Da bi menadžer mogao obavljati svoj vrlo zahtjevan posao jedna od njegovih prvih i najvažnijih zadaća je razumjeti od čega se on sastoji (za koja područja je odgovoran), što konkretno u svakom području treba i želi postići, kako isplanirati vrijeme da se tome uistinu i posveti te kako se dovoljno dosljedno pridržavati vremenskog plana. Na ova četiri pitanja treba odgovoriti upravo redoslijedom koji je naveden u tablici.

Odgovaranjem na prvo pitanje menadžer dobiva osnovnu, da se slikovito izrazim, panoramsku mapu područja kojima upravlja. U njoj se ne bi smjeli vidjeti detalji, ali bi se morala vidjeti osnovna obilježja svih područja odgovornosti, koliko su velika i od kojih se glavnih zadataka sastoje. U navedenoj podjeli redoslijed nije bitan. Svako od ovih područja strateški je jednako važno, bez obzira na količinu vremena koje zahtijeva. Također, kontakti s direktorom, odnosno Upravom, zahtijevaju puno manje vremena neko kontakti s kolegama ili, posebice, rad s ljudima u odjelu. Mnogi menadžeri, posebice oni tek postavljeni na novu poziciju, nisu napravili ovaj prvi korak, pa im se lako događa da neko od ovih područja sustavno zanemaruju. Naime, lako je previdjeti neko područje ukoliko ga menadžer nema ucrtanog u svojoj mapi. Za njega ono zapravo i ne postoji. S druge strane, kod novopostavljenih menadžera se često događa i da ostave istu mapu aktivnosti koju su imali kao djelatnici – članovi tima, kada je područje njihove odgovornosti bilo potpuno drugačije. Sasvim je sigurno da se jednom dijelu operativnog posla, posebice onog zahtjevnijeg, moraju i dalje posvećivati. Međutim, njihova se uspješnost na menadžerskoj poziciji u pravilu procjenjuje u tome koliko su efikasno organizirali odjel, jesu li dobro podijelili ovlasti i odgovornosti za operativne poslove među djelatnicima kojima rukovode, znaju li koliko im je kompetentan svaki djelatnik i kako povećati njegovu kompetentnost, imaju li mehanizme motiviranja i zadržavanja kvalitetnih djelatnika, znaju li se koordinirati s voditeljima drugih odjela. Mnogi menadžeri se jako iznenade kada dobiju lošu ocjenu svog rada od strane svog rukovoditelja, premda imaju osobnu percepciju da izuzetno puno rade. je u tome što takvi menadžeri imaju najviše povjerenja u vlastite sposobnosti te se plaše prepustiti svojim podređenima neka područja operativne odgovornosti. Tako dolaze do situacije da sami rade većinu operativnog posla, te da se tako dovode u tzv. burn-out stanje. S druge strane njihovi djelatnici postaju sve više nezadovoljni jer nemaju što raditi ili rade nezahtjevne poslove, što dovodi do toga da oni najkvalitetniji odlučuju napustiti organizaciju. Onima manje kvalitetnima ovakva situacija ionako odlično odgovara, jer se od njih ne traži ništa, a imaju siguran posao i redovitu plaću. Početna slabija uspješnost se i očekuje, te tolerira, ali ako i nakon pola godine ili godinu menadžer svojim ponašanjem pokazuje da nije napravio novu mapu te ne zna koje su njegove nove ovlasti i odgovornosti, onda se dovodi u opasnost da postane trajno neuspješan.

Autorica je magistrica psihologije, vlasnica poduzeća za poslovno savjetovanje Ramiro