Uloga rukovoditelja je vođenje tima ljudi u obavljanju nekog konkretnog posla. Tim može dobro funkcionirati ukoliko je jasno definiran opis posla koji obavlja, kao i ciljevi koje treba postići. Također, treba biti točno definirana uloga svakog pojedinog člana. Važno je i da su jasno postavljeni standardi rada, odnosno pravila ponašanja koja trebaju poštivati svi članovi tima. Za takvu organizaciju posla odgovoran je rukovoditelj.

U tako uređenom timu svatko zna svoje područje ovlasti i odgovornosti, kao i ciljeve koje treba postići, pa je lako pratiti učinak. U slučaju lošeg učinka može se jednostavno definirati što se od ponašanja treba popraviti kako bi se on poboljšao. Npr., u punionici izvorske vode odjel prodaje je zadužen za prodaju vode. Ciljevi su mu, recimo, prodati šest milijuna boca vode na domaćem tržištu i stalno održavati dobre odnose s korisnicima. Budući da se kupci punionice dijele na velike supermarkete, restorane i male trgovine, odjel prodaje sastoji se od tri djelatnika, od kojih je svaki zadužen za jedan segment kupaca. Svaki od njih točno zna kojom dinamikom mora kontaktirati postojeće i potencijalne kupce kako bi ostvario zadani cilj. Također zna koje ovlasti ima i odgovornosti u pregovorima. Svi članovi tima točno znaju kako se trebaju odnositi prema kupcima, kolegama i prema svojim obavezama, jer je to jasno navedeno u standardima rada. Rukovoditelj redovito prati njihov učinak i potiče ih da se stalno usavršavaju u slabije razvijenim segmentima.

Nejasne ovlasti
Zaposleniku koji radi u tako dobro organiziranom timu vrlo je lako uklopiti se i pokazati svoju učinkovitost. Međutim, premda su prethodno navedene karakteristike temelj za učinkovito funkcioniranje čitavog tima, pa tako i svakog njegovoga pojedinog člana, u realnosti se rijetko susreću. Timovi imaju donekle definirane zadatke i ciljeve, ali u pravilu nemaju jasno definirane uloge, te ovlasti i odgovornosti. Posljedice toga su da kada u tim dođe nova osoba, kaže joj se općenito za što je zadužena. Npr., kaže joj se da treba prodati određenu količinu boca vode u sljedeća tri mjeseca. Eventualno još dobije informaciju o tome koje korisnike već pokrivaju drugi članovi tima. Sve drugo je ostavljeno njenoj sposobnosti snalaženja i to posebice ukoliko je osoba na prijašnjem radnom mjestu već stekla iskustvo u prodaji. Tada joj se kaže da primijeni svoja dosadašnja znanja i iskustvo. Takva situacija je vrlo stresna za novog člana tima jer njegovi kolege u timu, s obzirom da ni oni nemaju jasno definirane uloge, mogu ga doživljavati kao konkurenciju i ne davati mu informacije, odnosno davati mu krive informacije, što mu umanjuje učinkovitost i povećava broj pogrešaka. Niti postojeći članovi tima nisu u boljoj poziciji od novoga, samo što su se vremenom vjerojatno naučili samostalno snalaziti, u pravilu stavljajući naglasak na ostvarenje osobnih rezultata, ponekad i na štetu svojih kolega u timu, zanemarujući tako učinkovitost i dobrobit čitavog tima.

Međutim, loše postavljeni odnosi u timu nužno negativno utječu na kvantitetu i kvalitetu rada čak i onih članova koji postižu najbolje rezultate. Rukovoditelj takvog tima obično navodi da ima previše svoga posla kako bi se bavio odnosima u timu te da se članovi tima trebaju sami dogovoriti kako će surađivati. Oni koji to ne uspiju, po njemu, samo pokazuju svoju nesposobnost. Međutim, istina je upravo suprotna. Slabo funkcioniranje tima direktan je rezultat rukovoditeljevog neznanja ili nemotiviranosti da postavi posao na kvalitetan način. Većina rukovoditelja postavljena je na tu poziciju jer su se prethodno dokazali kao dobri stručnjaci, pa i kao rukovoditelji nastavljaju raditi stručni dio posla (odnosno ono što najbolje znaju raditi), umjesto da nastoje razumjeti koji su stvarni zadaci njihove nove uloge. Međutim, članovi tima ne moraju nemoćno promatrati lošu situaciju u timu, jer puno toga mogu sami napraviti kako bi se ona poboljšala. Naime, ukoliko rukovoditelj ne rukovodi njima, oni mogu rukovoditi njime, odnosno pomoći mu da postavi tim na zdrave noge. Oni mogu sami analizirati što je u timu dobro postavljeno i uspješno funkcionira, a koja su područja nejasna i dovode do sukobljavanja. Za nejasna područja mogu napraviti prijedloge kako se mogu jasno definirati i to predložiti rukovoditelju. Ukoliko se rukovoditelj složi to mogu postati pravila. Nadalje, članovi tima mogu sami definirati svoje uloge i tražiti od rukovoditelja da ih odobri. Od rukovoditelja mogu tražiti i da im redovito daje informacije s viših razina, kao i dogovoriti s njime individualne sastanke radi davanja povratne informacije o učinku i prostoru za napredak svakog pojedinog člana tima.

Zajednička korist
Ovo su samo neki primjeri kako članovi tima mogu pomoći rukovoditelju u organiziranju tima. Kod rukovođenja rukovoditeljem općenito je pravilo da je bolje doći s prijedlozima rješenja nego samo s pitanjima i problemima, osim ako članovi tima nikako ne mogu sami domisliti rješenje, odnosno ono nadilazi njihove kompetencije. Ukoliko rukovoditelj izbjegava dati neke odgovore, članovi tima nikako ne smiju odustati od svojih zahtjeva već ga trebaju strpljivo, ali uporno podsjećati da čekaju odgovor. U čitavom tom procesu rukovoditelj se ne bi smio osjetiti ugroženim u svojim pravima, već bi članove tima trebao doživljavati kao svoje saveznike koji mu pomažu definirati ona područja kojima se on sam dosad nije imao vremena sustavno posvetiti. Sve ove zahtjeve rukovoditelju može adresirati i svaki pojedini član tima, premda, ukoliko zajednički nastupe, svakako će postići puno veće i dugoročnije rezultate.

*autorica je magistra psihologije, vlasnica i direktorica poduzeća za poslovno savjetovanje Ramiro (www. ramiro.hr)