nekoliko godina prati naše gospodarstvo, mogućnosti za rast su ograničene pa se naglasak u poslovanju u većoj mjeri prebacuje na upravljanje (kontrolu) troškovima i očuvanje likvidnosti. Naime, u uvjetima recesije povećava se rizik poslovanja, dani plaćanja i slučajevi neplaćanja obveza, kao i broj blokiranih subjekata te stečajeva. Iz tih je razloga, da bi poduzeće osiguralo kontinuitet poslovnih aktivnosti, nužno održavanje adekvatne razine likvidnosti.

Potrebno je naglasiti da upravljanje troškovima omogućava smanjenje (optimizaciju) troškova, što kao rezultat povećava rezultat poslovanja (dobit), ali i novčane tokove, tj. doprinosi održavanju primjerene likvidnosti.

O razini ekonomskog i poslovnog znanja poduzetnika i menadžera ovisi odabir strategija i mjera kojima se utječe na snižavanje troškova. Oni sa razvijenom poslovnom i troškovnom sviješću te sa više stručnog znanja upravljaju troškovima, odnosno sustavno ih i planski optimiraju na svim poslovnim aktivnostima. S druge strane, druga kategorija poduzetnika i „manadžera“ svjesno ili nesvjesno dopušta prekomjerno trošenje, ne razmišljajući pritom o mogućim posljedicama.

Iako i upravljanje i rezanje troškova imaju isti cilj (smanjenje troškova), među njima postoji velika razlika. Upravljanje troškovima je sustavan i planski vođen proces, dok je rezanje troškova skup mjera koje se najčešće javljuju u krizi s kojom se poduzeće suočava i usmjereni su na pokušaj golog preživljavanja. Često je nužnost sveobuhvatnog rezanja troškova posljedica ranijeg neupravljanja troškovima koje je rezultiralo neopstojnom visinom i troškovnom strukturom.

U ekonomskoj znanosti i praksi razvijena je i strategija troškovnog vodstva koja omogućava stvaranje održive konkurentske prednosti dosljednom primjenom kontinuiranog programa optimizacije troškovne strukture na svim razinama poslovanja. Poduzeća koja uspješno slijede ovaj koncept mogu tržištu ponuditi proizvode/usluge jeftinije od konkurencije uz istu razinu kvalitete jer imaju niže troškove pa tako ostvaruju vodeću poziciju na tržištu. Istaknuli bismo da i druge poslovne strategije (diferencijacija i fokusirani pristup jednom tržišnom segmentu) uz značajke koje karakteriziraju te strategije (npr. ponuda veće percipirane vrijednosti uz prihvatljivu razliku u cijeni u odnosu na konkurenciju kod strategije diferencijacije), također zahtijevaju sustavno planiranje te praćenje ostvarenih troškova (naravno i prihoda te pripadajuće dobiti).

Prihode i troškove te rezultat poslovanja potrebno je planirati te nadzirati njihovo ostvarenje na razini poslovnih jedinica, profitnih i troškovnih centara, proizvoda/usluga, kupaca i drugih ključnih jedinica praćenja rezultata (na razini određenih poslovnih jednica treba pratiti i povrat na angažirani kapital).

Kako upravljati troškovima (organizirati proces upravljanja troškovima)?

Pristup upravljanju troškovima usmjeren je na analizu poslovnih procesa (aktivnosti) poduzeća i iznalaženje mjera za njihovu optimizaciju (snižavanje). Pritom je potrebno analizirati stvarne poslovne potrebe, poslovne procese, strukturu, vrstu i uzroke nastajanja troškova te njihovu važnost za poslovanje, a ne orijentirati se isključivo razinom ostvarenih troškova u prošlosti. U praksi poduzeća često nisu upoznata sa stvarnom stukturom troškova kao ni uzrocima njihova nastajanja.

Uz navedeno, korisno je analizirati i poslovanje konkurentskih poduzeća i djelatnosti u kojoj poduzeće posluje (kvalitetan alat za analizu konkurencije i poslovanja djelatnosti je Fininfo portal, www.fininfo.hr, koji omogućava jednostavnu i efikasnu analizu tržišta, poslovanja konkurencije i djelatnosti u kojoj poslujete).

Ove će analize identificirati ključne troškove i mogućnosti za njihovu optimizaciju (snižavanje). Naravno, kao i u drugim aktivnostima, potrebno se fokusirati na one troškove koji imaju najveći potencijal za smanjivanje, odnosno gdje se ostvaruje najpovoljniji omjer uloženog i ostvarenog (često se značajne mogućnosti za uštede kriju i u kategorijama općih i administrativnih troškova). S druge strane, često se previše energije troši na smanjenje troškova koji su beznačajni ili na prekomjerno i nesustavno snižavanje troškova koji su neophodni za ostvarivanje prihoda i održavanje kvalitete proizvoda/usluge. Istodobno, visoke stavke troškova koje bi se mogle optimirati teku nekontrolirano i bez odgovarajućeg nadzora.

Nadalje, troškove je, kao i prihode, potrebno budžetirati (planirati) te sustavno i u pravilnim vremenskim razdobljima pratiti njihovu realizaciju. U tu je svrhu korisno uspostaviti sustav odgovornosti u poduzeću s jasnim ciljevima i pravilima (nagradama i kaznama) za neizvršavanje troškovnog budžeta. Također, važno je što jasnije i konkretnije specificirati troškove po vrstama, proizvodima, profitnim ili troškovnim centrima i aktivnostima (procesima) te upotrebljavati suvremene metode i modele upravljanja troškovima kao što primjerice ABC metoda (engl. activity based costing, tj. upravljanje troškovima na temelju poslovnih aktivnosti) ili ciljani troškovi (engl. target costing). Napominjemo da se u Hrvatskoj još uvijek, u velikom broju slučajeva, troškovima upravlja na tradicionalan način sagledavajući ih samo na razini tvrtke.

Upravljati troškovima i štedjeti treba kontinuirano

Upravljanje troškovima treba biti kontinuiran, odgovoran i ozbiljan proces te svakodnevna zadaća poduzeća, kao i rad na povećanju prodaje. Važno je istaknuti da poduzeće treba biti opredijeljeno sustavnom snižavanju troškova i štednji i u vremenima kada mu ide dobro jer se samo takvim pristupom održava konkurentska pozicija i stvaraju potrebna novčana sredstva za ulaganja u rast i razvoj poslovanja.

Nažalost, veliki broj poduzeća upravljanju troškovima pristupa olako pa nije iznenađujuće da je jedan od češćih razloga zbog kojih poduzeća ulaze u probleme koji mogu dovesti do propasti (stečaja) neodgovorno i nestručno financijsko (i troškovno) ponašanje.

Također, u praksi orijentacija „upravljanju“ troškovima najčešće dolazi do izražaja tek kod pojave loših poslovnih rezultata ili krize. Bez obzira što je često prekasno za prave poteze na području optimizacije troškova, tek tada se pokreću velike kampanje usmjerene na stroge restrikcije troškova i formiraju se timovi koji rade na njihovom „rezanju.“ Štoviše, u kriznim se situacijama ponekad pribjegava i povećanju prodajnih cijena što u konačnici može biti još riskantnija taktika od rezanja troškova jer isto može izazvati direktnu reakciju kupaca i konkurenata te posljedično pad prodaje i gubitka tržišta.

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Iako su učinci mjera usmjerenih snižavanju troškova brzo (kratkoročno) vidljivi i opipljivi, najveće su koristi od kontinuiranog upravljanja troškovima. One omogućavaju ostvarenje dugoročnih ciljeva -stvaranja uspješnog poduzeća koje će se brzo i efikasno prilagoditi tržišnim uvjetima, održati komparativne (konkurentske) prednosti i razvijati.

Krajnji cilj poslovanja svakog poduzeća je maksimiranje (povećavanje) njegove vrijednosti. Upravljanje troškovima važan je alat u ostvarenju tog cilja, kao i rad na kvalitetnom povećanju prihoda, održivom rastu i razvoju poduzeća.

Samo registrirani korisnici mogu komentirati
Nemaš korisnički račun? Registriraj se ovdje! Prijavi se ovdje!